ADQUISICION Y MANEJO DE MATERIALES

ADQUISICION Y MANEJO DE MATERIALES

En la mayoría de las entidades públicas el almacén es el Centro Administrativo para el manejo de los bienes de la entidad, los Jefes de las Áreas Administrativas y Financieras de las Entidades Públicas del orden Nacional, Departamental o Municipal, son los Gerentes de Recursos Físicos, comprometidos con el proceso de adquisición de bienes y servicios para la satisfacción de las necesidades y exigencias de la entidad, son quienes aseguran que el recurso comprado o subcontratado cumpla con las especificaciones y exigencias acordadas, con el cumplimiento legal, lugar, especificaciones, calidad, plazos y precios justos.

La gestión de recursos físicos y financieros forma parte de la administración, cuyo objeto es estudiar la adquisición, manejo, control y seguimiento de los recursos que se utilizan en una organización para el proceso productivo de bienes o servicios. Los recursos físicos son todos aquellos bienes materiales que son tomados del entorno y utilizados en el proceso de producción de bienes o servicios por parte de una entidad u organización.

En las organizaciones públicas la planeación de la adquisición, recepción, entrega y manejo de bienes asegura mejores resultados para una buena gestión de recursos físicos. Es fundamental que las entidades planeen cuidadosamente sus compras, teniendo especial cuidado en lo que respecta a cantidad, calidad y precios.

Otra parte importante es la implementación de manuales de procesos y procedimientos a las áreas que tengan relación con insumos, inventarios y recursos físicos, ya que ayudarían a establecer un mejor control y seguimiento al manejo de los recursos de la organización e igualmente implementación de políticas.

En la práctica hoy día existen una serie de técnicas que permiten hacer verificación de la información soportada en documentos contra las existencias en bodegas, almacenes, depósitos, dependencias, etc., como por ejemplo se pueden hacer cruces de información de lo físico con los registros del sistema, con los registros contables, diferidos, amortizaciones o depreciaciones.

Una de las maneras más comunes que emplean las organizaciones para ejercer seguimiento, monitoreo y control, son las que enuncio a continuación:

INSPECCION

REVISION COLECTIVA

COMPARACION

PRUEBA DE RECORRIDO

OBSERVACION

INDAGACION

CONFIRMACION

CONCILIACION

COMPROBACION

ARQUEOS ALEATORIOS

Adicionalmente a estas técnicas de verificación antes mencionadas, se pueden complementar con otras técnicas dependiendo del tipo de necesidad que se vaya a evaluar, como por ejemplo: toma de fotografías, entrevistas, encuestas, satisfacción de usuarios, análisis de indicadores, etc.

Para la adquisición de bienes o servicios es importante que sean de buena calidad, que se tengan muy bien definidos las condiciones de compra, cantidad, especificación, transporte y tiempo de entrega, para así evitar inconvenientes en la recepción de la mercancía.

Otra parte fundamental es estar atentos con los bienes perecederos y la rotación de inventarios.

Una vez se tengan los elementos en la entidad se inicia una serie de procesos que tienen que ver con la descarga, el traslado, ubicación, entrega, manipulación y registro lo .cual implica cierto cuidado. Cuando existen altos niveles de inventario de materia prima, de productos en proceso, de insumos, repuestos u otros tipos, es preciso evaluar los costos y los riesgos de obsolescencia o pérdida asociados al mantenimiento de esos niveles de inventario; también es importante entrar a evaluar si se están realizando compra precipitadas o si se mantiene material obsoleto o en desuso almacenado, si existen fallas continuas

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