Compras Internas

TEMA 4 EL PROCESO DE COMPRAS

1. Los Justificantes y Documentos

Las operaciones que realiza la empresa es necesario que queden reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos producidos en la empresa, hay que llevar un control interno con estos documentos, y también un control externo.

Los soportes materiales de las operaciones se llaman justificantes o documentos.

• Pedido o nota de Pedido.

• Albarán

• Factura

• Pago (Cheque, pagare…)

• Factura de Gastos

• Notas de Abono.

2 Pedido

-Solicitamos nosotros el pedido.

Mediante el representante.

Pedido se define como la solicitud en firme de materiales que realiza la empresa a un proveedor después de haber valorado las ofertas recibidas de varios proveedores.

Una vez que hemos hecho el pedido habrá que anotar su número en el Libro Registro de Compras.

2.º Tipos de Pedidos

Pedidos según el objeto de la solicitud

-Pedidos de servicios u obras: son aquellos en los cuales se solicita alguna prestación de tipo personal o por la realización de un trabajo determinado, en este trabajo determinado se puede o no incluir los materiales para realizar los trabajos.

-Pedido de materiales: aquellos en que pedimos una mercancía concreta.

Pedidos según el destino de material

-Pedidos por consumos extraordinarios: también llamados materiales de pronto empleo, serán materiales que existen en el almacén pero que por necesitarse extraordinariamente hayan sido solicitados para este fin evitando alterar los consumos medios.

-Pedidos de reposición: pedidos que surgen por iniciativa del almacén y se refieren a materiales cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.

Pedidos según la forma

-Pedidos normales: son aquellos en que las cantidades solicitadas se han ajustado en función de los consumos previstos durante una semana, un mes…

-Pedidos programados: son aquellos que se producen como consecuencia de un estudio realizado sobre los materiales, teniendo en cuenta los consumos históricos y previstos, los stocks mínimos, las existencias y las cantidades pendientes de suministro. El estudio se realiza para obtener el consumo estimado en un período de tiempo que será el que abarque el pedido.

Contratamos una cantidad anual cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios períodos. Normalmente pediremos una cantidad menor a la prevista.

Inconvenientes: como la cantidad solicitada es inferior a la prevista si no se cumplen las fechas de entrega se puede producir rotura de stock

Ventajas: Se reducen los costes de gestión. Pueden disminuir los precios de adquisición.

-Pedidos abiertos: se hacen para solicitar una cantidad total aproximada sin que ello suponga un compromiso obligado de compra. Pediremos el envío de material en función de nuestras necesidades reales que pueden ser mayor o menos a la cantidad reservada.

Características: con respecto a las cantidades solicitadas las cantidades indicadas en el pedido solo lo son a titulo indicativo y variarán en función de cómo lo hagan los consumos previstos respecto a los reales. No existe compromiso de comprar, sólo si surgen necesidades.

Respecto a los plazos de entrega, los más frecuentes son de 24, 48 horas o de una semana.

Respecto a las existencias del suministrador habrá que exigir al suministrador que disponga de las cantidades fijadas como stock mínimo.

La realización del pedido, reducen o eliminan formalidades. Respecto al importe de los pedidos, puede haber dos posiciones:

• Se pueden establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia del pedido que normalmente suele ser de un año.

• Se pueden aceptar subida de precios que ocurran durante la duración del pedido

Ventajas: la existencia de estos materiales en almacenes baja; disminuyen los costes de gestión ya que un pedido abierto elimina gran número de pedidos normales; disminuyen los precios de adquisición por volumen de compra; disminuyen el número de facturas; disminuye el trabajo contable; disminuyen los plazos de aprovisionamiento.

Inconvenientes: aumenta el número de recepciones; exige que se haga un estudio previo a su realización.

2.2. El impreso del Pedido

El pedido se puede hacer mediante dos formas: carta e impreso. En ambos casos se deben poner todos los datos necesarios para facilitar al máximo las relaciones comerciales y que no dé lugar a equivocaciones.

Impreso estándar: tiene que llevar:

• Los datos del comprador, nombre o razón social, CIF o NIF, domicilio completo, FAX, e-mail, teléfono. Cuando el comprador y vendedor son de distinta nacionalidad se incluye el país.

• La fecha de entrega o plazo máximo de envío.

• Número de orden

• Fecha de expedición y referencias (número de contrato, representante que ha realizado el pedido).

• Datos del vendedor, nombre o razón social, CIF o NIF, dirección completa…

• Relación de artículos solicitados, nombre del producto o descripción en unidades de venta, referencia o código de cada artículo, cantidad que solicitamos de cada artículo, precios unitarios, importes totales o parciales

• Condiciones comerciales, descuentos, quien pagará los gastos de transporte, seguro, embalajes, forma de pago, otras condiciones o acuerdos tomados de forma verbal o escrita.

• Firma del comprador de quien se hace responsable de ese pedido

2.3 El Registro de Pedidos.

Cuando se realiza un pedido habrá que realizar un seguimiento de ellos hasta que la mercancía llegue a nuestro almacén. Se hará en el libro de registros de pedidos emitidos. Contenido:

• El número de pedido.

• Fecha, día en que se hizo el pedido.

• Importe total de la mercancía.

• Proveedor, a que proveedor se lo hemos hecho.

• Código del proveedor, en su defecto el CIF.

• Fecha de entrega del pedido.

• Fecha de recepción.

• Almacén o lugar de entrega para el cual se realizan los pedidos

• Número de albarán, número de documento que se firma aceptando el envío

• Observaciones, incidencias

2.4. Hoja de Solicitud

Documento que se utiliza para solicitar materiales desde una sección a otra de la empresa desde el punto de venta al almacén central.

3. La Recepción de Mercancías (Control, documentación…)

La recepción es la aceptación que se realiza al proveedor para que pueda enviar la factura, para otorgar el consentimiento se firmará una copia del albarán o nota de entrega suministrada por el proveedor. Dependiendo del tipo de transporte habrá dos variantes:

• Que el transportista sea una agencia, la mercancía vendrá catalogada por número de bultos y peso, exigiendo la firma del destinatario en el albarán del transporte o nota de entrega.

• Que el transportista sea el suministrador de la mercancía, la mercancía vendrá con el albarán

3.1. Albarán o nota de entrega.

Documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función es servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y también sirve de guía para confeccionar la factura.

• Original más primera copia se remite al cliente y el cliente una vez cotejada la mercancía devuelve la copia firmada, esta copia firmada por el cliente va ha contabilidad para hacer la factura.

• Segunda copia, se queda en el almacén para justificar la salida de mercancías.

• Tercera copia, va ha ir al departamento de ventas.

Excepciones de la existencia del Albarán.

• El albarán se sustituye por una nota de entrega del transportista en la que se detallarán el número de bultos y el tipo de mercancías que contiene cada uno

• Cuando el comprador no exige factura y al retirar la mercancía paga al contado se le expedirá el albarán valorado.

Forma y contenido del Albarán

Tiene que llevar:

• Datos del vendedor, nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio.

• Número de orden y fecha de emisión

• Datos del cliente, nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio

• Referencias, pondremos el número de pedido y fecha al que se hace referencia. Si existe agente o representante a través del que se hizo el pedido.

• Forma de envío, agencia o transportista que realiza la entrega, y si la mercancía viaja a portes debidos o pagados.

• Descripción de la mercancía, código de las mercancías, descripción, cantidad y precio.

• Observaciones, posibles incidencias observadas en la mercancía recibida.

• Recibí, o firma de la persona autorizada por la empresa receptora. El firmar quiere decir que aceptamos la mercancía y nos enviarán la factura.

3.3. Registro

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