Actividad de evaluación 2 administración documental
gloriasanEnsayo14 de Mayo de 2016
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- Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.
- Recolección: Este se puede llevar a cabo por medio de entrevistas, encuestas, observación, cuestionarios etc.
- Procesamiento Es la acumulación y manipulación de datos que producen una información significativa. Esto implica funciones como: validación, recapitulación, agregación, análisis y finalmente la información. El procesamiento de datos puede ser manual, electrónico o automático. En la actualidad se utilizan muchas herramientas tecnológicas para el procesamiento de la información especialmente sistemas de cómputo.
- Transformación: Se puede decir que es la etapa final donde ya se tiene una información consistente y verídica de los datos y podemos tener como resultado un documento. Puede ser una carpeta física, un archivo computarizado.
- Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administración documental.
Tipología | Descripción | Ejemplo | Importancia |
Correspondencia comercial | Son los escritos producto de una actividad mercantil de una empresa. | -Cartas comerciales -Informes ejecutivos -Informes presupuestales -Circulares. | Para una empresa es muy importante administrar bien sus documentos, de esta manera puede brindar un mejor servicio a sus clientes, ahorrar dinero y trabajo extra.
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Documentos contables | Son soportes para el registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa | -Facturas -Recibos de caja -Comprobantes | Esta administración documental sí que es importante pues por medio de ella se mide la rentabilidad de la empresa. Toda empresa lleva su propia contabilidad y de la buena administración de esta dependen los resultados positivos de la misma. |
Documentos especiales | Son aquellos documentos que ya sea por su contenido o condiciones físicas o químicas cobran caracteres diferentes en forma y expresión. En archivística estos documentos pueden ser soportes electrónicos, imágenes o audiovisuales. | -Actas -Certificados -Escrituras | En la actualidad se maneja mucho los sistemas de computo, estos al ser bien administrados nos brindar una información rápida, verídica y constante. |
Documentos legales | Son documentos que por su naturaleza y contenido pueden demostrar un valor de prueba o la existencia de un hecho. | -Registro civil -Partidas -Hojas de vida -Registros de pagos y cobros. | Todo documento legal bien administrado, puede demostrar hechos como: el nacimiento de un bebe, un matrimonio, la historia laboral de una persona, un soporte de que hemos pagado nuestros servicios. |
- Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.
- Clasificación de los documentos: Es muy importante este tema pues muchas veces la desorganización nos lleva a prestar un mal servicio a los clientes, a presentar demoras en la prestación de un servicio, a llenarnos de documentos que no tienen valor, o que pueden tenerlo pero que se encuentran repetidos (copias). Que mejor forma de organizarnos clasificando los documentos ya sea por su soporte (textuales, gráficos, imágenes, cintas, etc.). por su productor o autor (bibliotecas). Por su finalidad. Por su difusión en el tiempo. O por su funcionalidad.
- También es muy importante saber clasificar los datos. En muchas ocasiones saber clasificarlos nos ayuda a agilizar el trabajo y nos permite ser más eficientes en las tareas que desempeñamos dentro de una empresa. Los datos numéricos son de tipo matemático o estadístico como una calificación, una medida, un porcentaje o una operación. En cadena que tiene una secuencia lógica dentro de un contenido. Lógico que permite emitir un juicio, se utiliza especialmente en encuestas, respuestas como si o no.
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