Clasificación De Los Documentos

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

SEGÚN SU CLASE: Documentos textuales y documentos no textuales.

Documentos textuales: presenta la información en forma escrita la cual debe leerse Ej.: libros, revistas, documentos administrativos etc.

Documentos no textuales: estos documentos deben verse, oírse o manipularse Ej.: iconográficos, sonoros, audiovisuales, magnéticos y materiales.

• Documentos iconográficos: como imágenes, avisos, pancartas, mapas, planos, cuadros diapositivas etc.

• Documentos sonoros: tales como: discos, cintas grabadas.

• Documentos audiovisuales: combinan el sonido con la imagen: películas, video-casetes, video- discos, cintas.

• Documentos Magnéticos: son los programas que permiten realizar los diferentes trabajos informáticos. Ej.: Word, Excel, power point etc.

• Documentos materiales: es la base física del documento: EJ: objetos, muestras, obras, maquetas, trabajos etc.

SEGÚN SU FORMA DE TRANSMISIÓN: Original, copia, borrador y minuta.

Original: es el ejemplar de un documento autentico en el cual las firmas son originales y se puede identificar fácilmente que tipo de bolígrafo se utilizo.

Copia: es un ejemplar del documento original el cual contiene el mismo texto pero al observarlo las firmas y demás notamos que es copia.

Borrador: es un documento previo al ejemplar original.

Minuta: enumeración de asuntos que deberán volcarse en el original.

SEGÚN SU CONTENIDO: Documentos dispositivos o imperativos, testimoniales o probatorios, informativos o noticiosos, sustantivos o característicos y comunes o facilitativos.

Documentos dispositivos o imperativos: son mas que todo judiciales Ej.: leyes, decretos, normas, sentencias, circulares, la iglesia, etc.

Documentos testimoniales o probatorios: es cuando la autoridad da fe de algo Ej.: registro civil, diplomas, certificados judiciales etc.

Documentos informativos o noticioso: es cuando un sujeto asienta una información o noticia Ej.: cartas, notas, presupuesto, tiquetes de compra etc.

Documentos sustantivos o característicos: son las funciones para las cuales existe la institución Ej.: los cuadros de tarifas etc.

Documentos comunes o facilitativos: sirven de funciones de apoyo para los administrativos Ej.: libros de contabilidad, patrimonio etc.

SEGÚN SU GRADO DE ACCESIBILIDAD A LOS USUARIOS: Publicados, de libre acceso, no clasificados con grado de confidencialidad y confidenciales.

Documentos que deben ser publicados: se deben publicar las leyes y gran parte de los decretos para que los ciudadanos los conozcan.

Documentos de libre acceso: no son promulgados pero quien los necesita los puede pedir.

Documentos no clasificados con grado de confidencialidad: estos documentos son personales y solo lo pueden ver el interesado y las personas que intervinieron en esa labor.

Documentos confidenciales: solo lo pueden consultar los funcionarios involucrados en la tramitación o pueden ser comunicados a profesionales Ej.: médicos, abogados, etc.

SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O AUTOR: Públicos y privados.

Documentos públicos: son los que proporcionan las entidades del gobierno u oficiales tales como: escrituras de compra venta

Documentos privados: se originan en la empresa privada ejemplo: cartas, facturas de venta, contratos etc.

SEGÚN SU FUNCIÓN EN EL TIEMPO: Vitales, importantes, útiles y no esenciales.

Documentos vitales: permanecen en la empresa mientras está este activa Ej.: actas de constitución, escrituras, licencias etc.

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