Archivo Y Conservacion De Documentos

1. Diagrama que ilustra los pasos a seguir con el tratamiento de las hojas de vida que ingresan a la empresa.

2. Un listado de recomendaciones para las adecuaciones que debe tener en cuenta para organizar el cuarto en el cual se tienen conservados los documentos.

3.

Los edificios y locales destinados a ser sede de los archivos deberán cumplir las condiciones técnicas mínimas que garanticen la conservación de sus documentos.

• Que el sitio del archivo tenga un ambiente limpio, libre de polvo, con luz, humedad y temperaturas controladas.

• La humedad ideal para un ambiente de conservación esta entre el 30 y el 50% de humedad relativa, debe tener una mayor estabilidad y menor variación.

• Debe estar protegidos de la luz ultravioleta de los rayos solares

• Se debe proteger con cortinas especiales que filtren la luz ultravioleta.

• La luminosidad debe estar controlada, debe estar por el orden de los 50 Lux.

• No usar luces alógenas, son poco recomendadas.

• La temperatura entre más baja más favorece la preservación de los documentos, entre 18° y 20° es correcto.

4. Legislación aplicable en la conservación y disposición final de

Constitución política de 1991

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables

Artículo 70 CN párrafo 2: la cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. el estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. el estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la nación.

Artículo 71 La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.

Artículo 72 El patrimonio cultural de la nación está bajo la protección del estado.

Ley 47 de 1920 Protección del patrimonio documental y artístico.

Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1,2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el gobierno nacional.

Ley 80 de 1993

Artículo 39. Segundo párrafo. las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales

Decreto 2527 de 1950 Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados

Decreto 3354 de 1954 Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

Decreto 264 de 1963 Defensa y conservación patrimonio

Decreto 960 de 1970 Decreto 960 de 1970

Decreto 2620 de 1993 Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artículo 134. Conservación y destrucción de libros

Decreto 998 de 1997 Transferencias documentales secundarias

Decreto 1145 de 2004 Guarda y custodia hojas de vida

Acuerdo AGN 007 de 1994 “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 18. Crea el comité evaluador de documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos

Artículo 23 Valoración documental”. ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.

Artículo 25 Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico

Acuerdo AGN 08 de 1995 Transferencias

...