Administración y control de inventarios

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS

La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes.

Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el modelo de reinventario determinado por los métodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso).

Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son:

• Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y

• Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.

Importancia

La importancia de una buena administración de los inventarios radica en que tiene como meta, conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:

1- Optimizar el servicio al cliente.

2-Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción, y

3- Minimizar la inversión en inventarios.

Es importante además porque es la base de toda empresa comercial por eso el manejo del inventario permitirá mantener un control eficiente, así como también conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la situación económica de la empresa.

CONTROL DE INVENTARIO

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.

Planeamiento:

La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.

Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

Compra u Obtención:

En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

Recepción:

Debe ser responsable de lo siguiente:

• La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

• La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.

• La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.

Almacenaje:

Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:

a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.

b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas.

c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.

Producción:

Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:

a. La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.

b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros.

La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción.

Embarques:

Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.

Contabilidad:

Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.

NIVELES DE INVENTARIO

Este tema es vital para el éxito o fracaso de una empresa. El punto de partida corresponde a una regla general que expresa dos escenarios claros, mantener niveles muy elevados de inventarios o mantener niveles insuficientes de inventario, en cuanto al primer escenario, al tener materiales o productos sin movimiento se produce un decremento de la dinámica de recursos financieros y por lo tanto ineficiencia en las operaciones y riesgo de obsolescencia o daño físico del inventario, por otro lado, en cuanto al segundo escenario, si se tienen niveles insuficientes de inventario esto puede traer como consecuencia el no poder atender la demanda de los clientes de forma satisfactoria impactando negativamente en los márgenes de utilidad y en el posicionamiento del mercado.

Actualmente, el manejo de los inventarios está relacionado directamente con la administración de recursos económicos, por lo tanto lo óptimo es procurar elevar de forma constante los niveles de productividad y efectividad, obligando a los gerentes a incorporarse de manera asertiva a los mercados competitivos de primera línea. Es claro que los niveles de inventario van a depender de la de cada organización. Por lo tanto, es importante conocer los distintos manejos para aplicar el o los más conveniente.

Es así como podemos concluir que los niveles de inventarios son los siguientes:

Los NIVELES MÁXIMOS de existencias se establecen lo bastante altos como para garantizar un suministro adecuado en todo momento durante el ciclo de pedidos, pero lo bastante bajos como para prevenir el exceso y derroche de existencias.

Los NIVELES MÍNIMOS de existencias se establecen al nivel más bajo posible, pero incluyen un margen de seguridad para prevenir que se agoten.

El mínimo real difiere del teórico, en donde: El mínimo teórico debería ser igual a cero El mínimo real con previsión de reserva (mínimo de seguridad) a la cual se podrá recurrir en caso de que las nuevas entregas se retrasen. Esto depende de la velocidad de consumo.

El sistema de máximos y mínimos supone el empleo de una REQUISICIÓN que representa la cantidad supuestamente más conveniente por comprar El punto máximo del inventario se fijará como la suma del mínimo real más la cantidad de la requisición solicitada. El mínimo real significa establecer un mínimo por debajo del cual no se permitirá que disminuyan las materias primas antes de que se efectúe un nuevo pedido. El mínimo real señala la cantidad que puede ser necesitada mientras se consigna una nueva compra.

En conclusión… Al retirar las existencias de almacén y disminuir el inventario máximo, se anota la cantidad de materiales que quedan en Almacén, hasta llegar al punto de recompra, y en este momento se solicitará a Compras, mediante una requisición, los materiales que se necesiten.

• Mientras se espera la llegada del nuevo material, las existencias irán disminuyendo hasta llegar al mínimo real, también llamado mínimo de seguridad.

• Por último, al momento de recibir los materiales e introducirlos al Almacén, se entiende que las existencias llegarán nuevamente a su punto máximo.

FORMULAS MATEMÁTICAS. Pp = Cp x Tr + Em; EM = CM x Tr + Em; Em = Cm x Tr CP = EM – E SIMBOLOGIA Significado de los símbolos: Pp = Punto de pedido Tr = Tiempo de reposición de inventario (en días) Cp = Consumo promedio (diario) CM = Consumo máximo (diario) Cm = Consumo mínimo (diario) EM = Existencia máxima Em = Existencia mínima (o de seguridad) CP = Cantidad de pedido E = Existencia actual.

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