Aspectos Generales Para Las Cartas

ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES

En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en esta guía pueden imprimirse por ambas caras de la hoja.

NOTA.- Con el fin de usar papel adecuado para la conservación y archivo de este documento, veánse la NTC 4436, el Artículo 9 del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nación (AGN) y el Anexo B informativo de esta norma.

1. ZONAS

1.1. Zona 1

Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14 cm. Horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm. Y 4 cm. Verticales desde el borde superior.

1.2. Zona 2

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm. y 2 cm. desde el borde inferior de la hoja y centrado.

1.3. Zona 3

Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria de la zona 1.

2. MÁRGENES

Se recomiendan los siguientes márgenes:

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes laterales sean simétricos a 3 cm.

NOTA. En el computador se trabaja con páginas paralelas, convirtiéndose el margen izquierdo en interno y el derecho en externo.

Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o computador). Este espacio es para la razón social de la organización a la cual pertenece el documento que se va a generar. Así mismo, para el margen inferior se dejan entre 2 cm y 3 cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado también por el procesador de texto o computador) y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a los márgenes laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3 cm y 4 cm y a la derecha entre 2 cm y 3 cm, dependiendo del tamaño de encabezado y pie de página.

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