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EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS

ACUERDO No. 060 del 30-10-2001

Este acuerdo establece pautas para la administración de las comunidades oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

De acuerdo a lo establecido por las leyes:

* 80 de 1989: crea el archivo general de la nación de Colombia.

* 594 de 2000:por medio de la cual se dicta otras disposiciones de archivo y se dictan otras disposiciones

* 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Artículo primero: establece los lineamientos que permiten a las unidades de correspondencia de las entidades públicas o privadas a cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, conservación, recepción y consulta de los documentos.

1. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, ,acumulados por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

2. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

3. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal.

4. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

5. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

6. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

7. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento en que las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Se hacen definiciones de los siguientes conceptos

8. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento en que , las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona, Remitente , Nombre de la Dependencia, etc.

9. Serie documental: unidades documentales, emanadas de un mismo sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

10. Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Artículo tercero: unidades de correspondencia.

Las tablas de retención pueden ser generales o específicas, Las generales se refieren a documentos administrativos, las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

Artículo cuarto: firmas responsables.

Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto

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