Contabilidad

Requisitos legales libros de contabilidad

Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa, y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales, los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de ellos.

Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad, Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por serios continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de 20 años contados desde el cierre de aquellos. Cuando se garantice su reproducción por cualquier otro medio, pueden destruirse transcurridos 10 años.

Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente. Dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara, y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.

REGISTRO DE LOS LIBROS

Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros teniendo en cuenta entre otros los siguientes aspectos:

- Deben registrarse previamente a su diligenciamiento, ante las

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