Actividad 2 Gestion Documental

PROGRAMA DE FORMACION ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1 – TRABAJO ESCRITO.

1. Según el Acuerdo 042, ¿Cuál es el criterio de Archivos de gestión que considera que se podría mejorar y / o complementar? Justifique su respuesta.

Se caracteriza la era de la información, sus componentes; así como el impacto de las tecnologías de la información y las comunicaciones las TIC, en los sistemas empresariales. Se particulariza en la importancia y el papel de la gestión de información y el conocimiento como recursos estratégicos para el logro de los objetivos esenciales en la empresa. Se expone la relación existente entre gestión documental, de información y del conocimiento; así como la importancia de cada uno de ellas y la sinergia que se desarrolla entre ellas.

2. Describa con sus palabras y de forma general, ¿Cuál es la intención de la Norma NTC 4095?

La NTC 4095 fue ratificada por el consejo directivo en 199/ 04 /16

para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificación y ordenación teniendo en cuenta los principios básicos de la archivística: respeto a la procedencia y el orden de los documentos.

La intención de esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

Los elementos específicos de información sobre los documentos de archivo se consignan en cada una de las fases de su gestión (producción, selección, acceso, conservación, organización) ya que dichos documentos deben, por un lado, ser protegidos y controlados de una manera segura, y por otro, resultar accesibles a su debido momento para todo aquel que tenga el derecho y autorización para su consulta.

La descripción se realizara siguiendo un orden jerárquico de lo general a lo particular para lo cual se identifican todas las divisiones posibles las cuales representarían el acervo de un archivo histórico.

El orden seria: fondo, sub-fondo, sección, serie, sub-serie, unidad archivística, unidad documental.

3. Explique por qué es importante tener en cuenta en el proceso de Organización Documental la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) 2000.

Es una herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brinda especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e internacional, que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o soporte físico de los documentos de archivo. Este conjunto de reglas generales es parte de un proceso que busca facilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. Su intención es servir a la elaboración de una primera aproximación a los fondos, en una visión sintética de conjunto.

La norma tiene una aplicación preferente sobre conjuntos documentales cerrados, organizados e inactivos, su utilidad para los archivos administrativos es cuestionable, aunque no puede descartarse. Debemos pensar que es una norma que pretende ser un punto de partida.

Finalidades

• Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo.

• Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales necesarios.

• Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y que se mantengan a través del tiempo.

La norma se organiza de una manera racional y jerárquica, partiendo de lo general a lo particular,

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