Catalogacion De Materiales

CONCEPTOS DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES

Podemos denominar catalogación de un material a la numeración, nominación y especificación del mismo, de manera de poder identificarlo mediante un código, un nombre y una descripción.

Con la catalogación se persigue la creación de un lenguaje único que simplifique todo el control administrativo de los artículos y especialmente la adquisición de los mismos.

En el proceso de catalogación, por un lado se especifican datos técnicos de dimensión, calidad, estructura, etc. que definen las características de los materiales/ objetos considerados y por otro se realiza la normalización de dichos elementos, o sea se establece un estándar que define cada producto normal o tipo.

Fundamentos de la Catalogación:

Clasificación de los materiales / objetos considerados, con posibilidad de presentar “subclasificaciones” de manera de organizarlos de manera jerárquica, facilitando su ubicación. A la estructura de clasificación podríamos denominarla de grupos / subgrupos.

Generación de descripciones a partir de la definición de “plantillas” de información. Generación de un código, en base a los grupos, plantillas, e información del artículo.

Beneficios de la Catalogación:

• Generar un lenguaje único para la definición de ítems de manera simple y accesible para todos los usuarios.

• Generar descripciones estándar de cada uno de los elementos de una familia.

• Prevenir la generación de descripciones incompletas de los mismos.

• Facilitar el proceso de compra de dichos elementos.

• Posibilidad de evaluar el intercambio de artículos provenientes de distintos fabricantes.

• Permitir la correcta identificación y control de los artículos, posibilitando la

racionalización de sus inventarios.

• Reducir el número de ítems duplicados.

Beneficios Adicionales si se utiliza un Sistema Informático de Catalogación:

• Generación automática del código y la descripción de los distintos ítems.

• Rápida catalogación y recatalogación.

• Posibilidad de tratamiento masivo de las descripciones.

• Facilidad para la participación de varios supervisores, catalogadores, auditores, etc. sin

desvíos en la normalización del catálogo, inclusive trabajando en distintas ubicaciones

geográficas.

• Posibilidad de generar automáticamente las descripciones en un idioma alternativo.

Catalogación de artículos:

Se procede a asociar a cada artículo una determinada plantilla y a especificar los valores que corresponden a los parámetros establecidos para esa plantilla. El sistema se encarga de definir automáticamente el código, una descripción completa, una descripción reducida, etc.

Información adicional que podría suministrar el catálogo para cada artículo:

• Equipos en que se utiliza el material

• Fabricante

• Código de fabricante

• Unidad de medida

• Diagramas o fotografías

• Documentos asociados

• Estado (nuevo, reparado, etc.)

• Otros valores

Veamos algunos ejemplos que nos indican la importancia de un buen proceso de Catalogación:

Códigos duplicados de repuestos que generaban por un lado excesivo inventario de materiales, aparentemente sin movimiento, y por otro demoras en trabajos de mantenimiento por faltante de materiales, cuando en realidad los mismos estaban disponibles en stock con una identificación incorrecta.

Requerimientos pasados a Compras en los que se solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto código / descripción.

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