Archivos Contables

http://www.ejrlb.net/medios/docs/206/tecnicas_de_archivo.pdf

Tabla de Contenido

Introducción 9

Convenciones 13

Objetivo General del Módulo 14

Unidad 1. LOS ARCHIVOS. CONTEXTO HISTÓRICO,

NORMATIVO Y TÉCNICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

JUDICIAL

15

Introducción 15

1.1 El contexto de la problemática documental de la Rama Judicial 17

1.1.1 Competencias a desarrollar 17

1.1.2 Los problemas a resolver 18

1.2 El por qué de la gestión documental y su impacto 21

1.3 Un poco de historia sobre archivos 25

1.3.1 Los archivos en el mundo. El Consejo Internacional de Archivos 26

1.3.2 Los archivos en América Latina (Asociación Latinoamericana de

Archivos)

26

1.3.3 Los archivos en Colombia (Archivo General de la Nación y Sistema

Nacional de Archivos)

27

1.3.4 Los archivos de la Rama Judicial 30

1.4 La gestión documental y la función pública 33

1.4.1 Código de ética del archivista 35

1.5 Normalización y regulación de los archivos en Colombia 38

1.5.1 La Constitución Política 39

1.5.2 La Ley General de Archivos y las políticas documentales 40

1.5.3 Marco normativo de los archivos en Colombia 42

1.5.4 Marco normativo de los archivos de la Rama Judicial 44

1.5.5 Marco normativo de los archivos de gestión y de las Tablas de

Retención Documental

47

1.6 Organización de la función archivo en la Rama Judicial 49

1.7 Principios básicos de organización de documentos de archivo 50

1.8 Elementos conceptuales y metodológicos para la organización técnica 52

7

de los archivos de gestión de la Rama Judicial

1.8.1 ¿Qué es un archivo? 53

1.8.2 ¿Qué es un documento? 54

1.8.3 ¿Cuáles son los fines y la importancia de los archivos? 56

1.8.4 ¿Cómo se administran, accede y consultan los documentos de archivo? 58

1.8.5 ¿Qué es la Gestión documental? 60

1.9 Ciclo vital de los documentos de archivo 62

1.9.1 El Archivo Total: Ciclo de vida de los documentos de Archivo 62

1.10 Ejemplos, ejercicios y casos prácticos 67

1.10.1 Constitución de Archivos de Gestión 67

1.11 Síntesis de la unidad 69

1.12 Autoevaluación de la Unidad 72

Unidad 2. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN:

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

73

Introducción 73

2.1 Los archivos de gestión administrativos y judiciales 74

2.1.1 ¿Qué son los archivos de gestión de la Rama Judicial? 74

2.1.2 Clases y tipos de archivo en la Rama Judicial 76

2.1.3 Modelo de archivo para la Rama Judicial 78

2.2 Diagnósticos de necesidades en archivos de gestión 79

2.3 Tablas de Retención Documental 81

2.3.1 Tablas de Retención Documental (TRD) de la Rama Judicial 81

2.3.2 Codificación de las Tablas de Retención Documental 85

2.3.3 Estructura de una Tabla de Retención Documental 87

2.4 Utilidad de las Tablas de Retención Documental 92

2.5 Procedimiento para la elaboración de una Tabla de Retención

Documental (TRD)

93

2.6 Procedimiento para la validación y aprobación de una Tabla de

Retención Documental

98

2.7 Organización de los Archivos de Gestión a partir de las TRD 99

2.7.1 Aplicación de los principios archivísticos de procedencia y de orden

original a la clasificación y ordenación documental

99

2.7.2 Procedimiento para la aplicación de una Tabla de Retención

Documental

100

Difusión de las Tablas de Retención 102

8

Capacitación y elaboración de los instructivos 102

Planeación de la organización física de los documentos de gestión 103

Reunión de las Series y Subseries documentales 104

Organización de los expedientes 105

Organización de las comunicaciones oficiales 106

Organización del material gráfico 107

Depuración documental 107

Marcación de las unidades de conservación (cajas y carpetas de

archivo)

108

Ubicación de los documentos en los muebles de archivo 110

Acompañamiento y Seguimiento 112

2.8 Procedimiento para la actualización de una Tabla de Retención

Documental

114

2.9 Responsables de las Tablas de Retención Documental 115

2.10 Archivos facilitativos 116

2.10.1 Los archivos facilitativos y su papel en la gestión documental 116

2.10.2 Procedimiento para la organización de los archivos facilitativos o

documentos de apoyo

116

2.11 Ejemplos, ejercicios y casos prácticos 117

2.11.1 Ejercicio 117

2.12 Síntesis de la unidad 119

2.13 Autoevaluación de la unidad 121

Unidad 3. PAUTAS PARA LA GESTIÓN Y PRESERVACIÓN DE

ARCHIVOS

122

Introducción 122

3.1 Procedimientos técnicos para los archivo de gestión 123

3.2 Depuración de archivos 124

3.3 Foliación de Documentos 125

3.4 Selección Documental 128

3.5 Eliminación Documental 130

3.6 Transferencias Documentales 132

3.7 Inventario Documental 138

3.8 Los archivos acumulados y su incidencia en la gestión documental 142

3.9 Organización del archivo central y del archivo histórico 143

9

3.10 Gestión de comunicaciones oficiales 143

3.11 El impacto de la tecnología en la gestión documental 145

3.12 Servicio de archivos 150

3.13 Conservación documental de archivos de gestión 153

3.14 Planeación, ejecución, seguimiento y mejoramiento de la función

archivo

160

3.15 Ejemplos, ejercicios y casos prácticos 163

3.15.1 Análisis de caso 163

3.15.2 Ejercicio 164

3.16 Síntesis de la Unidad 165

3.17 Autoevaluación de la unidad 168

GLOSARIO 170

BIBLIOGRAFÍA 177

ANEXOS 181

Lista de Cuadros

Cuadro No. 1. Ciclo vital del documento de archivo administrativo y judicial 66

Cuadro No. 2. Problemática general de la gestión documental judicial 69

Cuadro No. 3. Gestión Documental. 70

Cuadro No. 4. Proceso de organización de un archivo por Series 71

Cuadro No. 5. Codificación de Series y Subseries Documentales 86

Cuadro No. 6. Formato de una Tabla de Retención Documental-TRD 91

Cuadro No. 7. Marcación de cajas de archivo 112

Cuadro No. 8. Procedimiento de las Tablas de Retención Documental-TRD 119

Cuadro No. 9. Formato único de inventario documental 141

Cuadro No. 10. Procesos técnicos de archivo 166

Cuadro No. 11. Factores clave de la gestión documental 167

10

Lista de Ilustraciones

Ilustración No. 1. Los archivos de la justicia 17

Ilustración No. 2. Archivos en el mundo 25

Ilustración No. 3. Ética en Archivos. 35

Ilustración No. 4. Regulación de los archivos 38

Ilustración No. 5. Múltiples significados de archivo 53

Ilustración No. 6. El documento y sus soportes 54

Ilustración No. 7. Cómo se elabora una TRD 93

Ilustración No. 8. Las TRD una herramienta interdisciplinaria 98

Ilustración No. 9. Clasificar y ordenar 99

Ilustración No. 10. Aplicar la TRD 100

Ilustración No. 11. Selección natural (depuración) 108

Ilustración No. 12. Rotulación de carpetas 110

Ilustración No. 13. Marcación de muebles de archivo 111

Ilustración No. 14. Cómo foliar documentos 125

Ilustración No. 15. Destrucción física de documentos 130

Ilustración No. 16. Programación de transferencias documentales 132

Ilustración No. 17. Inventariar archivos 138

Ilustración No. 18. Los archivos y las nuevas tecnologías de la información 145

Ilustración No. 19. Formas de proteger los documentos 153

Ilustración No. 20. Conceptos básicos de la gestión documental 170

11

Introducción

El Módulo de Técnicas de Archivos hace parte del Plan de Formación Integral para funcionarios

y empleados de la Rama Judicial, que coordina de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”. Se

diseñó con el propósito fortalecer las funciones administrativas y judiciales, a través del

mejoramiento y unificación del registro, control, organización y administración de la

documentación judicial y administrativa, como lo dispuso la Sala Administrativa del Consejo

Superior de la Judicatura.1

Estos fines serán posibles si se cuenta con un conjunto de reglas y técnicas de archivo comunes a

toda la gestión documental judicial, y con el compromiso de sus empleados y funcionarios en

llevarlas a cabo en todas sus áreas y especialidades de trabajo.

La justicia es sin duda uno de los pilares de las sociedades modernas, con el objetivo de

contribuir al equilibrio del orden social. Parte esencial de la administración de justicia está

constituida por los diversos testimonios que fundamentan las decisiones de los jueces y

magistrados. Sin estos registros, la imparcialidad de la justicia se vería cuestionada. Los hechos

judiciales están íntimamente ligados a sus soportes. Por lo tanto, los archivos judiciales

responden a una misión vital de la organización de las sociedades.

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