Archivo Combinado O Mixto

ARCHIVO COMABINADO O MIXTO

Este sistema se basa en una combinación de letras y números. Por ejemplo: A-25. Este sistema permite muchas variantes: letras seguidas de números, números seguidos de letras, una sola letra y varios números, un número y varias letras, etcétera.

Este sistema obliga a llevar paralelamente unas fichas o índice que sirven de referencia al tomar al tomar como referencia la primera clave. Tendremos que:

. A-25. Primero ordenar alfabéticamente.

. Si 25-A el criterio será el número.

USOS:

Esto va dependiendo la necesidad de cada empresa, ejemplo si estamos hablando de una empresa, donde se archivan los expedientes de los obreros el uso de este sistema podrá ser mediante el curp ya que contiene la combinación de letras y números.

de igual manera, podría ser usado en un hospital al archivar los expedientes de los pacientes por asunto, separando cada situación, ejemplo, embarazos, vacunas, enfermedades.

VENTAJAS

Confidencialidad, ya que solo las personas autorizadas y capacitadas tienen acceso a este tipo de archivos además de que son políticas de la empresa no brindar información a nadie y este sistema ayuda a mantener la confidencialidad ya que si se encontraran los expedientes por todas partes, todos tendrían acceso a la información.

Otra de las ventajas es que mantiene un orden ya que de igual manera si todos los expedientes estuvieran regados, se vería mal, daría un mal aspecto, además de que ya ordenados es más fácil la localización de los expedientes.

MATERIALES DE ARCHIVO

*gaveta 

*guía primaria

*guía secundaria

*carpeta

*marbetes de colores

PASOS PARA ARCHIVAR

1) Inspeccionar 

* Cerciórate de que la correspondencia está aprobada y lista para archivar.

2) Clasificar

* Es importante que determines el nombre, número o fecha con la cuál organizas los documentos; se colocan en grupos homogéneos de acuerdo con la entidad productora y con el sistema de organización que tengas en la empresa.

3) Distribuir

Después de clasificarlos los colocas en los distribuidores, según la organización inicial.

4) Archivar

* Finalmente los colocas en la carpeta interna correspondiente y esta, en el archivador.

CONCLUSION

En

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