Contabilidad 2

EL EFECTIVO

El efectivo es el primer activo líquido de la empresa, este puede ser utilizado para realizar transacciones. Está integrado por billetes, monedas, cheques, giros bancarios, depósitos a la vista y depósitos a plazo. Este representa el principio y el fin del ciclo de las operaciones en una empresa además representa la disponibilidad inmediata del poder de compra.

Origen del efectivo

 Ventas de contado de efectivo tangibles

 Gestiones de cobro

 Ingresos por servicios intangibles

 Prestamos

 Colocación de acciones

 Otros ingresos extraordinarios

Fuentes a través de las cuales la empresa puede captar efectivo

 En cuentas por cobrar (a bonos a cuentas por cobrar)

 Ventas de mercancías en efectivo

 Reembolsos de préstamos, personal y liquidación de gastos de viajes

 Ventas de activos

 Aumento de capital

 Préstamos a corto y largo plazo

 Aumento de capital

 Ingresos varios por renta

Métodos de recepción de efectivo

Este se refiere a las diferentes formas de cómo la empresa puede recibir el efectivo, las más comunes son:

 Por correo

 Pagos en ventanillas

 Ventas de mostrador

 Mediante cobradores, gestiones de cobros, cuentas por cobrar.

Formas de recepción de efectivo

 En efectivo

 En cheques

 Por órdenes de pago

 Por letras de cambio

Control interno del efectivo

Debido a la facilidad con la que el dinero se puede transferir es necesario establecer un sistema de control ordenado

Para su protección física, que dificulte los hurtos y disuada a los empleados a hacer uso personal del dinero de la empresa.

El proceso de control interno es realizado por el consejo de directores. Administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:

 Efectividad y eficiencias en las operaciones

 Confiabilidad de la información financiera

 Cumplimientos de las leyes y regulaciones aplicables

Responsabilidades de control interno

Consejo de directores

Es el primer responsable, ya que conoce la organización, fija los objetivos, define las políticas, la normas y los procedimientos que regulan las actividades de la empresa.

Administrador

Debe controlar las funciones de la empresa: comprar, producir, vender, la informática, los recursos humanos, así como las actividades de planificar, organizar, dirigir y hasta controlar el control.

Auditoria interna

Evalúa la efectividad de los elementos de control, haciendo las recomendaciones y observaciones para su fortalecimiento

Demás empleados

Los elementos de control son partes explicitas de la descripción de puestos.

Recomendaciones de control interno caja general

 Deben asignarse las responsabilidades del área de caja con toda claridad.

 Separar las actividades de recepción de dinero, con las de salida

 Elaborar un documento que justifique la entrada de efectivo en el momento y lugar donde se recibe el dinero.

 Realizar corte a las operaciones en caja, de manera sorpresiva, por el supervisor de caja o el auditor interno.

 Realizar conciliaciones bancarias mensualmente

 Contabilizar los faltantes y sobrantes en la caja general y en el fondo fijo.

 Prohibir realizar pagos en efectivo, con excepción del fondo de caja chica.

Procedimiento de la caja general

La apertura de la caja para la recepción de valores que generan las transacciones de la aérea de ventas de bienes y servicios, dependerá del volumen y la complejidad de las operaciones normales de la entidad.A manera de ejemplo, supongamos que la tienda “la sirena “que tiene cajas distribuidas por los diferentes departamentos, de damas, caballeros, niños, etc. Durante la jornada de trabajo cada cajero disfruta de autonomía para realizar su trabajo, pero al momento del cierre de la tienda, cada cajero procede a realizar el proceso de “cuadre” del efectivo recibido.

Registros de las operaciones en caja

La cuenta “caja general”, se debita por el dinero que entra a la empresa y se acredita cuando se remite al banco para depositarlo.

Sobrante y faltante en el área de caja

En la caja general no debería producirse sobrantes, pero en la práctica suceden con frecuencia. En esos casos el supervisor o auditor, después de verificar la autenticidad del sobrante, ordenara que se prepare un recibo de ingreso y se incluya en el volante de depósito del banco. Los faltantes en caja son responsabilidad del cajero, en caso de que el cajero no pueda responder de inmediato la suma faltante, se le descontara por nómina.

Caja chica

Es un fondo fijo y reponible creado por la administración con la finalidad de suplir efectivo para satisfacer necesidades de gastos misceláneos que por su urgencia y poco monto no ameritan la elaboración de un cheque u orden de compra. La gerencia general apertura tantas cajas chicas como lo amerite la estructura de la organización, definiendo las necesidades por áreas a las cuales identificara los artículos y servicios que se podrán comprar. Dentro de los objetivos de control para el fondo, está la adopción del manual de procedimiento, orientado al manejo, la definición de políticas, normas y estándares.

Recomendaciones para el control de caja chica

 El manejo y el control debe recaerse sobre una persona que tendrá

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