Conceptos En La Contabilidad

 Caja Principal

La caja principal en donde entra el dinero a primera instancia para contarlo y después depositarlo en el banco.

 Administración

La caja se encarga de realizar el recaudo de los ingresos de la Empresa, representado en documentos de pago: efectivo, cheques, cheques post fechados, comprobantes de tarjeta de crédito, comprobantes de tarjeta débito, consignaciones. Así mismo, en la Caja se pueden hacer egresos que por su cuantía no se justifican que se realicen en cheque.

 Funciones

Una caja Principal es una caja de Tesorería. Sus funciones son:

o Dar inicio a al operaciones diarias de las cajas auxiliares asignando un cajero (quien será el responsable por lo recaudado y entregado durante el turno) y un valor de provisión para iniciar operaciones.

o Recibir lo recaudado por las cajas auxiliares.

o Enviar a consignar en Bancos los documentos valores disponibles.

o Recibir ingresos y realizar egresos.

o Realizar traslado de documentos a una caja principal.

o Realizar el informe de agencia.

 Efectivo

El efectivo representa un recurso propiedad de la entidad al que puede dársele uso para cualquier fin, por lo cual tiene un gran valor para la empresa.

En la practica contable se denomina efectivo a las monedas de metal o a los billetes de uso corriente, los saldos en las cuentas bancarias y aquellos otros medios o instrumentos de cambio, tales como cheques a favor de la empresa, giros postales telegráficos o bancarios, fondos de caja de cualquier tipo (caja chica, caja variable, oportunidades, pensiones y jubilaciones, protección, etc.), las monedas extranjeras, las monedas de metales precioso, como el oro, plata, etc.

 Control Interno

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

• División del trabajo

• Delegación de autoridad

• Asignación de responsabilidades

• Promoción de personal eficiente

• Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

• Efectivo en caja

• Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

• Operaciones en el mostrador (ventas)

• Ingresos ejecutados por cobradores

• Remesas por correos

Podemos establecer que el área de efectivo comprende:

• Caja y Banco

La caja se divide en dos:

• Caja chica

• Caja general

 La caja chica

Es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

• Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

• Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.

• Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

• La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.

• La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.

• El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

 Funcionamiento

Lo primero que deberá hacer es definir un monto fijo con el que la caja chica deberá operar cada mes. Se debe comenzar ingresando este monto en el aporte inicial del mes de enero, sin importar en qué mes efectivamente empezamos a usar esta administración.

Luego, simplemente se van ingresando los egresos y/o aportes que se realicen en el mes que corresponde. Para hacer esto hay que completar la información de las siguientes columnas:

• Fecha: fecha en que se realizó el cargo o aporte.

• Glosa: detalle o motivo del cargo o del aporte.

• Proveedor: nombre de la empresa o particular que provee el producto o servicio.

• Debe: en esta columna se ingresan solamente los montos de los aportes que se hagan a la caja chica. Todo monto ingresado en esta columna será sumado al saldo de la caja chica.

• Haber: en esta columna se ingresa el monto del cargo o egreso realizado. Todo monto ingresado

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