Administracionde Operaciones 5

UNIDAD IV ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

Introducción

El principal objetivo de la gestión de abastecimiento, es lograr un nivel de Servicio al cliente razonablemente alt, asociado a una inversión de inventario Razonablemente baja, con lo que se plantea un conflicto entre Disponibilidad Inventario y se torna necesario encontrar un equilibrio entre estos factores Conflictivos. No existe una única solución a este conflicto, por lo que es necesario conocer Las distintas técnicas y encontrar la solución más apropiada para cada caso. Para evaluar los resultados es necesario implementar indicadores de gestión.

4.1 Funciones del Almacén

Dentro de una empresa del giro de la construcción, el almacén es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el departamento de producción, de solicitar al departamento de compras materiales cuando estos llegan a su punto mínimo; y recibir, verificar, almacenar y salvaguardar los materiales que posteriormente serán utilizados en producción.

Como todo departamento dentro de una organización, el departamento de almacén tiene objetivos específicos que son los siguientes:

 Surtir en tiempo las requisiciones de materiales enviadas por el departamento de producción, previamente autorizadas.

 Procurar evitar la falta de material solicitando al departamento de compras nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de reordeno.

 Mantener registros actualizados de las unidades en existencia de los materiales.

 Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas para así evitar robos o extravíos, exposición a factores ambientales y deterioros en general.

Funciones del Departamento de Almacén.

Dentro del departamento de almacén existe una sección encargada de recibir y verificar los pedidos de materiales que ingresarán al almacén. Es la sección de recepción e inspección de materiales.

Éste subdepartamento tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes.

El papel que desempeña el departamento de almacén es el siguiente:

1. Recibe y verifica las cantidades de los artículos y los pone en el almacén.

2. Asienta las entradas en la tarjeta del mayor de materiales, si es este tipo de registro no se lleva en el departamento de planeación de materiales, compras o costos.

3. Entrega los materiales a la fábrica al recibir los formatos debidamente autorizados llamados requisiciones de materiales.

Las pérdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para encontrar los artículos cuando se les necesita. Estas pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenes eficientes. Normalmente, el almacén se divide en secciones, subsecciones y depósitos. Se mantienen etiquetas de depósitos que indican la cantidad y ubicación de cada artículo en el almacén. La ubicación, grado de control que se ejerce y asignación de espacio a los artículos especificados, dependen de sus características, como por ejemplo, frecuencia de uso, costo, tamaño, etc.

Es conveniente durante un ejercicio, hacer recuentos periódicos de existencias, hasta lograr que puedan comprobarse, un gran volumen de existencias, sino es que todas, y al fin del ejercicio se hará un recuento físico general (con paro de actividades de la empresa) tomándose ciertas medidas como las siguientes:

1. Planeación de la toma de inventario físico.

2. Que no existan entradas de almacén pendientes de registrarse.

3. Que no existan salidas de almacén pendientes de registrarse.

4. Listados con los nombres de materias primas, materiales y artículos terminados escritos a máquina, o en computadora.

5. Separar las materias primas, materiales y artículos terminados a vistas, en depósito, en comisión, etc.

6. No recibir materias primas, materiales y artículos terminados de proveedores, y en caso de hacerlo, integrarlos al inventario.

7. No despachar materias primas, materiales y artículos terminados y en caso de hacerlo controlar su salida por medio de vales.

8. Es recomendable usar tarjetas marbete para la toma de inventarios normalmente con tres secciones, una para el primer recuento, otra para el segundo recuento, una sección para el departamento de contabilidad.

A veces resulta más económico no llevar una contabilidad de papeleo formal o un procedimiento de requisiciones para ciertos tipos de materiales o suministros. Esto puede ser aconsejable en el caso de artículos que tienen poca probabilidad de ser útiles personalmente a los empleados y en el caso de artículos relativamente baratos o materiales que se usan en grandes cantidades en la producción.

Recepción Inventarios

La sección de recepción e inspección de materiales.

Éste subdepartamento tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes.

Funciones de recepción e inspección. El departamento de recepción e inspección normalmente realiza las siguientes funciones:

1. Recibe e inspecciona los artículos y verifica las cantidades con la orden de compra y la boleta de empaquetamiento.

2. Prepara informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores.

3. Prepara una guía de recepción para distribución a varios departamentos.

4. Entrega la mercadería a los almacenes.

El documento principal que se prepara en el departamento de recepción es una guía de recepción. Generalmente esta guía contiene un espacio destinado a comentarios acerca de la condición del envío. Sin embargo, en algunas compañías se prepara un informe de inspección por separado, particularmente si se reciben materiales muy costosos y de alta precisión.

La guía de recepción es un documento básico para el sistema de control interno de una compañía. La copia que se envía al departamento de contabilidad general sirve para hacer una comparación entre las cantidades reales recibidas y las que aparecen en la factura del proveedor. También se envían copias de la guía de recepción al almacén (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario) y al departamento de compras (para el control de los pedidos colocados).

Recepción

Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.

La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.

Manejo Físico de Inventarios

El Almacenaje es un área crítico para el servicio al cliente. Desafortunadamente muchos no entienden esto ni el rol del almacenaje, por lo que se requiere un enfoque más activo, donde el servicio al cliente sea medido, evaluado y manejado dentro del almacén.

El cliente siempre espera el producto correcto por lo tanto el almacén constituye una herramienta importante para satisfacción del cliente.

El manejo del inventario físico es la manipulación, que se hace del inventario desde el momento de recibirlo en el área de almacenaje, y la colocación de ellos en sus respectivos estantes o lugar de almacenamiento.

Así mismo la correspondiente manipulación cuando se trasporta el inventario del estante al lugar de despacho del almacén.

Algunas otras manipulaciones del inventario se dan cuando, s e le mueve para su respectivo mantenimiento y al final del periodo fiscal para elaborar el inventario físico o recuento de la mercancía.

Organización Inventarios

Planificación De Las Políticas De Inventario

En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente:

Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.

Producción.- se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.

Compras.- las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.

Financiación.- los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).

Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:

1.- Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.

2.- A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción (Alto costo por falta de existencia).

Las

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