CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

TEMA: CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

Clasifica cada documento según los factores de clasificación que aparecen en el siguiente cuadro.

Documento

Factor de Clasificación

Forma de Transmisión

Clase

Ente Productor

Grado Accesibilidad a los Usuarios

Contenido

Fotocopia de Licencia de Construcción Copia Textual Publico Confidencial Testimonial o Probatorio

Acta de Grado Copia Textual Publico Confidencial Testimonial o Probatorio

Circular Normativa Copia Textual Publico Libre Acceso Dispositivo o Imperativos

Contrato de Arrendamiento Original Textual Privado N clasificado con grado de confidencialidad Testimonial o probatorio

Certificado de Defunción Original Textual Publico N clasificado con grado de confidencialidad Testimonial o probatorio

Documento

Factor de Clasificación

Clase

Forma de Transmisión

Contenido

Grado Accesibilidad a los Usuarios

Ente Productor

Planos de una Obra Iconográficos Original Sustan-tivos o caracteris-ticos Confidenciales Privados

Microfilme con comprobantes de egreso de 2005 Iconográficos Original Testimo-nial o probatorio Confidenciales Privados

Acta de comité paritario de salud ocupacional Textual Original Testimo-nial o probatorio Confidenciales Privados

Cuenta de cobro Textual Original Testimo-nial o probatorio Confidenciales Privados

Disquete con la nomina de enero de 2012 Magnético Original Testimo-nial o probatorio Confidenciales Privados

Fotografías fiesta de aniversario de la empresa Iconográficos Original Testimo-nial o probatorio N clasificado con grado de confidencialidad Privados

Constancia laboral Textual Original Testimo-nial o probatorio N clasificado con grado de confidencialidad Privados

Resolución de vacaciones Textuales Original Testimo-nial o probatorio N clasificado con grado de confidencialidad Testimonial o Probatorio

CD con portafolio de servicio Iconográficos Original Testimo-nial o probatorio N clasificado con grado de confidencialidad Privado

TALLER N 5

TEMA: GENERALIDADES DE LOS DOCUMENTOS

PREGUNTAS:

Analiza el documento anterior y responde:

1. Es documento de archivo Si-No ¿por qué?

2. Los caracteres internos del documento son:

3. Los caracteres externos del documento son:

4. Los elementos que lo componen son:

5. Sus características son:

RESPUESTAS:

1. Es un documento expedido por autoridad competente (Universidad) que registra información veraz y oportuna y que debe ser archivado para comprobar en un momento dado su legalidad. Además es testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

2. Los caracteres internos del documento son:

• Entidad Productora: Universidad de San Buenaventura de Medellín Antioquia

• Orígenes Funcionales: Fray Héctor Eduardo Lugo García, Rector

Luis Alberto Rada Campo, Decano

Silvia Elena Vélez Peláez, Secretaria

Otorgar titulo de licenciatura de docencia Área específica administración documental constatar una graduación.

• Fecha y Lugar de Producción: 21 de Marzo de 1998, Lugar Medellín

• Contenido Sustantivo: Acta de Graduación de la Facultad de Educación de la Universidad San Buenaventura.

3. Los caracteres externos del documento son:

• Clase: Textual

• Tipo: Acta de Grado

• Forma: Documento Original

•Formato: Unidad Archivable- Original

• Cantidad: 1 Ejemplar

4. Los elementos que lo componen son:

• Soporte: Papel (Soporte Físico)

• Técnica: Escritura, dibujos

• Estructura: Encabezado, corresponde al logo de la entidad, programa y número de acta, Fecha y motivo de reunión, Personal Asistente, Resolución, Firmas

• Contenido o Asunto: Acta de graduación de la Facultad de Educación de la Universidad San Buenaventura del programa Licenciatura en docencia para tecnólogos y profesionales.

5. Sus características son:

• Carácter Seriado: 495-98

• Carácter de Unicidad: Acta Individual de Graduación

...