CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO

CONCEPTO DE DOCUMENTO

El término documento es patrimonio de muchas ciencias. Cada una de ellas acentúa un matiz o una característica de su concepto. Por ello trataremos de ubicar la definición de documento de archivo en un contexto que nos sirva para entender mejor su significado.

Etimológicamente la palabra documento está relacionada con el verbo docere, en latín y viene a significar pequeña enseñanza. Advierte el lector que es la misma raíz de docente, doctrina, doctor, docto...

A continuación van las acepciones o significados que el término documento tiene para otras ciencias o disciplinas. Han sido ordenadas comenzando por la significación más amplia y comprensiva y terminando por la más estricta y restringida. Esto nos sirve para ubicar mejor el documento de archivo en esa constelación semántica.

Para los documentólogos: Profesionales de Ciencia de la Documentación- documento es cualquier soporte, de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia. Es la acepción más amplia posible para la palabra documento. Todo ser físico es un documento, con la única condición de que haya alguien que se interese por él. En esta acepción, documento se aproxima al concepto de comunicación que, sin embargo, siendo más amplio, porque no requiere que el mensaje esté adherido al soporte.

Desde esta perspectiva, el documento puede ser definido como una comunicación fijada, grabada, adherida a un soporte. Todo documento es, pues, una comunicación, pero hay comunicaciones que no son documentos, como las señales del semáforo o las transmisiones orales- aun radiales y televisivas- que no se graben o registren en un soporte.

Para los historiadores: Documento es cualquier soporte que lleva fijada una información que está referida a un pasado humano. Es todavía un concepto más amplio. A la definición de los documentalistas se agregan dos condiciones: que informe sobre el pasado-no sobre el presente- y que haga referencia al hombre, de alguna manera. No son documentos para los historiadores, si hablan de la evolución física del planeta Tierra o de los animales.

Para los museólogos: documento es cualquier soporte que lleve fijada una información tal que sea posible exhibirlo en un museo, en un jardín botánico o en un zoológico. Una montaña o una estrella no son documentos para los museólogos.

Para los bibliotecarios: documento es un soporte que lleva un texto preparado para fines culturales, docentes, narrativos o de investigación y está destinado a muchos lectores –no usuarios- y que, por ello, se edita y publica. También pueden los documentos para bibliotecarios ser descritos del siguiente modo: Cada uno de los ítems que constituyen el material bibliográfico: libros, folletos, publicaciones periódicas. En general estos documentos tienen como soporte papeles impresos, pero existen microfichas y más modernamente disquetes para lectura en pantallas.

Los documentos bibliotecológicos presentan, a muy grandes rasgos, dos características diferenciales con los documentos de archivo:

-Son redactados como objeto o producto de una decisión del autor que pretende crear un material bibliográfico.

-Se pretende en grandes cantidades, para vender o distribuir a lectores, no usuarios.

Desde el punto de vista de la amplitud del contenido del término, éste es el lugar del documento para archiveros o administradores de documentos y archivos.

Para los juristas: es un soporte que lleva fijado un texto que goza de valor legal para imponer algo o para probar un hecho. Estos documentos todavía requieren el soporte papel, a pesar de que, en juicio, pueda el juez aceptar un documento fotográfico, sonoro o magnético.

Para los diplomatistas: es un proceso que lleva fijado un texto escrito, referido a un hecho de naturaleza jurídica que se presenta con arreglo a formalidades determinadas y tienen como fin ser instrumento de prueba. Una carta familiar o un comprobante de pago común no son documentos. Es la definición más estricta del término documento, porque es la que exige más requisitos. Son documentos por excelencia para los archiveros porque son los que tiene una vinculación expresa y formal con el acto del que nacieron. Por eso leamos esta página de Luciana Duranti de su obra Diplomática:

“¿Qué es un documento? Tradicionalmente el término se refiere a muchas fuentes de evidencia. Entonces, necesitamos especificar que la Diplomática estudia el documento escrito, es decir, la evidencia que se produce sobre un soporte (papel, cinta magnética, disco, etc) por medio de un instrumento de escritura (lápiz, lapicero, máquina de escribir, impresora, etc) o de un aparato que graba imágenes, datos y/o voces...

Cualquier documento escrito en sentido diplomático contiene información transmitida o descrita por medio de reglas de representación que son en sí mismas evidencias del intento de transportar información: fórmulas, estilos burocráticos y literarios, lenguaje especializado, técnicas de entrevista y cosas por el estilo. Estas reglas que llamamos formas, reflejan estructuras políticas, legales, administrativas y económicas así como cultura, hábitos, mitos y constituyen una parte integrante del documento escrito porque formulan o condicionan las ideas o los hechos que elegimos para que sean el contenido de los documentos. La forma de un documento es por supuesto al mismo tiempo física e intelectual. Una analogía con la arquitectura nos ayudará a clarificar este concepto vital.

Reconocemos una iglesia como tal, a causa de su aspecto o forma física que presenta ciertos elementos convencionales o rasgos distintivos tales como una campanario, pero vamos a identificar y comprender el pleno sentido de una iglesia en particular, su contexto cultural por la manera en que estos elementos convencionales están expresados en el diseño de su arquitectura, esto es, por su forma intelectual. Por supuesto, una iglesia puede no presentar ningún rango convencional y sin embargo ser una iglesia por su contenido. Por ejemplo: el sagrario puede simplemente estar en un altar provisorio, en un galpón, a causa de que el culto está prohibido. El sentido pleno de “iglesia” puede ser captado solamente si se refleja en los dos aspectos, la construcción física y el ordenamiento de su contenido. Como un edificio, el documento tiene un aspecto externo, que es su forma física, una articulación interna que es su forma intelectual y un mensaje para transmitir que es su contenido. Es imposible comprender el mensaje plenamente sin la comprensión de su aspecto externo y la articulación que el autor eligió para expresarlo”.

EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

DEFINICIÓN:

Documento de archivo es un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tienen como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información, útil para el trámite.

“Soporte modificado por un texto a él adherido”. Es la definición de documento, en general.

“Que surge”. Es un modo inespecífico de expresar la relación del documento con la institución o persona que realiza la actividad administrativa. Otros autores describen más explícitamente diciendo “producido o recibido”.

“Como resultado de una actividad administrativa”. Es el núcleo central y la característico de la definición. Ninguna otra profesión o ciencia llama documento, como propio de su profesión a éste que forma parte de una tramitación.

Esta definición habla de la actividad administrativa, eludiendo intencionalmente la mención de una entidad o institución. ¿Puede un documento de archivo existir sin vinculación con una entidad, sólo producido o recibido entre personas físicas? En general, la bibliografía más actual tiende a decir que si.

No vamos a profundizar el sentido de lo que es una “actividad administrativa”. Basta decir que es una tramitación o gestión que pretende un fin utilitario y práctico, no cultural o especulativo.

“Y tiene como fin”. La definición se completa con el fin al que se destinan los documentos de archivo, en contraposición a los documentos de otras profesiones. Enumeramos taxativamente tres fines u objetivos.

“Impartir una orden”. Puede decirse mejor “asentar la voluntad de la autoridad con intención de que sea obedecida”. Son los documentos dispositivo -leyes, decretos, ordenanzas, sentencias, etc- de los que hablaremos más adelante.

“Probar algo”. Hay documentos que hacen fe, testimonian. Los diplomatistas los llaman documentos testimoniales: actas, registros, etc.

“Meramente transmitir una información”. Todo documento es, de alguna manera informativo. Por eso se agrega el adverbio meramente. Esta frase se refiere a aquellos documentos informativos que solamente llevan noticias, sin gozar del atributo de hacer fe, ni de imponer la voluntad de la autoridad: informes, telegramas, cartas, etc.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Las clasificaciones planteadas en esta guía de estudio son facetadas, es decir, relacionadas con distintos puntos de mira. Una característica de estas clasificaciones facetadas es la necesidad de mencionar el enfoque o motivo de la división, porque es precisamente el punto de mira. Este

...