Actividad 2 Administracion Documental

DESARROLLO ACTIVIDAD 2

Actividad 3.1

ELEMENTOS DEL PROCESO ARCHIVISTICO SIGNIFICADO FUNCIONES

EL DATO Es el soporte físico de la información la cual el emisor quiere transmitir en la construcción de una solución o en el desarrollo de un problema o proceso determinado.

 Describe hechos empíricos, sucesos y entidades.

LA INFORMACION Es el contenido semántico del dato.

 Construye el mensaje que quiere ser transmitido.

EL DOCUMENTO Es un mensaje emitido con el fin de comunicar e informar al receptor del mismo algo de su entera importancia, utilizando un conjunto de datos y representando y materializando la información.

 Informar

 Comunicar

 Transmitir un mensaje.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS: La falla más sobresaliente que se encuentra en el momento de archivar los distintos documentos que entran a una determinada empresa radica en la poca importancia que se les da a estos y el desconocimiento de las distintas leyes creadas para el buen manejo y funcionamiento de los mismos.

También pude encontrar otras fallas como lo son: consigna semántico

 Desorganización de los documentos.

 Documentos incompletos.

 Documentos incompletos.

 Información incoherente.

 Perdida de datos.

 Lugar inadecuado del archivo.

Actividad 3.2

Los documentos que se evidencian dentro de una oficina, según sus características, su función, el objetivo que pretenden cumplir y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios, de acuerdo a los tipos de clasificación existentes de los documentos de archivo, se clasifican de la siguiente manera:

Según el Soporte

Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación así:

 Textuales: Esta clase de documentos son los que más se emplean en la gestión empresarial tales como:

Notas

Borradores

Apuntes rápidos

 Gráficos: Permiten visualizar de manera rápida la información, y el modelo empleado depende de la actividad o requerimiento específico. tales como:

Mapas

Dibujos

Planos.

 Imagen: Reflejan y/o evidencian la información plasmada en textos o gráficos. tales como:

Fotografías

Cuadros

 Cinta: Son aquellos medios audiovisuales que buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personas. tales como:

Videos

Cintas

 Otros Soportes: Entre ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos. Tales como:

Discos duros

Este tipo de clasificación de documentos de archivo es de gran importancia en el área de archivo porque nos permite llevar un orden en los archivos que se maneja continuamente en nuestro entorno laboral, nos ayuda a clasificarlos de acuerdo a su forma física, de acuerdo a su finalidad y de acuerdo a su uso específicamente con el fin de ahorrar tiempo, espacio y evitar contratiempos empresariales.

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