Windows XP AO V

CREACIÓN Y EDICIÓN DE

DOCUMENTOS PDF CON ACROBAT

José Antonio Ramírez Martínez

antonio@servidor.unam.mx© Coordinación de Publicaciones Digitales. DGSCA-UNAM

Se autoriza la reproducción total o parcial de este artículo, siempre y cuando se cite la fuente completa y su dirección electrónica.

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T{tulo del artículo

http://www.revista.unam.mx/vol.6/num10/int102/art102.htm

¿QUÉ ES ACROBAT?

Es un programa creado por Adobe System, Inc., con el que se puede convertir todo tipo de documentos

a archivos en formato de documentos portátiles (Portable Document Format PDF). Adobe Acrobat

es una herramienta pública que actualmente se usa para la distribución e intercambio seguro y fiable

de documentos electrónicos. La lógica del funcionamiento de este programa se basa en una idea

bastante sencilla, la que se describe a continuación. Hace ya algún tiempo Adobe desarrolló un

lenguaje llamado Post Script, el cual permitía enviar instrucciones a la impresora, mismas que al ser

ejecutadas por su intérprete de Post Script, generaban imágenes impresas en papel. Si una impresora

era capaz de crear un documento impreso a partir de las instrucciones enviadas por una aplicación

informática, por qué no hacer un programa que a partir de esas instrucciones generara una imagen

en pantalla. Es así como Adobe Acrobat se convirtió en el programa que hizo uso de esta genial idea

(Adobe ,2005; Córdoba, et al, 2004: 15).

Características y aplicaciones del formato PDF.

El formato PDF tiene las siguientes características:

· Cuenta con dos versiones: Acrobat Reader disponible para Mac, Windows y Unix, la

cual es totalmente gratuita y puede ser descargada a través de la red. Basta con entrar

a la página de adobe, buscar la versión requerida para el sistema operativo de nuestra

computadora, dar clic en descargar y elegir la ruta en donde se guardará el archivo de

instalación, posteriormente se deberá abrir la carpeta en donde se realizó la descarga y

dar dos clic en el archivo AUTOPLAY.EXE para iniciar la instalación. Esta versión como su

nombre lo indica sirve únicamente para visualizar el contenido de un documento PDF en

pantalla.

· Si lo que se desea es crear un documento PDF, entonces se tiene que adquirir el

software completo de Adobe Acrobat. La última versión de este programa es la 7, sin

embargo a recomendación personal sugiero que utilicen la versión 5.0 o anteriores, ya

que además de tener las mismas herramientas es compatible con Windows Me, 98, 95, lo

que no ocurre con las últimas versiones. Lo anterior no significa que no se pueda explorar

o trabajar con archivos PDF creados en versiones recientes si nuestro ordenador cuenta

con algún sistema operativo de los mencionados, ya que bastaría con instalar el Acrobat

versión 5 o anterior o la versión Reader para visualizarlos en pantalla. Por lo anterior en

este artículo analizaremos la versión 5.

· Preserva las fuentes, formatos, colores y gráficos del documento original del que fue

generado.

· No requiere de mucho espacio de alojamiento, ya que generalmente los archivos en

formato PDF, son divididos en secciones que no rebasan 1MB, de hecho, el peso promedio

de un documento es de 200KB a 400KB. Esto varía dependiendo del número de páginas

que tenga nuestro documento y del tipo de original. Un PDF generado a partir de imágenes

o de un documento impreso resulta más pesado que uno creado con alguna aplicación

de Microsoft Windows u otra. Este es uno de los motivos por el que este formato es

muy utilizado en Internet, ya que el tiempo de espera en la descarga no excede los 15

segundos.

· Puede ser visualizado, explorado e incluso imprimirse desde cualquier sistema

operativo, ya sea Windows 98, Me, Xp, Mac, Unix o Linux.© Coordinación de Publicaciones Digitales. DGSCA-UNAM

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Revista Digital Universitaria

10 de octubre 2005 • Volumen 6 Número 10 • ISSN: 1067-6079

· La seguridad es un aspecto muy importante para Acrobat, ya que a un documento PDF se

le pueden establecer permisos de impresión, edición, copiar o inclusive apertura mediante la

implementación de un password.

· Posee las características de todo documento electrónico como: la posibilidad de incluir

hipervínculos, botones, animaciones, formularios, videos o gráficos, lo cual, aplica tanto en

archivos creados a partir de una aplicación de Microsoft Windows u otra como par los que fueron

generados a partir de un conjunto de imágenes o un documento impreso.

Hasta cierto punto la única desventaja que tienen los documentos PDF es que no son del todo editables,

ya que estos sólo son una replica exacta de la presentación que tendrá el documento ya impreso. Sin

embargo dependiendo del documento original del que se parta, es posible realizar ciertas modificaciones,

en el caso de documentos impresos o imágenes se pueden realizar los siguientes cambios: eliminar,

recortar, cambiar la orientación de las páginas o agregar páginas de otros documentos por mencionar

algunos. Sin embargo no se podrán realizar modificaciones al texto ni búsquedas por palabra. Ahora bien

si nuestra fuente original es un archivo generado desde cualquier aplicación que tuviera texto editable,

también se podrán corregir algunas líneas de texto, desplazar párrafos, gráficos y realizar búsqueda por

palabras (Córdoba, et al, 2004: 10).

Las características arriba mencionadas hacen del PDF una herramienta muy generosa para la publicación

en formato digital de todo tipo de documentos, colocándola hoy en día como una de las herramientas

más empleadas en Internet. Como lo señala Adobe (2005) este software es usado actualmente por

Gobiernos y empresas para agilizar el intercambio de documentos electrónicos, elevar la productividad y

reducir la dependencia del papel. De hecho este es el formato que se usa para realizar el envio electrónico

de aprobaciones de fármacos de la Administración de Fármacos y Alimentos de Estados Unidos (FDCA),

así como para el archivo electrónico de los casos de los juzgados federales en los Estados Unidos.

En el área de las publicaciones se han realizado diversos proyectos en línea y CD en donde se accede

a la información mediante índices elaborados en HTML con ligas que hacen referencia a documentos

PDF almacenados en un servidor. En algunos proyectos se emplean bases de datos con lenguaje de

programación PHP o JAVA, para hacer consultas al servidor y presentarlos en el navegador.

También, mediante el uso de este formato se pueden agilizar trámites como la elaboración de formatos

o solicitudes haciendo uso de los formularios. Hoy en día esta idea es usada tanto por instituciones

gubernamentales como privadas, lo que agiliza la elaboración de documentos que anteriormente se

hacían a máquina o letra de molde con todos los inconvenientes que esto implicaba, como el hecho de

que si llegará haber algún error, se tenía que volver a pedir otra solicitud y llenarla nuevamente.

Otro de las aplicaciones que se le da a este formato lo encontramos en la elaboración de manuales de

software y de diversos hardware como el de las impresoras, monitores y hasta de tarjetas madre de una

computadora, inclusive algunos fabricantes incluyen en el disco de instalación de su hardware la versión

gratuita de Acrobat Reader.

El creciente número de sitios en Internet, en donde generalmente se ofrecen dos versiones de la

información, una en formato HTML y otra para imprimir formato en formato PDF es otro ejemplo.

Algunas bibliotecas virtuales utilizan este formato para publicar en línea algunas de sus obras. Sin embargo,

las que manejan este servicio muchas veces o hacen de una manera restringida, limitando los permisos de

impresión o de descarga del material que es una de las bondades que ofrece este formato.© Coordinación de Publicaciones Digitales. DGSCA-UNAM

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Aunque este formato es compatible con diferentes sistemas operativos se recomienda nombrar los archivos

con características comunes a todos ellos. La norma ISO-9660, es un sistema que recomienda utilizar los

siguientes caracteres: mayúsculas de la A a la Z; dígitos 0 a 9; guión bajo o subrayado (_); el punto sólo si

se utiliza para separar el nombre de la extensión. Usar nombres con ocho caracteres seguidos de punto y

una extensión de tres letras, en este caso PDF (Casado, 1999: 2,3).

El Adobe Acrobat 5

A continuación analizaremos la ventana del Acrobat 5, la cual es bastante sencilla y si usted trabaja con

Windows le parecerá muy familiar ya que presenta los elementos básicos de todo programa: tiene

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