Almacenes

Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata delos artículos.

Función de los Almacenes:

1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Función de las Existencias:

Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de:

1. Retraso en el abastecimiento de materiales.

2. abastecimiento parcial

3. Compra o producción en totales económicos.

4. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

Manejo Físico de los Inventarios

6.2. La ubicación de almacenes

El almacenamiento se presenta como una función que se añade al sistema logístico, ya que en la zona de suministro es necesario adoptar un sistema racional de almacenamiento de materias primas y insumos. En el proceso de producción se generan stocks, mientras que en la distribución, la necesidad de almacenamiento es más compleja porque requiere agilidad y flexibilidad para satisfacer las demandas y las fluctuaciones del mercado.

Por lo general, los problemas de ubicación de los almacenes pueden clasificarse en un número limitado de aspectos que se refieren a los factores más importantes: el número de instalaciones, el nivel de agregación de datos y el horizonte temporal. Ubicar de forma correcta las instalaciones a lo largo de una cadena de suministro es una decisión importante que da forma, estructura y conformidad al sistema logístico.

La ubicación de las instalaciones suele estar determinada por un punto más crítico que otros. Un ejemplo de eso sería comparar las ubicaciones de una fábrica y de un punto de venta común. En el primero, los aspectos económicos son preponderantes, mientras que, en el segundo caso, la localización se determina por el potencial de ingresos de un lugar determinado. Ubicar solamente una instalación es un problema considerablemente diferente que ubicar diversas instalaciones a la vez. Al principio, evita la necesidad de considerar las fuerzas competitivas, la ruptura de la demanda entre diferentes instalaciones, efectos en la consolidación de los inventarios y los costes fijos referentes a la operación.

De hecho, el coste de transporte es el principal punto que debemos considerar. Dependiendo del caso, las instalaciones pueden representar una gran inversión en activos fijos, difícilmente revertidos a corto y medio plazo, lo que por su vez implica un alto coste para la ubicación de la instalación en otro sitio. De todas las decisiones a las que se enfrentan los gerentes del sector logístico, las relacionadas con los almacenes son las más frecuentes y cuentan con las siguientes dimensiones estratégicas: número adecuado de almacenes, ubicación ideal de cada uno de ellos, tamaño y soporte, la asignación de espacio para cada producto, así como la asignación de producto-cliente de cada almacén.

6.3 Selección de mobiliario, maquinaria y equipo de almacén

El objetivo debe ser el diseño o la configuración de la red logística con el fin de reducir al mínimo los costes totales anuales tanto en el apartado de las operaciones como también en la producción, compras, mantenimiento de los productos en stock, instalaciones (almacenamiento, manejos y otros costes fijos) y el transporte, sin perjuicio de un tiempo particular de la entrega al cliente final. Una creencia muy común en las organizaciones es que una empresa exitosa debe tener varios almacenes locales y que éstos estén situados lo más cerca posible de los clientes. Esta afirmación contiene incorreciones evidentes. No es cierto que esta relación de minimización de la distancia entre el almacén y el cliente sea siempre cierta. A menudo, se cree que los consumidores esperan el proveedor para mantener el inventario en cada mercado local a fin de proporcionar niveles adecuados de servicios. Esta percepción, conocida como el paradigma de la presencia local, se tradujo en posiciones logísticas en las cuales los stocks fueron abastecidos por la cadena de suministro para compensar la falta de capacidad de las actividades de transporte y procesamiento de pedido.

Dos grandes cambios están haciendo con que las empresas reconsideren el paradigma de la presencia local. En primer lugar, el servicio de transporte experimentó un salto cualitativo, convirtiendo los horarios de llegadas y salidas en un aspecto cada vez más predecible y confiable. En segundo lugar, los avances de las tecnologías de la información ha reducido el tiempo asociado a la transmisión y procesamiento de la información, permitiendo, además, un seguimiento continuo de los vehículos y sus cargas. Los avances en la tecnología de la información y en el transporte, además de las motivaciones gerenciales conducentes a la reducción del número de stocks, ha contribuido igualmente al diseño de la disminución del número de almacenes para atender a los clientes en una determinada área de mercado.

El nivel de rotación y de valores están directamente relacionados en una red logística con el número de almacenes. La asignación del inventario de varios almacenes puede llevar a ofrecer el potencial para proporcionar altos niveles de servicio. Para los clientes, también puede significar reabastecimiento más frecuente de pequeñas cantidades, dando como resultado niveles de inventario más bajos. Por otro lado, un mayor número de depósitos integrados al sistema de logística implica en un impacto sustancial en el stock en tránsito y en el stock de seguridad, aunque el impacto en el ciclo básico es despreciable.

Cuanto mayor sea el número de almacenes, menor será los niveles de stock en tránsito, ya que para atender al cliente el tiempo total de los productos en tránsito se reduce. Lo mismo no se aplica a los stocks de seguridad debido a la incertidumbre en la operación, ya que se incrementa el desglose de la demanda de las diferentes áreas geográficas. Es decir, la introducción de un nuevo almacén para servir a un determinado mercado implica en la descomposición de la base de datos sobre la demanda utilizada para determinar los niveles de stock de seguridad. Como resultado final, el mercado servido por el nuevo almacén tiene una menor demanda media, pero no necesariamente un menor nivel de incertidumbre, ya que no es posible agregarlo sobre un mayor área.

Las Estanterías

Los estantes para palets, están formados por bastidores verticales, sobre los que se enganchan las tablas horizontales. Las diferencias entre los distintos modelos de estantes, radican fundamentalmente en:

El contrachapado de los perfiles de los bastidores, que tienen mayor o menor volumen para asegurar la rigidez de los mismos.

En las durezas o espesores de los aceros utilizados.

En los agujeros para enganchar las tablas.

En el modo de unir los bastidores, que habitualmente es por soldadura o por fijación con pernos.

A efectos de realizar un primer cálculo de los volúmenes del almacén, habría que tener en cuenta los siguientes valores:

Espesor de los bastidores que es del orden de 100 mm.

Espesor de las tablas entre 50 y 160 mm. en función de los modelos, de la carga y de la anchura de los alvéolos.

Los bastidores deben entablillarse a partir de cierta altura, la dimensión máxima vendrá impuesta por el tamaño de las instalaciones y de los medios de transporte. El galvanizado de los bastidores, nos permite obtener longitudes superiores a 10 metros, en las cuales el entablillamiento no presenta ningún inconveniente especial.

Las patas de los bastidores descansan en el suelo gracias a suelas que mejoran la estabilidad y reparten las cargas. Las irregularidades del suelo se solucionan mediante calzos metálicos. Estos calzos deben ser mínimos, de ahí las exigencias impuestas en la conformación del suelo.

Zona de Almacenamiento: es el lugar donde la mercancía quedará depositada hasta el momento de su expedición. Para el almacenamiento tendremos en cuenta las características de las unidades de carga, peso, volumen y con qué frecuencia tendremos que hacer los inventarios. Estos datos nos ayudarán a tomar decisiones respecto al tamaño y peso de las paletas, el tipo de estanterías y colocación de las mismas y la amplitud necesario en los pasillos; el control de inventarios nos determinará el lugar donde tenemos que ubicar la mercancía en función de la rotación o frecuencia de entrada y salida. En algunos almacenes, la zona destinada a almacenamiento se suele subdividir en dos áreas, una de reposición de existencias y otra de selección y recogida de mercancías.

Zona de Expedición: es el espacio donde se prepara la mercancía para enviar a los clientes. Estará determinada según la cantidad de solicitudes recibidas y el medio de transporte de reparto. En ciertos almacenes con gran movimiento de mercancías, esta zona puede tener un área de consolidación, que sirve para depositar y preparar la mercancía correspondiente a un pedido. En esta misma área se puede realizar el embalaje. En caso de que esta actividad no se pudiera desarrollar en el mismo lugar, debido a las características del mismo, o por el volumen de pedidos solicitados, se destinaría un área de embalaje. Una vez embalado el pedido se realizará un control de salidas que consistirá en comprobar las mercancías preparadas con las mercancías solicitadas. En el caso de no poder realizarse en el mismo espacio se dispondrá de un área de control de salidas. Para el diseño de esta zona hay que tener en cuenta la concurrencia de medios de transporte en horas punta y que este hecho no sea un inconveniente para dar al cliente un servicio eficiente.

Zonas Auxiliares: formadas por las áreas siguientes:

Área de devoluciones: en ella se depositará la mercancía devuelta por el cliente, por defectuosa o exceso de pedido, hasta que una vez examinada la ubiquemos en el lugar correspondiente. También podemos depositar en esta zona, de forma separada, los artículos que nosotros tenemos que devolver a nuestros proveedores, por idénticas causas.

Área de materiales obsoletos: en ella se depositan los artículos y herramientas que no estén en buenas condiciones de uso o venta y que posteriormente se venderán como chatarra, si es posible, o se llevarán a un depósito de basura.

Área de oficinas o administración del almacén: aunque la empresa disponga de oficina central, es preciso una pequeña oficina para gestionar la documentación propia de las operaciones del almacén, tales como pedidos, albaranes, notas de abono y otros documentos. El ordenador o sistema de información de esta oficina debe estar en constante comunicación con el de la oficina central, en lo que se denomina una gestión integral de información.

Área de servicios: es la zona destinada al descanso del personal.

Zona de control

Para el caso de las llegadas procedentes del exterior hay que confrontar la relación entre la entrega y el pedido que se espera y para comprobar la carga. En esta zona se realizarán las primeras operaciones de identificación

El stock de masa

El stock de masa se conoce también como zona de reserva. Dividir el stock total en dos partes (uno de picking y uno de masa) no siempre es una decisión fácil.

El stock de masa presenta dos grandes inconvenientes:

Crea movimientos suplementarios, ya que es necesario trasladar los artículos desde el stock de masa al stock de consumo.

Se precisan de equipos estáticos y dinámicos particulares y los correspondientes pasillos.

Estas deficiencias, pueden verse superadas por las ganancias que provoca la zona de picking a efectos de productividad, ya que permite reducir los tiempos de picking al especializar los equipos. Además el stock de masa, nos permite reducir o mejorar los plazos de entrega a clientes.

Las zonas de carga

Se llaman también zonas de picking o stock de consumo, existen numerosos esquemas para organizar la carga en la zona de pedidos. O bien el preparador se desplaza hasta la dirección donde los artículos se hayan almacenados, o bien los artículos pueden presentarse automáticamente delante del operador. Una vez cargados, el preparador trasladará los artículos hasta la zona de embalaje o de salida.

Las zonas de espera de salida

Existen tres razones para terminar la preparación de los envíos antes de que llegue el vehículo que los llevará, de ahí la necesidad de disponer de zonas de almacenamiento relativamente importantes.

Los imprevistos que pueden surgir durante la preparación, obligan a contar con un margen de seguridad; a continuación están los imprevistos que pueden sufrir los transportistas y que pueden hacer que lleguen tarde, y por último la necesidad de perfeccionar la actividad de los preparadores.

Las superficies de zonas de espera, corresponderá a las superficies de las plataformas de los vehículos. Se marcarán pintando un límite blanco con el fin de facilitar la labor de los carretilleros y ayudar a respetar la organización.

Reducir el ancho de los pasillos de carga de los transtockeurs repercutirá directamente en los tiempos de carga, estos pasillos deben de tener un ancho de 3 metros.

FUNCIONES DEL ALMACÉN

El funcionamiento del almacén se puede dividir en dos grupos:

Procesos relacionados con flujos de entrada.

Procesos relacionados con flujos de salida.

1 Procesos relacionados con los flujos de entrada:

En estos procesos se encuentran todas las actividades que engloban los procesos de recepción de mercancías que pueden ser procedentes de la fábrica, de proveedores o transferencias de stocks desde otro almacén, en estas actividades se incluyen las devoluciones de venta o procesos de retorno de materiales en general.

En resumen comprende las siguientes actividades:

Recepción de camiones.

Control de recepción.

Emisión del documento de entrada en almacén.

La emisión del documento de entrada sirve de base para los procesos que citaremos a continuación:

Control de calidad del producto.

Reacondicionamiento físico del producto.

Ubicación física en las áreas de almacén correspondientes.

Comunicación de la entrada al procesador de datos para la actualización de stocks.

Saneamientos Cárdenas, tiene relaciones estables con 12 o 15 proveedores, localizadas principalmente en Málaga, aunque también hay proveedores de Sevilla, Madrid, Barcelona y hasta de Santander, también mantiene contactos con otras muchas empresas fabricantes, para satisfacer las necesidades concretas de sus clientes. Entre el almacén y el autoservicio albergan 30000 referencias y su stock es gestionado por un sistema de códigos de barras.

Básicamente el sistema funciona de la siguiente manera: el encargado de almacén recibe el pedido en un aparato llamado PSION, que es un pequeño ordenador con capacidad de leer a través de infrarrojos las etiquetas que traen los albaranes. El sistema permite la lectura a través del código de barras, aunque lo normal es introducir el número de pedido manualmente.

Se revisa el pedido que todo sea correcto que coincida con el pedido solicitado por el departamento de compras. A continuación, una vez comprobado y suprimidas las anomalías se procede a su colocación en el almacén. Excepto en caso de productos nuevos, cada producto tiene una zona y un lugar preasignado dentro del almacén. Esta operación es realizada por los mozos de almacén, que conocen el lugar donde se debe colocar (o bien se le hace un hueco si fuera un producto nuevo). Aunque este sistema es capaz de reflejar las características del producto y de su fabricante, aun no es capaz de determinar su ubicación exacta, aunque se prevé su pronta implantación cuando el método de gestión esté completamente consolidado. El resultado que se consigue es un control completo de las existencias en tiempo real. El componente humano continúa siendo muy importante.

A partir de este momento el stock está disponible para la venta.

6.4 Sistemas de información para la administración de almacenes

La función de un sistema de administración de almacenes (WMS) es apoyar los procesos de almacenamiento en la cadena de abastecimiento. Su meta es encontrar la solución óptima a la configuración del almacén y agilizar el proceso de la gestión de inventarios. En la actualidad el rol que juegan los WMS, ha evolucionado, debido a que se puede desde administrar las órdenes de pedido, los recursos, las ubicaciones de los materiales y se puede integrar con el sistema financiero. Sin embargo, el propósito principal de un WMS es controlar los movimientos y almacenamiento de productos y/o materiales y sus transacciones asociadas (Min, 2007).

Según Min (2007) como mínimo un WMS debe:

Administrar y controlar las ubicaciones y los recursos del almacén.

Operar en tiempo real el control de los inventarios.

Automatizar los procesos de recepción, almacenamiento y expedición de mercaderías.

Sus ventajas serían minimizar las pérdidas de inventario, le reducir los costos operativos, incrementar la capacidad del almacén y la exactitud del inventario, un control de operación en tiempo real, e incrementara el nivel del servicio al cliente. Además el WMS impactará positivamente fuera de la organización, en la distribución y el control de las ventas.

Debe señalarse que los sistemas WMS pueden ser independientes o hacer parte de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y puede incluir una tecnología compleja como la identificación por radiofrecuencia (RFID) y reconocimiento de voz. Sin embargo, el principio básico del sistema de almacenamiento sigue siendo la misma, que es proporcionar información para permitir un control eficaz de los elementos ubicados en el almacén.

Para empezar, la aplicación de un WMS es a veces complejo (Faber, 2002). La implementación requiere la recolección de los recursos del almacén como recoger datos sobre las cantidades físicas, materiales, inventarios, así como es necesario definir las estrategias para el funcionamiento del almacén.

...