VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UNA CORRECTA GESTIÓN DOCUMENTAL

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UNA CORRECTA GESTIÓN DOCUMENTAL

Hoy en día es de vital importancia tener un sistema de gestión documental puesto que nos ayuda a mantener nuestros documentos centralizados y controlados. Casi todas las empresas u organizaciones tienen una cantidad gigantesca de datos e información que si no se maneja adecuadamente ocasiona un desperdicio de oportunidades, por eso es necesario un sistema de gestión documental eficiente, que nos permita un fácil manejo y almacenamiento de información, búsquedas rápidas y consultas personalizadas.

VENTAJAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (DMS)

• Se reduce el tiempo a la hora de consultar cualquier tipo de documento.
• Se ahorra el dinero de la empresa, puesto que se evitan gastos innecesarios al momento de imprimir documentos y se evitan pagos al personal puesto que está todo automatizado.
• Se ahorra espacio en la empresa puesto que no necesitan grandes estantes de documentos sino sólo una base de datos, la cual puede estar por fuera de la compañía si se contrata un servicio para ello.
• Se evita la pérdida de documentos importantes.
• Se mantiene segura la información puesto que no todos en la empresa tienen acceso a los documentos importantes o los que se necesiten proteger.
• Se pueden hacer procesos sobre el ciclo de vida de un documento, es decir, automatizar los procesos.
• Se incrementa la satisfacción de los clientes puesto que los documentos tienen un fácil acceso y esto posibilita la rapidez de consulta.
• Se incrementa la productividad de los empleados puesto que se mejora la búsqueda de información para ejercer su labor.
• La efectividad del proceso de toma de decisiones.
• El incremento del rendimiento de las tecnologías de la información.
• La protección frente a posibles litigios.
• La conservación de la memoria corporativa o colectiva.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida d la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.

La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido a la enorme cantidad de papel generado.

DESVENTAJAS DE UNA CORRECTA GESTIÓN DOCUMENTAL:

Un sistema de Gestión documental puede también presentar algunas desventajas,  dependiendo el contexto pueden ser grandes desafíos o pequeños obstáculos.

• El factor económico, como toda innovación importante tiene un valor monetario elevado si no es gestionada correctamente.
• El coste de la implementación en la empresa y las capacitaciones de personal necesarios para su correcto manejo.
• El tiempo, pese a que este no es muy importante vale la pena mencionarlo, porque si es una empresa que no ha implementado nunca un DMS y tiene muchos documentos almacenados, llevaría mucho tiempo digitalizarlos.
• Hay que definir planes de redundancia de documentos, puesto que cabe la posibilidad de digitalizar documentos que ya están en la base de datos.

BIBLIOGRAFÍA:

http://cepymearagon.blogspot.mx/2011/11/beneficios-de-una-buena-gestion.html?m=1

http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental

http://dmsosw.wordpress.com/2013/09/01/ventajas-y-desventajas/

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