Administración de almacen. El almacén en los objetivos de la administración

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO “ANTONIO RAIMONDI”

COMPILACIÓN DE APRENDIZAJE

UNID. DIDACT.: ADMINISTRACIÓN ALMACEN

ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

SEMESTRE ACADEMICO: I / TURNO: NOCHE

DOCENTE: Clay Nixon Saavedra Saavedra

Bach. Administración de Empresas

PUCALLPA 2014

ADMINISTRACIÓN DE ALMACEN

DEFINICIÓN DE ALMACÉN: el almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

El papel de los almacenes en la organización En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, producción y distribución.

También se le da al almacén la altura que debe de tener dentro de la organización en la selección de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacén o de control de inventarios, hasta el último puesto de mozo o cargador. Se estudia científicamente su localización, las medidas adecuadas de su área y la división de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo de productos y materiales, los diseños más indicados de estantería y, muy especialmente, los procedimientos y prácticas administrativas que han de normar su funcionamiento económico y eficiente. Todo esto debe partir de la definición y establecimiento de objetivos y políticas. La función del almacén se integra en el concepto de gestión general de la empresa.

El almacén debe garantizar el funcionamiento constante y preciso de todas las atracciones del parque, tanto desde la venta del servicio o productos (juegos, comidas, regalos, productos de las tiendas) hasta el mantenimiento de las propias atracciones. Los inventarios o stocks, definidos como una provisión de materiales con el objeto de facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfacción de los pedidos de consumidores y clientes, se presentan prácticamente en cualquier organización, y en particular, en las empresas industriales, sean éstas pequeñas, medianas o grandes. En el caso de una empresa comercial, el aprovisionamiento consiste en la compra a los proveedores de los productos terminados que la empresa va a vender a sus clientes sin mayor transformación. En empresas con líneas de producción, los inventarios se amplían y adquieren naturalezas diversas (materias primas, productos en proceso de elaboración, productos terminados, piezas y repuestos, etc.).

EL ALMACÉN EN LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN.

Una de las habilidades más importantes del administrador moderno es la de mantener una inquietud constante, entre los miembros de su empresa, para mejorar las operaciones administrativas y productivas, buscando siempre la manera de obtener mayores utilidades con menos inversión y esfuerzo. A su vez, la administración de los almacenes es una de las operaciones de mayor importancia para una compañía, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros, además es una función primordial en el plan general de la operación de la empresa, donde cada actividad embona en un patrón calculado para producir una acción conjunta y dirigida a una meta. Una administración así integrada tiene como fin la unificación y coordinación de todos los esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con una mayor efectividad y un menor costo. Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información precisa y comprensible de tales objetivos para que él y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para que puedan delinear las funciones del almacén.

Ejemplos de funciones del almacén:

1. Recibir para su cuidado y protección todos los materiales y suministros: materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas y suministros para la fabricación, para mantenimiento y para la oficina.

2. Proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que los requieran.

3. Controlar los productos terminados para su posterior destino.

4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de las materias primas que se almacenen con el fin que maduren o se curen para poderlas utilizar (madera verde, cerveza, etc.)

5. Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados según los sistemas aprobados para clasificación y localización.

6. Mantener las líneas de producción ampliamente abastecidos de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para y un flujo continúo de trabajo.

7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado.

8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mínimo de tiempo y costo posible.

9. Llevar registros al día de sus existencias.

FUNCIONES DEL ALMACÉN

Como ya se dijo anteriormente, la manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamaño y plan de organización de la compañía, el grado de centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

1. Recepción de materiales en el almacén

2. Registro de entradas y salidas del almacén

3. Almacenamiento de materiales

4. Mantenimiento de materiales y del almacén

5. Despacho de materiales

6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

1. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.

2. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios.

3. Debe existir una sola puerta, o bien de entrada y otra de salida, y ambas bajo control.

4. Hay que llevar un registro manual o computacional al día y control interno de entradas y

salidas.

5. Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas de almacén y a programación y control de producción de las existencias.

6. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y codificado de compras, control de inventario y producción.

7. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillo, estante o espacio marcado con una nomenclatura numérica, alfa numérica, alfabeto. Esta misma ubicación debe coincidir con tu registro manual o en el sistema.

8. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.

9. Todo movimiento de mercadería de entrada y de salida debe ser respaldada por documento firmado, válido para la empresa.

10. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona ajena a la Bodega de almacenamiento excepto con una autorización por personal del Departamento.

11. Los materiales deben obtenerse fácilmente cuando se necesiten, dependiendo del rubro de la empresa.

12. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

13. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento, debe ser tan pequeña como lo permita las condiciones mecánicas para la operación.

14. Las disposiciones del almacén deberá ser lo más flexible posible, es decir, deberá disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional.

TIPOS DE ALMACEN

1. ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS: El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.

2. ALMACEN DE MATERIA PRIMA Y PARTES COMPONENTES: Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción.

3. ALMACEN DE MATERIAS AUXILIARES: Los materiales auxiliares son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.

4. ALMACEN DE PRODUCTOS EN PROCESO: Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso.

5. ALMACEN DE HERRAMIENTAS:

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