ADMINISTRACION DE OPERACIONES CONTROL 5

La gestión de control

Ariel Arancibia R.

Administración de Operaciones

Instituto IACC

12 de Marzo de 2017

Desarrollo

Para el desarrollo del control de esta semana hablaremos sobre un ejemplo concreto de un mecanismo o sistema de control cualquiera dentro de una empresa.

En este caso en particular hablare sobre el sistema de control utilizado en un departamento de Operaciones de Trade Marketing, donde controlaremos el nivel de cumplimiento en tiempo de las campañas solicitadas por los distintos clientes, considerando que esta empresa trabaja de forma constante y en paralelo con al menos 15 clientes de marcas distintas y con campañas que bordean los 200 puntos de instalación a nivel nacional.

Tal como comente anteriormente y respondiendo a la primera pregunta el departamento responsable del procedimiento de control es el Departamento de Operaciones

El  proceso o función sobre el cual se ejerce o realiza el control es sobre el desarrollo de la campaña y el cumplimiento desde que ingresa la solicitud de implementación, ya que hay varias aristas que controlar, como la OT en tiempo y forma, recepción de material tanto en RM como en regiones, capacitación del personal y fecha de vigencia de la campaña con cumplimiento de acuerdo a la planificación realizada por parte del Planificador Nacional.

El tipo de control que se realiza es un Control Operacional, ya que la visión del departamento es cumplir con los clientes internos y velar también por el nivel de servicio, horas extras que se deben realizar y por sobre todo por el cumplimiento de las tareas solicitadas. Ésta no es una tarea menor, ya que dentro del rubro existen muchas variables que pueden gatillar cambios de último minuto los cuales el departamento debe tener la reacción suficiente como para poder adaptarse a la nueva necesidad sin afectar todos los ítems mencionados con anterioridad.

La variable que utilizaremos será la medición de cantidad de puntos implementados en fecha y el patrón o parámetro de control estará dado por el área de proyectos, quienes nos dirán cuál es la fecha de término de la campaña de acuerdo a la solicitud inicial realizada por nuestro cliente externo.

El mecanismo de control será a través de planillas Excel, las cuales son actualizadas comparando la carga de información en plataforma v/s lo solicitado por el área de proyectos y eso a su vez lo comparamos con la planificación de tal forma de tener un status real de lo que se encuentra en terreno pendiente y lo que ya está realizado. Esto nos mostrará una radiografía clara de cómo es la situación actual de cada cliente, si cumpliremos en las fechas o debemos tomar medidas severas y correctivas para poder encausar cada campaña. A continuación adjunto ejemplo de cómo se realizará dicho seguimiento

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Ahora bien la periodicidad de estos controles será 3 veces al día, a las 11:00 am, a las 15:00 pm y a las 18:00 pm, en base a eso podremos realizar los cierres diarios y monitorear si las campañas se están realizando en tiempo y cumpliendo con las planificaciones estipuladas, las cuales finalmente son realizadas utilizando variados criterios que permiten el cumplimiento de dichas campañas. Ahora bien pueden existir eventualidades, las cuales escapan de cualquier planificación, pero la comunicación en este caso es primordial dentro de la cadena, ya que una buena comunicación nos permitirá retroalimentar a nuestro cliente interno y este a su vez al cliente final, quien es el que contrata el servicio.

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