Aspectos Positivos Y Negativos De Un Proceso Archivistico

1. ¿Cuáles serían los aspectos positivos que trae la implementación del proceso archivístico?

Pues es cuestión de generalizar observando detenidamente el progreso de nuestra empresa o el caso contrario, evidenciando los detalles que cada dependencia gestiona; ya positivamente hablando podemos decir que mejora el flujo de trabajo en cuanto a los tramites que necesite la documentación enviada o recibida y demás, luego facilita infinitamente las consultas de los diferentes tipos Documentales que se manejen así como las series y subseries; fácil ubicación y acceso organizado a todo el PGD.

De todo lo anterior surge la implementación en las empresas públicas y privadas al darse cuenta de la gran importancia de la implementación de los principios archivísticos contemplados en la Organización Documental, vista como una herramienta útil pero al de pronto sin comprender la magnitud de su alcance y finalmente desconociendo su finalidad o meta principal, pero igualmente es considerable destacar la importancia de las Transferencias Documentales que aportan como los procesos o procedimientos en sentido global de la organización el cumplimiento esencial de su ser.

2. ¿Qué aspectos considera negativos dentro de la aplicación del proceso archivístico?

Los aspectos negativos pueden ser la reacción de algunas personas involucradas en el proceso de implementación, ya que tal vez desconocen la cobertura de esta y pensaran que no es más que interrumpir su labor, también la falta de recursos que en ocasiones no se asignan para desarrollar mejor la aplicación de estos procesos archivísticos; incluyendo de igual forma el espacio de infraestructura y las condiciones optimas para la conservación del resultado de la implementación previa. Por lo demás solo se puede decir que son aspectos positivos por lo que en general esto trae consigo más que perjuicios, beneficios.

¿Cuál es la importancia de aplicar series, subseries a los fondos acumulados para la Organización Documental?

La identificación de series es fundamental para clasificar, describir, seleccionar, acceder y difundir la documentación codificada teniendo en cuentas las TRD, por el asunto o el tema permitiendo facilitar la localización y recuperación de la información.

2. Seleccione una empresa que usted conozca y mencione ¿Cómo se refleja la implantación de las Transferencias Documentales? ¿Cumple con los requisitos para ser efectuadas estas transferencias?

Empresa porvenir el departamento de gestión humana recibe y genera los siguientes documentos : hojas de vida, historias laborales, contratos laborales, afiliación a EPS arp y fondos de pensiones , llamados de atención, liquidaciones entre otros lo que hace es comenzar a organizar estos documentos teniendo en cuenta el ciclo de vital de documentos para saber a qué archivo corresponde después se aplican las TRD para saber las secciones y subsecciones luego se codifican para poder identificar y codificar dichas secciones, después se codifican las series y subseries y después la retención documental y disposición final de las series y subseries para determinar el tiempo que se deben conservar las agrupaciones documentales.

3. Mencione y explique 3 pasos que considera fundamental en las Transferencias Documentales para El arreglo de la documentación en la empresa para la cual labora

• Revisar todos los expedientes que se van a transferir para comprobar su existencia.

• Comprobar que no falte ningún documento dentro de cada expediente y que estén perfectamente organizados.

• Si falta algunos documentos o expediente completo debe aparecer constancia de la persona que se responsabilizó con su salida para proceder a su reclamación y devolución a su sitio

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