Actas policiales. Concepto de actas y notas

MIÉRCOLES, 30 DE ENERO DE 2008

CONCEPTO DE ACTAS Y NOTAS

NOTAS Y ACTAS

NOTAS: informes y solicitudes.

El informe es un documento escrito en prosa, tiene como objetivo comunicar información a una persona que jerárquicamente está a un nivel superior en la Institución Policial. Este escrito narra hechos obtenidos o verificados por el autor y tiene características que lo distinguen de otros tipos de escritos.

Es leído como una obligación de trabajo por el destinatario.

Es preparado en una situación específica durante la instrucción del sumario y cumple una necesidad de información para ilustrar a la persona que tiene la tarea de investigar un hecho.

El lector del informe es generalmente un solo individuo, o a veces un grupo unido por razones de trabajo o de función.

El material documental se usa en forma liberal (fotografías, croquis, fotocopias, etc.)

Utiliza un vocabulario técnico.

La solicitud es una petición, requerimiento o pretensión realizada por escrito con el propósito de conseguir algo de otra persona o institución. La mayoría de las veces el destinatario de una solicitud de la Institución Policial tiene la obligación legal de acceder a lo requerido. Adquiere el carácter de ruego cuando el destinatario no está obligado legalmente a conceder la petición, como es el caso de requerimientos a los Jueces.

Personas gramaticales de la redacción: cuando se escribe un informe, una solicitud o cualquier otro tipo de texto, se emplean verbos en modo personal, es decir, verbos conjugados que llevan expresadas o sobreentendidas las personas gramaticales. Las personas gramaticales son los pronombres: yo, tú, usted, él, nosotros, vosotros, ustedes y ellos, y sus respectivos femeninos y el neutro ello.

Según sea el verbo, la presentación es personal o impersonal. El informe puede redactarse en las siguientes personas:

Forma personal:

1ra. Singular: Yo (Elevo a Ud...)

Plural Nosotros (Elevamos a Ud...)

Forma impersonal:

3ra. Singular:

Institucional: Ella (esta instrucción eleva a Ud...)

Individual Él (el que suscribe eleva a Ud...)

Impersonal SE (se eleva a Ud...)

El informe puede redactarse en cualquiera de estas modalidades, la condición es que se respeten las siguientes normas:

* Una vez adoptada una de las personas gramaticales, debe mantenerse sin excepción a todo el texto, porque el cambio de persona es un error gramatical.

* El informe en primera persona singular personaliza en grado sumo la responsabilidad y conviene usarlo cuando se ha sido comisionado para una determinada investigación o asunto y es el único responsable del trabajo.

* El grado de responsabilidad disminuye en el siguiente orden decreciente: yo, él, nosotros, ella, se.

Estructura: podemos dividir la estructura del informe en tres partes.

A- Encabezamiento.

1.- Lugar y fecha: debe colocarse con total claridad el nombre de la localidad de donde se expide el informe, separada por una coma, la fecha al uso español, en este orden: día, mes y año, en minúscula y separadas por las preposiciones de:

Ejemplo:

Santiago del Estero, 10 de abril de 2005.

2.-Destinatario: nombres y apellido completos de la persona a la que se dirige el informe, precedidos del cargo si lo tuviere.

3.- Forma de entrega: suele indicarse el lugar donde se debe entregar el informe:

Su despacho. (En el despacho u oficina del destinatario)

Presente. (En manos propias)

4.- Referencia: se acostumbra a agregar una referencia o mención abreviada del asunto del escrito, para informar antes al lector de su contenido. Suele utilizarse la palabra referencia, asunto u objeto.

B-Cuerpo: En el cuerpo se desarrolla el mensaje o comunicación que se transmite. Debe tener tantos párrafos cuantas ideas o asuntos se comuniquen. El estilo, como en toda comunicación escrita, debe ser claro, correcto y natural.

C.- Despedida.

1.- Saludo: El informe finaliza con un párrafo de despedida o saludo. Tiempo atrás, las despedidas eran exageradas: “Hago propicia la oportunidad para saludar al señor Director con mi consideración mas distinguida”. Actualmente son cada vez más simples y sinceras: “Atentamente”, “Saludo a Ud. atentamente”, etc.

Tratamiento hacia las autoridades: A ciertas autoridades se les da un tratamiento o título a modo de respeto por su investidura:

Presidente y Vicepresidente de la Nación, Gobernadores y Vicegobernadores: Vuestra Excelencia (V.E.).

Jueces: Su Señoría (S.S.) ó Usía.

Tribunales de la Justicia: Excelentísima (Excma.)

Obispos: Señoría Ilustrísima (S.S.Ilma.)

Nuncios y Arzobispos: Su Excelencia Reverendísima (S.E.Rvma.)

Cardenales: Su Eminencia (S.Ema.)

En el formato de informe o solicitudes se realizan las siguientes diligencias:

* Parte informativo.

* Preventivo o comunicación al Juez

* Solicitud de documentación.

* Solicitudes al Juez para que libre oficios ordenando allanamiento, secuestros, detenciones, etc.

* Pedidos de informes a diversos organismos.

* Solicitudes de exámenes médicos, trabajos técnicos, dosajes, etc.

ACTAS:

Es el documento que confecciona el funcionario policial con el objeto de dar fe de un hecho realizado por él o cumplido por otra persona en su presencia.

El acta reúne los siguientes requisitos:

* Tiene carácter de documento legal.

* Se usa la prosa informativa, en un estilo preciso.

* Responde a un lenguaje determinado y a una estructura formal determinada por la Institución Policial.

* Se evita el punto y aparte, para no dejar espacios de papel en blanco.

* No se borra ningún error, se salva al final.

* Da fe de un acto realizado por el funcionario policial o realizado en su presencia.

Partes: algunos elementos son formalmente obligatorios, cualquiera sea la naturaleza del acta, están establecidos en el artículo 89 a 91 del Código de Procedimiento en lo Criminal y Correccional de la Provincia.

* Lugar, fecha y hora de iniciación del acto.

* Motivo del acta.

* Identidad de las personas que intervienen.

* Motivo que haya impedido la presencia de personas que estaban obligadas a asistir.

* Indicación de las diligencias realizadas y sus resultados.

* Concluida o suspendida la diligencia, previa lectura, el acta será firmada por todos los intervinientes que deban hacerlo y si alguno no pudiere o no quisiere firmar se hará mención de ello.

* La firma del funcionario que cumpla el acto y la del secretario o testigo de actuación se prescriben bajo pena de nulidad (artículo 90 último párrafo del Código de Procedimientos en lo Criminal y Correccional de Santiago del Estero).

* Cuando un ciego deba suscribir un acta, podrá pedir que antes la lea una persona de su confianza, lo que se hará saber, bajo pena de nulidad (artículo 91 C.P.C.C.)

En el formato de actas se realizan las siguientes diligencias:

* Denuncia.

* Acta de Procedimiento.

* Inspección ocular.

* Testimonios

* Declaración Indagatoria.

* Allanamiento.

* Secuestro.

* Detención.

* Depositario Judicial.

SECRETARIO DE ACTUACIONES Y TESTIGO DE ACTUACIÓN.

El artículo 90 del Código de Procedimientos de la Provincia dice que se prescribe bajo pena de nulidad en las actas, la firma del funcionario que cumpla el acto y la del secretario o testigo de actuación. El artículo 84 dice que no podrán ser testigos de actuación las personas que no hayan cumplido 18 años de edad y las que en el momento del acto se encuentren en estado de alineación mental o de inconsciencia. Entonces surge el interrogante: ¿Qué diferencia hay entre el secretario y el testigo de actuación? ¿Cuándo interviene uno y cuándo el otro?

El Código de Procedimientos de la Provincia no hace referencia a este tema, pero si tomamos el concepto del Código Procesal Penal de la Nación, el artículo 138 dice cuando se refiere a las actas, que al labrarlas, “el Juez y el Fiscal serán asistidos por un Secretario, y los funcionarios de policía o fuerzas de seguridad por dos testigos, que en ningún caso podrán pertenecer a la repartición cuando se trate de las actas que acrediten actos irreproducibles y definitivos, tales como el secuestro, inspecciones oculares, requisa personal”.

En nuestro Código de Procedimientos, solo se requiere expresamente la presencia de testigo de actuación para realizar un allanamiento, el artículo 169 dice que el “funcionario delegado actuará con dos testigos”.

Se puede inferir entonces que cuando labramos el acta con “secretario”, se refiere a otro funcionario policial que está dando fe de lo que se realiza en el acto y cuando lo hacemos con “testigo de actuación”, se entiende la presencia de una persona que no pertenece a la Institución y es mayor de 18 años.

Si bien nuestro Código no lo establece como obligación, se estima conveniente que para realizar actas de hechos no reproducibles y definitivos se actúe siempre con la presencia de dos testigos hábiles que no pertenezcan a la Institución Policial.

LA INFORMACIÓN

Tanto las notas como actas contienen información recogida por el instructor. Básicamente se trata de una narración cronológica de determinados hechos presentes o pasados y una descripción en algunas diligencias específicas.

La narración: Es uno de los recursos

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