Comunicacion

CAPITULO 11: COMUNICACIÓN

Ningún grupo existe sin comunicación. Es solo a través de la de transmisión de significado de una persona a otra que la información e ideas se pueden transmitir, pero también esta información debe entenderse. Por lo tanto la comunicación debe incluir la transferencia y la comprensión del significado.

Funciones de la Comunicación:

• Control: La comunicación actúa de varias formas para controlar el comportamiento de los miembros. Ejemplo, cuando se le pide a un empleado que primero comuniquen primero a jefe inmediato, que cumplan las funciones de su puesto o las políticas de la compañía.

• Motivación: La comunicación impulsa la motivación porque aclara al empleado lo bien que se hace o lo que puede hacerse para mejorar su desempeño.

• Expresión emocional: La comunicación es un medio para la expresión emocional de los sentimientos y para satisfacer las necesidades sociales.

• Información: La comunicación proporciona la información para los individuos y grupos para tomar decisiones por medio de la transmisión de datos.

El Proceso de la Comunicación: (Ver figura 11-1) pág. 353.

Las partes claves son: (1) emisor, (2) codificación, (3)mensaje, (4) el canal, (5)decodificación, (6)el receptor, (7) ruido, (8) retroalimentación.

El emisor inicia un mensaje al codificar un pensamiento. El mensaje es el producto físico real desde la codificación del emisor (el habla, la escritura, los gestos, etc).

El canal es el medio a través del cual viaja el mensaje.

Existe canales formales (lo establece la organización) y canales informales (otras formas de mensaje como los personales o sociales).

El rudio son las barreras de la comunicación, distorsionan la claridad del mensaje. Ejemplo fuentes de rudio, sobrecarga de mensajes, diferencias culturales, etc.

La retroalimentación es la comprobación del éxito que se ha logrado al transferir los mensajes, determina si se obtuvo la comprensión.

Dirección de la comunicación:

• Comunicación hacia abajo: Fluye de un nivel de un grupo hacia otro nivel inferior, lo utilizan los líderes o gerentes para asignar metas, instrucciones sobre el trabajo, informar políticas y procedimientos.

Los gerentes deben explicar las razones y el porque se tomo una decisión, lo cual puede duplicar la probabilidad de que los empleados se comprometieran con los cambios propuestos.

Su desventaja que al ser de un solo sentido, los gerentes si informan a los empleados, pero es raro que soliciten su consenso u opiniones.

• Comunicación hacia arriba: Fluye hacia un nivel superior, se utiliza para dar retroalimentación a los superiores, informarles sobre el progreso hacia las metas y plantearles problemas actuales. La comunicación hacia arriba es cada vez más difícil porque los gerentes están abrumados y se distraen con facilidad.

Para que este tipo de comunicación sea eficaz se recomienda reunirse en una sala de conferencias en lugar del cubículo u oficina del jefe, comunicarse con encabezados no con párrafos lo cual es para captar su atención, y apoye los encabezados con acciones posibles, preparar una agenda.

• Comunicación lateral: Cuando la comunicación tiene lugar entre miembros del mismo grupo de trabajo o del mismo nivel o rango. Estas son necesarias para ahorra tiempo y facilitar las coordinación.

Comunicación interpersonal:

• Comunicación oral.- Son los discursos, análisis de persona a persona y grupales, rumores informales.

Ventajas: velocidad y retroalimentación

Desventaja: surge cuando pasa a través de varias personas (teléfono malogrado)

• Comunicación escrita.- Son los memorandos, cartas, fax, correos electrónicos, boletines o cualquier otro que se transmita por medio de palabras o símbolos escritos.

Ventajas: son tangibles y verificables, por lo general se es más cuidadoso con la palabra escrita que con la hablada.

Desventajas: consumen tiempo, la falta de retroalimentación

• Comunicación no verbal.- Cada vez que enviamos un mensaje verbal se envía otro no verbal.(miradas, gestos, movimientos, guiños, etc. Una postura o movimiento del cuerpo da un significado más completo a lo que el emisor quiere decir. La distancia física también tiene significado: la proximidad puede parecer agresividad o interés sexual y la distancia puede parecer desinterés o disgusto dependiento de las normas de la cultura donde nos encontremos.

Comunicación Organizacional:

• Redes formales (ver figura 11-3 y 11-4)

o Cadena, sigue en forma rígida la cadena de mando formal

o Rueda, depende de un mando central que actúa como conducto para todas las comunicaciones del grupo.

o Todos los canales, permite que todos los miembros del grupo se comuniquen activamente uno a otro.

• Los rumores.

Son formas de comunicación informal dentro de la organización, pero no significa que no sea una fuente importante de información.

Características:

o no son controlados por la administración,

o la mayoría de los empleados los percibe como creíble y más confiable,

o son utilizados para servir a los intereses propios de las personas involucradas.

Los rumores son parte importante de cualquier red de comunicación, también proporcionan un indicio de la moral de su organización, identifican los temas que son importantes para los empleados y les ayuda a luchar contra sus ansiedades.

La administración no puede eliminar los rumores, pero si puede minimizar las consecuencias negativas de ellas al eliminar su rango y efecto. (ver figura 11-5)

• Comunicaciones electrónicas.

o Correo electrónico, (e-mail).

Ventajas: se escriben, editan y almacenan con rapidez, se envía a una persona o miles, se leen por completo según la conveniencia de los que lo reciben, de muy bajo costo.

Desventajas:

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