VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL
Enviado por Evelyn Cristina • 3 de Noviembre de 2018 • Documentos de Investigación • 313 Palabras (2 Páginas) • 97 Visitas
UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS ESPE[pic 1]
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO
TELEDESPACHO
TEMAS:
DESVENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL
ING. MARCO GUAYASAMÍN
ABRIL-AGOSTO 2018
SANGOLQUÍ-ECUADOR
VENTAJAS | DESVENTAJAS | |
1 | Documentos más fiables, auténticos y de fácil consulta. | Elevados costos de almacenamiento. |
2 | No implica costos de internet o energía eléctrica para la gestión de documentos. | Riesgo laboral en la manipulación de documentos. |
3 | Posibilidad de generar controles posteriores de la información. | Contaminación ambiental por uso excesivo de papel. |
4 | Genera mayor interacción entre los empleados. | Dificultad y demoras al encontrar la información. |
5 | Emplea mobiliario sencillo por lo que requiere de menores costos de instalación. | Riesgo de pérdida de información. |
6 | Selección menos especializada del personal para la gestión de documentos. | Costos elevados de papel y otros suministros. |
7 | Menores costos de mano de obra. | Mayor contratación de personal para gestionar el almacenamiento de documentos. |
8 | Documentos de conservación centenaria. | Alteración de información en los documentos. |
9 | Mayor dificultad en la modificación de contenidos. | No existen respaldos en la información. |
10 | Permite reconocer que documentos se deben conservar y cuáles pueden ser destruidos por ser innecesarios. | Requiere mayor espacio físico para el almacenamiento de documentos. |
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VENTAJAS[pic 5] | DESVENTAJAS | |
1 | Mayor seguridad en la gestión documental. | Riesgo de violar alguna ley o reglamentos de rastreabilidad y resguardo de la información. |
2 | Facilidad en la búsqueda de documentos. | Personas no autorizadas pueden acceder a la información de manera ilícita. |
3 | Disminución de manipulación de documentos. | Algunos sistemas requieren conexión fiable a internet para acceder a los datos. |
4 | Información ágil y actualizada. | Conflictos de propiedad intelectual. |
5 | Rápida respuesta a los usuarios de la información. | Inversión monetaria inicial elevada. |
6 | Simplificación de procesos. | Incremento en los gastos salariales por la contratación de personal especializado. |
7 | Liberación de espacio físico de los archivos. | Elevados costos de capacitación del personal. |
8 | Reducción del riesgo laboral. | Mayor tiempo en la digitalización inicial de datos. |
9 | Disminución de costos de papel y otros suministros. | Obsolescencia y gastos de mantenimiento de equipos. |
10 | Desarrollo de un ambiente de trabajo cómodo y ágil. | El uso incorrecto del sistema puede generar pérdida de la información. |
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