Actividad 1 Administración Documental

ACTIVIDAD NÚMERO 1

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Empresa: Universidad Tecnológica de Pereira

Oficina encargada de la documentación de la UTP: Gestión de documentos

ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

EL ÁREA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Es la oficina que se encarga de recoger, recibir, radicar, registrar, distribuir, conservar y recuperar todos los documentos que se generan en la Universidad o que llegan a ella y ponerla en manos de los interesados.

RECOLECCIÓN

Se cumple mediante recorridos internos de mensajería

RECEPCIÓN

Consiste en recibir y revisar las comunicaciones legales que llegan, procedentes de las dependencias, apartados, oficinas de correo, fax y la que es entregada directamente. Debe constatarse que cumpla con las normas ICONTEC para lo interno, así como requisitos de firma, anexos, número exacto de copias. Si es externo deberá verificarse que el destinatario pertenezca en efecto a la Universidad, se debe marcar la guía externa con nombre del receptor y sello institucional.

RADICACIÓN

Se basa en revisar el número consecutivo oficial asignado en cada dependencia a las comunicaciones internas con el fin de evitar saltos y 38 repeticiones. Para las comunicaciones externas consiste en situar en el extremo superior derecho el respectivo rótulo con número y fecha de recibido según el grupo, con el orden de llegada, los códigos de serie y de la dependencia a la cual va dirigida la comunicación.

Este sello indica que el documento ya es propiedad de la Universidad y es el momento en que inicia su trámite.

REGISTRO

Es la anotación de los aspectos relevantes de la comunicación en la base de datos: remitente, destinatario, fecha de elaboración, número de radicación, serie documental, relación de copias y anexos, el resumen del documento y el análisis para verificación de la correcta asignación de la serie documental.

Los documentos deben ser registrados para obtener seguridad del trámite cuando sea requerido, para facilitar su recuperación y para dejar constancia de la entrega.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS

Los documentos activos son las copias que reposan en el Área de Gestión de Documentos de todas las comunicaciones internas, los comprobantes de entrega, los originales de las disposiciones legales y los actos administrativos en cuanto se producen.

Las copias de las comunicaciones internas activas, las guías de mensajería interna y externa y los formatos de correspondencia no radicable serán sometidos a organización diaria para ejecución de controles y atención de reclamaciones.

Las copias se organizarán por orden de serie de la misma manera que deben estar en cada uno de los archivos de gestión ya que el orden consecutivo quedará consignado en la base de datos así como el código de serie respectiva para su posterior recuperación.

Las guías de correo interno se organizarán por día y por dependencia, las de correo externo se organizan por día únicamente tanto los comprobantes que cada empresa de correo emite como las guías de correo externo que expide el programa informático.

Se ubicarán en legajos separados por empresa de correo debidamente marcados e incluidos en AZ’s

Las disposiciones legales una vez registradas en el programa informático se conservarán por orden consecutivo en paquetes cubiertos con cartulina y asegurados con cinta de faya.

CONSERVACIÓN

La conservación en el Área de Gestión de Documentos, como uno de los compromisos fundamentales de la función archivística, utilizará unidades adecuadas para correcta preservación de los documentos en el tiempo.

Una vez definida la necesidad de supervivencia de un documento por un período igual o superior a 5 años dentro de la Tabla de Retención Documental, se procederá a aplicar la debida depuración que consiste en la eliminación de documentos no pertinentes como copias de originales en un mismo paquete, borradores de sustentación, retiro de gachos y otros elementos metálicos que activen el deterioro del papel utilizado en la impresión, fotocopiado de faxes para evitar la desaparición del texto entre otros.

Los documentos debidamente almacenados en paquetes se amarran con cinta de faya de una medida superior a 2 centímetros de ancho para evitar la ruptura.

Posteriormente los paquetes de documentos son almacenados en cajas de archivo cerradas

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