Una administración efectiva del control de inventario

MATERIA:

Fundamentos de la Administración

Asesor:

Licenciado José Matías Rodríguez García

Tema del Proyecto:

“Una administración efectiva del control de inventario”

Autores:

Roberto Izquierdo Maltos

Matricula: 2718220

Gina Daniela Rincón Aguilar

Matricula: 2577654

Sofía Santos Santiago

Matricula: 2715806

H. Matamoros Tamaulipas 19 de Septiembre del 2013

Índice:

Marco Teórico…………………………………………………………………………...3

Base Teórica……………………………………………………………………………4

Planteamiento del proyecto …………………………………………………………...7

Objetivo del proyecto ……. …………………………………………………………...8

Solución a la problemática…………………………………………………………….8

Introducción……………………………………………………………………………..9

Desarrollo del proyecto……………………………………………………………….10

Propuesta de Mejora………………………………………………………………….16

Conclusión…………………………………………………………………………….18

Bibliografía…………………………………………………………………………….19

Tema: Una administración efectiva del control de inventario

Marco Teórico:

- Datos generales de la empresa:

Empresa Esselte de México

¿Qué hace?

La empresa tiene una amplia gama en productos innovadores, eficaces y atractivos para el uso en casa y la oficina. Teniendo como objetivo hacer más fácil la vida de los clientes por medio de sistemas archivo y clasificación. (Esselte 2008)

¿Cómo nació?

En 1913, cuando trece empresas suecas independientes dedicadas a las artes gráficas y temas afines aunaron sus esfuerzos para formar una empresa denominada SLT.

En 1970 el grupo pasó a llamarse Esselte, cambio que mantenía aún un vínculo evidente con el nombre original de la empresa. Con el tiempo, Esselte pasó a convertirse en una marca de calidad que ocupaba una posición sólida en los mercados europeos, especialmente en el escandinavo. Desde el principio, la marca Esselte ha experimentado muchos cambios, pero siempre se ha mantenido fiel a su origen y ha suministrado productos para oficina a millones de personas de todo el mundo. La empresa Esselte de hoy es sinónimo de desarrollo de productos profesionales y soluciones organizativas para el lugar de trabajo moderno, con el fin de facilitar la vida de las personas. (Esselte 2008)

¿Qué papel juega actualmente en la industria de su gremio?

Esselte es una de las principales marcas de Esselte Corporation, una empresa de productos para oficina con una facturación de 1.000 millones de dólares, filiales en 27 países y una red de distribución que llega a 120 países. Los productos Esselte se comercializan a través de reconocidas marcas como Esselte, Leitz y Xyron. Esselte, Leitz y Xyron. (Esselte 2008)

Base Teórica:

Para la realización del proyecto “Una administración efectiva del control de inventario” es importante dominar los siguientes conceptos, los cuales se detallan brevemente a continuación:

- Planeación estratégica.

Una planeación estratégica para la realización de este proyecto será de suma importancia, para poder alcanzar el objetivo deseado. La planeación estratégica es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos por parte de las empresas u organizaciones, con la intención de alcanzar objetivos y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano o largo plazo. (Definición 2008)

- Cultura organizacional.

Podría verse afectada la cultura organizacional de la empresa ya que desde varios años se está trabajando de una forma más holgada, manteniendo altos niveles de inventarios, al disminuirlos el tiempo de reacción será menor por lo cual podría haber resistencia al cambio. Una definición de cultura organizacional sería el "conjunto de normas, valores y formas de pensar que caracterizan el comportamiento del personal en todos los niveles de la empresa y a la vez es una presentación de cara al exterior de la imagen de la empresa". (Gross 2008)

- Ética profesional

La ética es el conjunto de principios y valores morales que gobiernan el comportamiento de una empresa o de un grupo de personas respecto a lo que es bueno o malo. La ética fija los estándares en relación con lo que es bueno o malo en el comportamiento y en la toma de decisiones. La ética trata de los valores internos que son una parte de la cultura corporativa y dan forma con las decisiones que se relacionan con la responsabilidad socio al respecto del ambiente externo.( Definición 2007)

- Control de inventarios

Es el proceso de adoptar procedimientos para eliminar el costo total del inventario. Es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado. (Orlando Espinoza). Algunas herramientas que van de la mano para el control de inventarios es la metodología justo a tiempo, sistema de jalón, etc. (Orlando 2001)

- Flujo Logístico

El flujo logístico conlleva una serie de actividades que deben cumplirse, con la mayor rapidez posible, para satisfacer las necesidades del cliente. En primer lugar, el productor debe requerir de un almacén o fábrica, comprar las materias primas a los respectivos proveedores y luego convertirlas en productos terminados. (Archuby 2001)

- Metodología “Make to Order”

Es un proceso de manufactura en el cual la producción solo inicia después de que la orden del cliente es recibida. La demanda se rige bajo el sistema de jalón, después de recibir las órdenes inicia la cadena de suministro. (Asproba 2008)

Ventajas de esta metodología:

- Alta interface cliente proveedor

- Altos plazos de entrega en función de la disponibilidad de capacidad

- Oferta de productos muy variada

Planteamiento del proyecto:

En la empresa Esselte cuenta con una bodega de distribución en Union Missouri, de la cual se surte material al cliente final. Sin embargo, se ha identificado que dentro de esta, se cuenta con un mes de inventario, cuando el tiempo de ciclo, considerando logística y manufactura no exceden de tres días. Por lo cual se ha decidido establecer una meta para el término del año fiscal 2014.

Objetivo del proyecto:

Disminuir el exceso de inventario de 25 días a 10 días en la bodega de distribución, sin afectar la entrega a tiempo del cliente final.

Los alcances del proyecto:

- Planeación de materia prima

- Rutas de logística

- Optimización de equipo de producción

Solución a la problemática:

1. Programación en base al requerimiento del cliente / Metodología justo a tiempo

2. Nuevo sistema de logística

3. Nuevo sistema de planeación de materia prima (Kanban)

4. Cambio de la estructura organizacional

Introducción:

Una administración efectiva en toda actividad de una empresa es fundamental para alcanzar los objetivos propuestos. Su planeación debe de estar muy bien establecida y considerar todos los imprevistos que puedan ocurrir. La organización debe de definir la división de trabajo, y quien estará encargado de que. La dirección deberá ser el responsable de que los objetivos estén bien planteados y que el personal conozca cómo se lograra el resultado esperado. El control se debe de establecer de forma periódica para revisar que se esté llegando a los objetivos en el tiempo establecido.

Estos puntos deberán ser aplicados en su totalidad en la realización del proyecto, para considerar las nuevas rutas de logística y los efectos que puede tener el cliente en un corto, mediano y largo plazo.

El enfoque de una administración efectiva de inventario es un punto clave dentro de las empresas, ya que en los inventarios se tiene dinero parado, es decir, tenemos dinero invertido sin movimiento, esto no siempre es igual a ventas pronosticadas. En el caso de la empresa Esselte, el impacto es aún mayor, dado que el exceso de inventario que se encuentra en la bodega de distribución es producto terminado, el cual ya se le invirtieron recursos, como: mano de obra, electricidad, desgaste de las maquinas, transportación, etc., y obviamente materia prima.

El alcance del proyecto es disminuir un 60% de inventario de producto terminado en la bodega de distribución, que es proporcional al inventario total de la empresa.

Alcanzar este cometido, va a traer consigo otros beneficios en costos, como la eficiencia de las maquinas, innovación en las rutas de logística, manejo de la materia prima. En el área del personal también tendremos beneficios, ya que se tendrá que dar capacitación, para poder llevar a cabo este proyecto, un cambio en la cultura organizacional por que será una nueva forma de trabajar con metas y objetivos mejores establecidos.

Desarrollo del proyecto:

Para el desarrollo de este proyecto va a ser necesaria una administración estratégica, en la cual el líder indicara las actividades para llegar al objetivo señalado. En este proyecto se estableció el objetivo de producir solo lo que nuestro cliente necesita, y cumplir en tiempo requerido. Se elaboró un plan de desarrollo por medio de la herramienta diagrama de Gantt el cual consiste en ordenar en tiempo y forma todas las actividades a realizar.

El desarrollo de este proyecto se utilizaran los conceptos de administración expuestos en la clase.

La palabra administración se divide en 4 subtemas y el cual debe tener un flujo para el cumplimiento efectivo:

-Planeación. Para la realización de este proyecto, se está llevando a cabo una planeación estratégica donde se estableció el objetivo que se quiere alcanzar, y el plan de acción a corto plazo usando la grafica de Gantt.

-Organización. Se realizó la repartición de tareas entre los integrantes de la organización, y fijaron las fechas en la cual se tiene que a completar cada actividad.

-Dirección. El líder del equipo va llevando la pauta, así como cuando y como se deben de realizar las actividades para poder llegar al objetivo, mediante una buena comunicación con el equipo.

-Control. Lo llevara el líder del equipo, verificando y asegurando que las actividades se realicen conforme al plan establecido. Un control en el futuro será el monitoreo de las actividades con juntas semanales y mediante una gráfica semanal del volumen de inventario en el centro de distribución y al costo equivalente.

Actualmente la empresa Esselte se rige bajo una estructura organizacional, que su concepto es fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común. La estructura de una organización determina los modos en los que opera en el mercado y los objetivos que podrá alcanzar. (Enciclopedia Financiera).

A continuación se muestra el organigrama actual de la empresa:

La dirección se define como la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación. (Robert B. Buchele)

En esta empresa la dirección se realiza mediante una comunicación descendiente es decir aquella que va desde los niveles más altos a las más bajas, ejemplo: del gerente de una empresa hasta los obreros. Para llevar a cabo este proyecto el director de la compañía nos estableció como meta, para final de este año fiscal 2014 reducir nuestros inventarios en la bodega en un 60%.

Para llevar a cabo esta planeación de las actividades a realizar y cumplir con el proyecto en forma se involucró al gerente de la planta, líder de planeación, líder de producción, líder de mejora continua y el líder de materiales, ellos a su vez involucraron a su personal para llevar a cabo la ejecución de las actividades.

El gerente de la planta ve en este proyecto un futuro prometedor para el ahorro en inventario de producto terminado y así aumentar las vueltas de inventario en el siguiente periodo fiscal del 2014, donde se verá reflejado en los estados financieros.

La motivación en la empresa se basa en la Teoría de las Expectativas propuesta por Víctor Vroom, la cual se considera una de las explicaciones de la motivación más aceptadas de la actualidad. Afirma que la fuerza de una tendencia a actuar de una manera depende de la fuerza de una expectativa, que proporcione cierto resultado que el individuo encuentra atractivo. En términos más prácticos, ésta teoría asegura que un empleado se sentirá motivado para hacer un gran esfuerzo si cree que con esto tendrá una buena evaluación de desempeño que le de recompensas de la organización que satisfagan sus metas personales.

La clave de esta teoría está en comprender las metas de los individuos y el vínculo entre esfuerzos y desempeño, desempeño y recompensa y, recompensa y satisfacción de la metas individuales (Robbins, 2004).

Para poder cumplir con este tiempo de entrega la empresa motiva a los empleados, mediante la filosofía de la mejora continua donde se les entrega un reconocimiento por su apoyo a la elaboración del proyecto que incluye un diploma, playera del pensamiento Lean, y una comida especial para todos el grupo de apoyo y por cada participación en la mejora continua sea evalúa anualmente mediante la evaluación 360 grados.

Propuesta de mejora.

La propuesta de mejora que se propone para la realización efectiva de este proyecto es una restructuración de los departamentos. Actualmente se manejaba una departamentalización por funciones, ahora la nueva organización será por clientes, para brindar un mejor servicio y además mantener inventarios dentro de control de acuerdo a la demanda del cliente.

Consideramos que esta nueva estructuración a pesar de incrementar la plantilla del personal, brindara los resultados que esperamos. Aunado a una alta satisfacción a nuestros clientes, creemos que las ventas crecerán en un 10% para el próximo año.

El nuevo el flujo de información que se propone es un tipo ascendente/descentralizado, donde los empleados pueden emitir mensajes a sus supervisores o a otros que ocupen un puesto de mayor jerarquía dentro de la organización. Lo cual trae consigo ventajas como:

- Un mayor acercamiento de los gerentes con su personal.

- Retroalimentación del personal

- Motivación entre los empleados

- Mejora de la productividad

- Disminución de rotación y ausentismo

Esta nueva forma de trabajo nos ayudara en la realización del proyecto dado que estará enfocada totalmente a la satisfacción de los clientes, cumpliendo en el tiempo requerido y sin descuidar los niveles de inventario. Con esta estructura enfocada a los resultados, innovación y riesgos, atención al cliente, y estabilidad, nos brindara una nueva cultura organizacional.

Sin embargo, se deberán establecer medidas de control para evaluar el desempeño y cumplimiento de las metas de cada empleado, por medio de la evaluación de administración por objetivos.

Conclusión:

En este proyecto pudimos identificar que tan importante son las estructuras organizacionales en las empresas, y cuál es el beneficio de contar con la correcta distribución en cada una de ellas.

En este caso la estructura organizacional no era la adecuada para el objetivo a alcanzar. Al realizar una restructuración observamos los beneficios de utilizar una estructura más descentralizada, nos ayuda a mejorar el flujo de información a todos los niveles, también al cambiar la evaluación 360 grados por la de administración por objetivos trae consigo un mejor enfoque en los resultados establecidos para cada empleado, de esta manera la empresa se verá beneficiada en alcanzar cada objetivo establecido y a su vez cumplir con el objetivo de mejorar los resultados financieros para régimen fiscal del 2014.

La realización de este proyecto nos fue de gran ayuda para entender la importancia de una administración efectiva en todos los niveles. La cual se puede aplicar no solo de forma general sino también de forma específica. Comprendimos que la administración juega un papel importante para alcanzar los objetivos que se establezcan.

Bibliografía:

1) Archuby, M. (2001). “Logística”, Argentina. Recuperado de:http://www.degerencia.com/tema/logistica

2) Asprova (2008) “MTO (Make to Order)” Japón Recuperado de:http://www.lean-manufacturing-japan.com/scm-terminology/mto-make-to-order.html

3) Definición. De (2008) “Definición de planeación estratégica” Recuperado de:http://definicion.de/planeacion-estrategica/

4) Definición ABC (2007) “Definición de Ética Profesional” Recuperado de:http://www.definicionabc.com/general/etica-profesional.php#ixzz2f4h9jUwl

5) El prisma Recuperado de: http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/direccion/

6) Enciclopedia Financiera Recuperado de: http://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/estructura-organizacional.htm

7) Esselte de México, S.A. de CV (2008) “Quienes somos” Recuperado de:http://www.esselte.com.mx/esMX/About/Nuestra_empresa.html

8) Gros, M (2008), “Definición y características de la cultura organizacional (actualizado)” Recuperado de :http://manuelgross.bligoo.com/definicion-y-caracteristicas-de-la-cultura-organizacional-actualizado

9) Orlando, E. (2011). “La administración eficiente de los inventarios”. 1era Edición Madrid. Recuperado: dehttp://inventariosautores.blogspot.mx/2013/02/control-de-inventarios-segun-autores.html

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