Archivo De España

La legislación archivística española ha evolucionado en una segunda fase con textos legales más elaborados, en algún caso una segunda ley de archivos (Cataluña y Extremadura), aunque las hayan promulgado unas pocas comunidades autónomas. Podemos relacionar las siguientes:

– Ley 2/1999, de 29 de marzo, del Patrimonio Histórico y Cultural de Extremadura.

– Ley 1/2001, de 6 de marzo, del Patrimonio Cultural del Principado de Asturias.

– Ley 10/2001, de 13 de julio, de Archivos y Documentos de Cataluña.

– Ley 3/2002, de 28 de junio, de Archivos de Cantabria.

– Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha.

– Ley 3/2005, de 1 de junio, de Archivos de la Comunidad Valenciana.

– Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears.

– Ley 2/2007, de 12 de abril, de archivos y patrimonio documental de Extremadura.

– Anteproxecto de Lei de Arquivos e do Patrimonio Documental de Galicia (Borrador de 17 de setembre).

– Anteproyecto de Ley de documentos, archivos y patrimonio documental de Andalucía

A este escaso número de leyes, en comparación con el decenio anterior, se ha sumado un mayor número de reglamentos:

– Decreto 76/1996, de 5 de marzo, del Sistema general de gestión de la documentación administrativa y la organización de los archivos de la Generalidad de Cataluña.

– Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León.

– Decreto 21/1996, de 6 de junio, por el que se regula la organización y funcionamiento del Sistema de Archivos Administrativos del Principado de Asturias.

– Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos Militares.

– Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

– Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de los servicios de archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco.

– Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

– Decreto 76/2003, de 12 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

– Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales.

– Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

En efecto, a un decenio largo (1984-1995) caracterizado por el predominio de la promulgación de leyes de archivos, ha seguido otro y medio en que se ha pasado a su desarrollo mediante la elaboración de reglamentos.

Si bien hay algunas leyes, como la de Cataluña, en que se trata de la gestión documental y de la necesidad de un sistema de gestión documental que esté presente desde la creación de documentos, en otras (Castilla La Mancha, Extremadura) se prescinde de toda referencia a la gestión documental y se prefiere regular el sistema de archivos a partir de la existencia de archivos de gestión.

Aunque en la Ley de Archivos de la Comunidad Valenciana se llega a definir la gestión documental, como parte de la gestión administrativa, se hace con poca utilidad (Antequera/Sanchís: 2004: 5). Por el contrario es en estos textos reglamentarios, en los que se utilizan frecuentemente las denominaciones de sistema de gestión documental (Canarias), sistema general de gestión de la documentación administrativa (Cataluña), sistema de archivos (Andalucía, Castilla y León), sistema de archivos administrativos (Principado de Asturias) y organización de los archivos (Canarias, Cataluña), donde más se desarrolla su aplicación.

Con estas denominaciones se están refiriendo a los archivos como centros archivísticos que dan curso al ciclo vital o a la continuidad de los documentos administrativos, por medio de sus servicios, desde el archivo de oficina o gestión, pasando por el archivo central e intermedio, hasta el histórico, si bien a este último sólo en el caso de que estos documentos se consideren de valor permanente. Estos centros forman parte de lo que se denomina la estructura del sistema de archivos. El desarrollo o desenvolvimiento de estos sistemas de archivos tiene lugar, en lo que se refiere a los últimos años, en un marco de críticas al principio del ciclo vital de los documentos por parte de archiveros australianos, quienes lo han sustituido por la teoría del records continuum (Peis, 2002).

En el modelo clásico de producción documental se produce una cierta fractura entre la generación de los documentos en el marco de la actuación administrativa y su posterior tratamiento en los centros de archivo. Con los documentos electrónicos se origina un nuevo modelo, basado en las Tecnologías de Comunicación e Información, que da lugar a una cadena sin fracturas, un ciclo único de producción, en el que las actividades de la gestión administrativa son capturadas y tratadas en los sistemas de archivos de las organizaciones correspondientes (Díaz, 2010).

Todo tratamiento archivístico requiere de unas actividades bien diferenciadas: organización (identificación, clasificación y ordenación), descripción, difusión, instalación, transferencia, valoración, selección y eliminación o, en su caso, conservación permanente, que se incluyen en un sistema de gestión documental.

El concepto de gestión documental, que busca otorgar una mayor eficacia y economía en el tratamiento de los documentos administrativos, se ha visto fortalecido con la incorporación progresiva de la administración electrónica. La fragilidad del entorno en el que se desenvuelven los documentos electrónicos determina la necesidad de mantener los controles adecuados desde el propio nacimiento del documento o incluso antes, porque si se crea sin ellos, es posible

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