Unidad 5 Administración De Almacenes

Unidad 5 Administración de Almacenes

5.1 Funciones del Almacén

5.1.1.1 Manejo Físico de Inventarios

5.1.1.2 Recepción Inventarios

5.1.1.3 Organización Inventarios

5.1.1.4 Despacho Inventarios

5.1.2 Mantenimiento Registros Inventarios

5.2 Localización Distribución de Almacenes

5.3 Selección de Mobiliario y Equipo de Almacén

5.4 Sistemas Informáticos de Administración de Inventarios

ALMACÉN

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Los almacenes se pueden diferenciar según:

← Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares.

← En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad.

Tipo de Material

La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente:

← Almacén de Materia Prima y Partes Componentes:

Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción.

← Almacén de Materias Auxiliares:

Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.

← Almacén de Productos en Proceso:

Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso.

← Almacén de Productos Terminados:

El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.

← Almacén de Herramientas:

Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.

← Almacén de Materiales de Desperdicio:

Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.

← Almacén de Materiales Obsoletos:

Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

← Almacén de Devoluciones:

Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.

LAS ÀREAS DEL ALMACÉN

Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación:

← Recepción.

← Almacenamiento.

← Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.

Muchas empresas fabricantes de bienes y productos y distribuidoras de productos mantienen grandes almacenes de materia prima, inventario en proceso, componentes o producto terminado que es recibido de sus proveedores o esta listo para entregar a sus clientes.

Se ha argumentado que almacenar bienes no agrega valor a la cadena logística debido al papeleo, tiempo de almacenaje, colocación y manejo de los bienes; sin embargo debido ala falta de confiabilidad de los proveedores así como de la necesidad de proporcionar un nivel adecuado de servicio al cliente, hace casi imposible la eliminación de almacenes.

Ejemplos

← La empresa Nike abrió un almacén en Bélgica para poder atender el 75% de los clientes las 24hrs o menos ya que sus proveedores se encuentran en Asia

← La empresa de tipo “club miembros” tales como Sam’s y otras venden mercancía en volúmenes altos directamente de sus almacenes evitando los costos que se acarrearían al vender al menudeo

5.1 Funciones del Almacén

Una de las habilidades más importantes del administrador moderno es la de mantener una inquietud constante, entre los miembros de su empresa, para mejorar las operaciones administrativas y productivas, buscando siempre la manera de obtener mayores utilidades con menos inversión y esfuerzo. A su vez, la administración de los almacenes es una de las operaciones de mayor importancia para una compañía, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros, además es una función primordial en el plan general de la operación de la empresa, donde cada actividad embona en un patrón calculado para producir una acción conjunta y dirigida a una meta.

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Una administración así integrada tiene como fin la unificación y coordinación de todos los esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con una mayor efectividad y un menor costo. Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información precisa y comprensible de tales objetivos para que él y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para que puedan delinear las funciones del almacén.

Funciones Principales del Almacén

1. Recepción de materiales en el almacén

2. Registro de entradas y salidas del almacén

3. Almacenamiento de materiales

4. Mantenimiento de materiales y del almacén

5. Despacho de materiales

6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad

Ejemplos de funciones del almacén:

▪ Recibir para su cuidado y protección todos los materiales y suministros: materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas y suministros para la fabricación, para mantenimiento y para la oficina.

▪ Proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que los requieran.

▪ Controlar los productos terminados para su posterior destino.

▪ Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de las materias primas que se almacenen con el fin que maduren o se curen para poderlas utilizar (madera verde, cerveza, etc.)

▪ Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados según los sistemas aprobados para clasificación y localización.

▪ Mantener las líneas de producción ampliamente abastecidos de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para y un flujo continuo de trabajo.

▪ Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado.

▪ Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mínimo de tiempo y costo posible.

▪ Llevar registros al día de sus existencias.

5.1.1.1 Manejo Físico de Inventarios

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

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