Control Y Evaluacion Presupuestaria

El proceso de control y evaluación del presupuesto público

1. Control Presupuestario.

Es un conjunto de procedimientos y recursos que usados con destreza y habilidad, y sirven a la ciencia de la administración para planear, coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo de esfuerzo.

1.1. Control.

Es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de una organización. Usualmente implica una comparación entre un rendimiento esperado y un rendimiento observado, para verificar si se están cumpliendo los objetivos de forma eficiente y eficaz y tomar acciones correctivas cuando sea necesario.

1.2. Importancia Del Control Presupuestario:

El control presupuestal es de gran importancia ya que sirven a la administración de la entidad a planear, coordinar y controlar todas las funciones de la empresa, así como también minimiza los riesgos de operación en la organización. Por medio de estos, se mantiene el plan de operaciones de la empresa en límites razonables, además de que sirven como mecanismo de revisión de políticas y estrategias para dirigirlas hacia lo que realmente se busca y así obtener el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo.

Puesto que los presupuestos son un instrumento que nos puede proporcionar una estricta vigilancia y planeación en las operaciones de la entidad, así como una herramienta casi exclusiva del área financiera, permiten a la empresa el logro de los objetivos deseados, el aprovechamiento de los recursos y el equilibrio de la estructura financiera, la medición de la eficiencia y la delimitación de responsabilidades; su manejo adecuado servirá a la administración de la empresa de una manera muy significativa para alcanzar a lograr todos sus objetivos.

1.3. Elementos De Un Sistema Integrado De Control.

Establecimiento de estándares. Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización

Medición de resultados. Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente cualitativos. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente

Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integral las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

Retroalimentación. Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

Implantación de un sistema de control. Por último, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere:

 Contar con objetivos y estándares que sean estables.

 Que el personal clave comprenda y está de acuerdo con los controles.

 Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la eficiencia.

Evaluar la efectividad de los controles:

 Eliminado aquellos que no sirven.

 Simplificándolos.

 Combinándolos para perfeccionarlos.

1.4. Tipos de control.

Control Preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación, mientras que su realización corresponde a la función de control.

Control Concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados, la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.

Control de Retroalimentación: La característica definida de los métodos de control retro consiste en que estos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.

Control Interno: Control interno, es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades.

El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables.

Control Externo: El control externo comprende la vigilancia, inspección y fiscalización ejercida por los órganos competentes del control fiscal externo sobre las operaciones de las entidades sometidas a su control.

Control de Gestión: Es un proceso que sirve para guiar la gestión empresarial hacia los objetivos de la organización y un instrumento para evaluarla.

Control Legislativo: No se identifica con la derrota del ejecutivo o de los proyectos que presenta a la cámara legislativa, si no precisamente con la actividad parlamentaria encaminada a verificar y enjuiciar la labor gubernamental y dar publicidad tanto a la labor en si como a los juicio que merece a la cámara o, mas bien, las fracciones políticas en ellas presentes.

2. Unidades de medidas.

2.1. Concepto

Es un instrumento de la planificación expresado en términos financieros, en el cual se reflejan los gastos y aplicaciones así como los ingresos y fuentes de recursos, que un organismo, sector, municipio, estado o nación, tendrá durante un periodo determinado con basa en políticas especificas que derivan en objetivos definidos para las diversas áreas que interactúan en la acción de gobierno. Es el instrumento que permite cuantificar el volumen de de trabajo, el producto y subproducto finales, la labor realizada, el tiempo utilizado, etc.

De igual forma entrega periódicamente el sistema de información real y financiera, sobre la eficiencia y eficacia con que se han utilizado los recursos presupuestarios asignados a un programa o a una institución. Se complementa además con otra etapa esencial de control como es la de la aprobación y adopción de medidas correctivas por las autoridades administrativas correspondientes para lograr más eficacia o mayor eficiencia.

2.2. Características

• La unidad de medida expresa el bien o servicio y lo identifica con claridad.

• La unidad de medida debe representar las características del producto en forma fidedigna.

• La unidad de medida debe ser concreta y homogénea. Debe expresar las características intrínsecas del bien o servicio.

2.3. Clasificación

Según su grado de aceptación:

• Universal o de uso común: son unidades de medidas utilizadas en los sistemas legales de medición. Ejemplo: metro, kilómetro, kilogramo, hectáreas, etc.

• Específicas: son aquellas propias de cada producto que no se pueden medir de acuerdo a normas universalmente aceptadas.

Según su grado de complejidad.

• Simple: se expresa mediante una sola unidad de medición. Ejemplo: barril de petróleo, paciente atendido, comunidades atendidas en proyecto de vacunación.

Compleja o Compuestas: combina dos o más unidades de medición. Ejemplo: - barril por día, paciente atendido por día.

• La dirección de salud propone vacunar a 50 niños diarios contra la fiebre amarilla para el primer trimestre. Unidad de medida: niños vacunados por días,

Según su forma de presentación:

• Absoluta: Ejemplo: se expresa en valores absolutos. Ejemplo: número de pruebas de laboratorio realizadas.

• Cantidad de hectáreas, entre otros.

Relativa: se expresa en forma de números índice. Ejemplos: % de trabajo realizado, ración alimentaría distribuida / ración alimentaría producida, % de niños que fueron vacunados, entre otros.

2.4. Metodología General para Implantar un Sistema de la Producción del Control Presupuestario

Las metodologías

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