AUDITORIA ADM.

INTRODUCCIÒN

La auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.

La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.

Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.

De conformidad con lo que se ha explicado hasta aquí, las etapas que integran la metodología son:

Planeación.

Instrumentación.

Examen.

Informe.

Seguimiento.

Planeación.

Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.

¿Qué cubre la planeación?

1. Objetivo.

2. Factores a revisar.

3. Fuentes de información.

4. Investigación preliminar.

5. Preparación del proyecto de auditoría.

6. Diagnóstico preliminar.

Objetivo.

En esta etapa se define el propósito de la auditoría. Se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.

Factores a revisar.

Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organización en función de dos vertientes:

a) El proceso administrativo

b) Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.

El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización.

Fuentes de Información.

Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Estas pueden ser Internas o Externas.

Fuentes de información Internas

• Órganos de gobierno

• Órganos de control interno

• Socios

• Niveles de la organización

• Unidades estratégicas de negocio

• Sistemas de información

Fuentes de información externas.

• Competidores actuales y potenciales

• Proveedores actuales y potenciales

• Clientes/usuarios actuales y potenciales

• Grupos de interés

• Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas regulatorias y de calidad.

• Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.

Investigación Preliminar.

El siguiente paso lógico es realizar un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación de la organización. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de interés.

Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de ejecución. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta lo siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas.

• Identificar los factores que requieren atención.

• Definir estrategias de acción.

• Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue

• Describir la ubicación, la naturaleza y extensión de los factores.

• Especificar el perfil del auditor.

• Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Preparación del Proyecto

Con base en la información preliminar se debe proceder a preparar la información necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye dos apartados:

• Propuesta Técnica

• Programa de Trabajo

 Propuesta técnica: Tipo de auditoría que se pretende realizar.

 Alcance: Áreas de aplicación.

 Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramientos previos.

 Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría administrativa.

 Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación d recursos.

 Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.

 Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.

 Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.

 Costo: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.

 Resultados: Beneficios que se espera lograr.

 Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

Programa de trabajo.

 Identificación: Nombre de la auditoría.

 Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.

 Área(s) Universo bajo estudio.

 Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.

 Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.

 Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.

 Calendario. Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.

 Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.

 Formato: Presentación y resguardo de avances,

 Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.

 Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.

Diagnóstico Preliminar.

Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión. Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.

Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar. Para ello se deben considerar, los siguientes elementos:

• Génesis de la organización:

• Creación de la organización.

• Cambios en su forma jurídica.

• Conversión del objeto en estrategias.

• Manejo de la delegación de facultades.

• Infraestructura:

• Esquema de operación (procesos/funciones)

• Modificaciones a la estructura organizacional.

• Programación institucional.

• Nivel de desarrollo tecnológico.

Forma de operación:

• Desempeño registrado.

• Logros alcanzados.

Instrumentación:

Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.

Recopilación de información

Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla. Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación, para mantener una línea de acción uniforme.

Técnicas de recolección

Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas.

• Investigación documental.

• Observación directa.

• Acceso a redes de información.

• Entrevistas.

• Cuestionarios.

• Cedulas.

Investigación documental

Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoría. A las fuentes documentales básicas a las que se pueden acudir son:

Normativa:

• Acta constitutiva

• Ley que ordena la creación de la organización

• Reglamento interno

• Reglamentación especifica

• Tratados y convenios

• Decretos y acuerdos

• Administrativos

• Organigramas

• Manuales administrativos

• Sistemas de Información

• Sistemas de normalización y certificación

• Cuadros de distribución de trabajo

• Plantillas de personal

• Inventarios de

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