El archivo de documentos

INTRODUCCIÒN

El archivo de documentos en una empresa es un proceso indispensable para la continuidad y crecimiento en la administración, a fin de garantizar la exactitud de las operaciones realizadas dentro de la empresa. De esta forma, el concepto tradicional de archivos (en especial los administrativos) mayormente conocidos se ha diversificado según se trate del tipo de archivo y la institución a la cual pertenecen.

La investigación que se presenta bajo la modalidad de Proyecto Factible está orientada al logro de un mejor control y manejo del archivo de materiales del departamento de compras de la empresa BARIVEN, S.A. La misma está estructurada en seis capítulos los cuales se describen a continuación:

Capítulo I: El problema, en este se detalla en forma clara y precisa la problemática presentada en la empresa. En él se señala en planteamiento del problema como tal, identificando los factores incidentes para el mismo, así como también la justificación y propósito del estudio. Capítulo II: Marco Teórico Referencial, está conformado por los antecedentes históricos de la investigación, las investigaciones previas, las bases teóricas, las cuales sustentan la investigación y la definición de los términos básicos.

Capítulo III: Marco Metodológico, muestra el tipo y el diseño utilizado para la investigación, tipo de población y muestra utilizadas para la recolección de datos, el análisis de resultados y método que se utilizó para obtener la información necesaria; Capítulo IV: en este capítulo se realiza el análisis de los resultados una vez aplicado el instrumento, el cual se estableció en el capitulo anterior. Se presentan la graficación de cada uno de los resultados emitidos.

Capitulo V: contiene las conclusiones y recomendaciones a las cuales llegó el investigador, toda vez que ya han sido analizados todos los resultados alcanzados. Finalmente se presenta el Capítulo VI contentivo de la propuesta como tal, la misma consistió en un Manual de Normas y Procedimientos que fue diseñado de acuerdo a los objetivos previstos y a los resultados del diagnostico previo aplicado.

De igual manera se da a conocer las referencias bibliográficas que fueron consultadas para dar apoyo a la investigación.

CAPÌTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Los archivos en el siglo XXI han adquirido una nueva connotación acorde con las necesidades de las instituciones públicas, privadas y de la sociedad en general. Los archivos administrativos son los depositarios iníciales de la documentación que traspasará la barrera del tiempo para convertirse en histórica. Para lograrlo es necesario tomar las medidas que sean necesarias para evitar que la documentación depositada en los archivos administrativos con posible valor histórico sea destruida tanto por desastres naturales como por las acciones intencionadas del hombre. Los archivos administrativos requieren de personal preparado para enfrentar los nuevos retos que plantea el desarrollo informático, su conservación, utilización y sobre todo que sea capaz de establecer los criterios adecuados para distinguir aquella documentación que posea valor histórico de la que solo tiene fines de carácter administrativo o informativo.

Sin embrago, los archivos administrativos no solo soportan documentación histórica sino que además pueden servir de soporte técnico para la búsqueda de soluciones en los departamentos de las empresas. La organización es factor importante y sinónimo de progreso en una institución, de allí se desprenden los criterios de formación empresarial, al mismo tiempo que facilita la apertura de nuevas oportunidades de negocio, ya que ofrece al cliente capacidad de respuesta y coordinación en sus acciones. De tal manera que un archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa las acciones y hechos por las que fueron elaborados conforme a las funciones asignadas; es íntegro por estar completo y sin alteraciones. También este debe estar a disposición del usuario, es decir, debe ser fácilmente localizado, recuperado, presentado o interpretado.

Estos tres conceptos, son la base que busca garantizar que los documentos en un expediente tengan un ordenamiento conforme al proceso histórico de las acciones administrativas y que durante la existencia del expediente, se respete el orden histórico y secuencial del trámite que refleja.

Según Máximo (2004) los archivos contienen información que se constituye en un recurso valioso y en un activo importante del Instituto, que además le permiten: conducir sus funciones de manera ordenada, eficiente y transparente, prestar servicios de forma consistente y equitativa, fundamentar y documentar el desarrollo de políticas y la toma de decisiones administrativas.

Además de facilitar el desarrollo efectivo de actividades, proteger los intereses de la Institución y los derechos de servidores públicos, usuarios o de sus representantes legales, mantener la memoria institucional y colectiva.

Las empresas con un archivo ordenado de manera eficiente y de acuerdo a las exigencias que se plantearon anteriormente funcionan, de tal manera que ahorra tiempo al personal y prestan un mejor servicio bien sea a los clientes o a los usuarios del mismo.

Siendo el archivo la representación memorística de la empresa guarda gran relevancia, debido que a través de este proceso se evidencia la organización de la misma, y en gran parte la cultura organizacional, debido a que expresa: sistematización, control y orden, lo que en BARIVEN ,S.A se evidencia como una debilidad, motivado al constante caos que tiene la desorganización de los expedientes que requieren ser archivados. Esto se detecta cada vez que es requerido un documento, el cual no representa una tarea fácil, por ello se manifiesta la necesidad de implementar un sistema que conlleve a los procedimientos adecuados para el manejo, uso y control del archivo del departamento de compras de la empresa en cuestión.

El orden como se expresó anteriormente es factor importante dentro de la organización y crecimiento de la empresa, especialmente para aquellas muy grandes que requieren del manejo de considerable documentación y por ende del archivo y fácil localización de los mismos.

La problemática planteada requiere de un diagnostico exhaustivo previo a la propuesta para dar solución al mismo, se avanza hasta la primera parte del proceso DOFA, que corresponde a la lluvia de ideas que culmina en la construcción de la matriz básica de diagnóstico, mejormente conocida como Matriz DOFA.

Ante la situación planteada cabe plantear los siguientes interrogantes:

¿Cuenta el Departamento de Compras de la Empresa BARIVEN, S.A. con un archivo organizado?; ¿Implementar una matriz DOFA en el diseño del Manual de Procedimientos facilita el diagnostico previo de la situación actual del archivo?; ¿Tiene el personal del Departamento de Compras de la empresa BARIVEN ,S.A. conocimientos en cuanto al manejo, uso y control de archivos administrativos?

Objetivos de la investigación

Objetivo general

Diseñar un Manual de Normas y procedimientos para el manejo, uso y control del archivo del departamento de Compras de la empresa BARIVEN,S.A.

Objetivos específicos:

- Diagnosticar los procedimientos de archivo empleados actualmente en el Departamento de Compras de la empresa BARIVEN S.A

- Elaborar el Manual de Normas y procedimientos para el manejo, uso y control del archivo en el departamento de Compras de la empresa BARIVEN,S.A, empleando la Matriz DOFA para el diagnostico previo de la situación.

Justificación de la investigación

Los documentos del Departamento de Compras de cualquier empresa deben estar ubicados en un lugar de fácil acceso, ordenados bien sea por clientes, proveedores, facturas o de cualquier otra manera que facilite las labores del personal que amerite trabajar con ellos. El departamento de Compras de cualquier empresa generalmente tiene que acumular facturas, ordenes de compras, cotizaciones y licitaciones.

Es cierto que no es fácil mantener estos papeles todos en un sitio ordenado, sin que ninguno de ellos en algún momento llegue a traspapelarse, sin embargo existen métodos eficaces para mantener estos en el mismo lugar y al alcance de la mano del usuario. Los estándares de los nuevos tiempos en cuanto a archivo se refieren hacen cada día más fácil el ordenamiento de los mismos y como consecuencia facilita la labor del archivista. Teniendo todo en su lugar se pierde menos tiempo, que puede ser utilizado en cualquier otra labor importante dentro del departamento, de igual manera disminuye el tiempo de espera del cliente que requiera de una respuesta pronta a sus exigencias.

La investigación está justificada debido a que en el Departamento de Compras se presenta la problemática de un archivo desordenado, en el cual es imposible localizar nada en el lugar en donde debería estar, los documentos que deberían estar al alcance de la mano para realizar el trabajo propio del departamento se encuentra generalmente archivado en donde menos debería estar, por tal motivo al momento de realizar los trabajos que se requieren con dicha documentación primero hay que comenzar por buscar en todos los expedientes o carpetas del archivador

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