Directrices para la disposición final de los documentos

Regional Distrito Capital

Centro de Gestión Administrativa

GUÌA DE APRENDIZAJE No. 03

Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas institucionales.

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro de Gestión Administrativa

Bogotá, D.C. 2011

1. Para la organización de fondos acumulados se debe conocer la estructura orgánico-funcional de la entidad sea pública y/o privada con el fin de Aplicar Tablas de Valoración Documental, Investigar:

a. Directrices para la disposición final de los documentos.

RTA/ Es la decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total, eliminación, selección y /o reproducción (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la información)

b. Conservación total: Concepto, procedimiento, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología de conservación.

RTA/En este proceso, la conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura”. (Mini- manual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001. P.88.)

Conforme al Manual de organización de fondos acumulados, AGN, 2004. P.33-34., entre los criterios de valoración “Es necesario tomar en consideración otros criterios que no dependen tanto de las características internas de los documentos ni de la entidad que los produjo, sino de circunstancias externas tales como el desarrollo tecnológico de la época, que eventualmente puede determinar un mayor o un menor volumen de producción así como la existencia de uno o varios soportes de información. Desde esta perspectiva es evidente que la documentación producida en la primera mitad del siglo XX es sensiblemente menos voluminosa que la generada a partir de los años 60.”

“La anterior consideración unida a la pérdida de la documentación por circunstancias de orden público, inestabilidad política, guerras civiles, y violencia durante la primera mitad del siglo XX, conduce a la posibilidad de conservar totalmente la documentación producida en esta etapa sin aplicar procesos de selección y menos de eliminación; se advierte que se aplicará este criterio después de depurar dicha documentación” Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con determinadas normas de calidad que garanticen su conservación permanente. Es el caso de microfilmes, bandas sonoras y video gráficas, cintas magnéticas y otros más.

Criterios diplomáticos: Es preferible un documento rico o ampliado en cautelas diplomáticas de autenticidad sobre el que es pobre en ellas. Las particularidades artísticas (miniaturas, emblemas grabados) o las peculiaridades paleográficas o meramente graficas de un documento pueden realzar su valor de conservación. En relación con el soporte papel y tintas, hay que preferir para la conservación aquellos que presenten mayor garantía y durabilidad.

c. Eliminación: Concepto, procedimiento, actas, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología para eliminación.

RTA/Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes” (GRGA). CRITERIOS PARA LA ELIMINACIÓN “La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del comité de archivo de cada entidad. Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos que deben eliminarse corresponden a lo señalado en las tablas de retención documental o en los asuntos de las tablas de valoración documental. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto. Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.” (Mini- manual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001. P.28-29.) (Acta de Eliminación Formato AGN-FTR135) 70 70 De acuerdo con ROMERO, Manuel. Archivística y archivos los criterios concretos para realizar la eliminación son los siguientes: “Criterios de procedencia y evidencia: Normalmente son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de un rango superior, que los de las instituciones delegadas o periféricas; son más importantes los documentos referidos al ejercicio de las funciones específicas, que los relativos a las comunes de cualquier administración. Criterios de contenido: Es mejor conservar los documentos que contienen la información comprimida, que extendida es decir pueden suprimirse en principio los documentos cuyos datos esenciales se encuentren en otros documento que los compile, sobre todo si este último está impreso”. Según DOYLE, Murielle y FRÉNIÉRE, André. La preparación de manuales de gestión de documentos para las administraciones públicas: un estudio Ramp. UNESCO, 1991. Vol. 0, P. 42-43. Los métodos y procedimientos aplicados para la eliminación de documentos dependerán del soporte de que se trate y del grado de confidencialidad del documento. En lo que respecta al papel, el reciclaje y el despedazamiento se impone, a menos que se trate de documentos confidenciales. En cuanto a las cintas magnéticas y magnetoscópicas, cabe pensar en reutilizarlas después de ser borradas electrónicamente. Es claro que se recurrirá a métodos más drásticos y por consiguiente más seguros (despedazamiento) cuando así lo requiera la confidencialidad del documento.

d. Selección: Concepto, metodología, procedimiento, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología.

SELECCIÓN Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente (GRGA) CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN? “La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia. ? La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series. ? La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total. ? Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a través de muestreo”. (Mini- manual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001. P.28.) En el Manual de organización de fondos acumulados, AGN, 2004. P. 36- 37 Se establece: “Técnicas y criterios para la selección Respecto a las técnicas de selección de registros, Hull (1981), habla de cuatro opciones, dos de ellas de tipo cualitativo, las otras dos de tipo cuantitativo. Dentro de las primeras menciona: ? Toma de ejemplares al azar; ? Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando un valor especial a ciertas series con fines de investigación. Se le atribuye ser poco objetiva y proporcionar una visión sesgada o tergiversada de la serie. Dentro de las segundas menciona las siguientes: ? Muestreo sistemático que tiene como guía la cronología, es decir, guardar ciertos años, eliminar otros; conservar la producción de una serie correspondiente al primer semestre, eliminar la producción correspondiente al segundo; ? Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie; en este caso es necesario aplicar una formula estadística. Para Cruz Mundet los métodos más utilizados en los archivos son el muestreo aleatorio y es sistemático; el primero considerado de fácil compresión pero de difícil aplicación mientras que el segundo está basado en una progresión aritmética de un numero aleatorio en función del tamaño de la muestra a seleccionar. Finalmente, propone combinar varios métodos de selección. A continuación se presenta una propuesta de selección que combina el muestreo aleatorio, el cual se basa exclusivamente en leyes estadísticas diferente a otros métodos de selección, y consideración de tipo cualitativo. -Muestreo y consideraciones cualitativas 71 71 Muestreo de la selección deliberada de determinados documentos como ejemplo de esa clase o serie y confines de conservación permanente. Como principio general la muestra debe ser aplicada a documentación de características homogéneas por esta razón la población sobre la cual se tomara la muestra es la serie o la subserie documental. Otra característica que debe acompañar a esta población es la voluminosidad,

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