Cuentas De Orden
Enviado por • 6 de Mayo de 2014 • 2.955 Palabras (12 Páginas) • 228 Visitas
2.1. Objetivo
El objetivo principal de las cuentas de orden es llevar a cabo los registros sin
afectar la situación financiera de la entidad y se emplean con fines de recordatorio
o de control de diversos aspectos administrativos.
En otras palabras, los registros que se efectúan sirven para:
ß Llevar el detalle de las operaciones de bienes y valores ajenos que recibe la
entidad.
ß Controlar eventos contingentes.
ß Asentar operaciones por duplicado.
ß Controlar la emisión de valores.
2.2. Clasificación
Las cuentas de orden se clasifican en: valores ajenos, valores contingentes y
cuentas de registro o control.
2.2.1. Valores ajenos
Son valores y bienes que recibe la entidad de un tercero para su venta y/o
custodia, es el caso de las mercancías en comisión o los depósitos recibidos en garantía.
2.2.2. Valores contingentes
Son derechos y obligaciones que pueden o no suceder, es decir pueden
convertirse en un activo o un pasivo; por ejemplo la cobertura de un seguro contraincendio, si este se materializa la entidad tienen derecho de cobrar el seguro, en el
caso de un juicio pendiente cuando se dicta la sentencia sabremos si tenemos o
no la obligación de pagar a un trabajador.
2.2.3. De control
Son las operaciones que, asentadas en contabilidad, se duplica su registro con
fines de control de un diferente punto de vista, es el caso de la depreciación,
cuando el porcentaje contable difiere del autorizado fiscalmente la segunda se
deberá llevar en cuentas de orden.
2.3. Procedimientos de registro
Las cuentas de orden se establecen por pares (la primera es deudora y la
segunda acreedora), su movimiento es compensado y sus saldos iguales, aunque
de naturaleza contraria (uno deudor y el de la cuenta correlativa, acreedor).
El nombre de las cuentas debe dar una idea clara de las operaciones que se van a
registrar en ellas; debe ser diferente el nombre de la cuenta acreedora con la
deudora pero semejantes entre si, por ejemplo documentos endosados y endoso
de documentos.
Otra forma es agregar a la cuenta acreedora la palabra contra con lo que el
nombre quedaría de la siguiente manera: documentos endosados y documentos
endosados contra; una forma adicional es agregar a la cuenta deudora la palabra debe y a la acreedora la palabra haber con lo que quedaría de la siguiente manera: documentos endosados debe y documentos endosados haber. Cabe aclarar que la forma más común de establecer las cuentas de orden es la primera
que se menciono.
El registro de las operaciones en estas cuentas puede ser directo o cruzado.2.3.1. Directo (paralelo)
El movimiento es directo o paralelo cuando, en un asiento, tanto la cuenta deudora
como la acreedora son de orden; no intervienen cuentas de balance o de
resultados.
Por ejemplo:
Comitente cuenta de caja 10,000
Caja del comitente 10,000
2.3.2. Cruzado
El movimiento es cruzado cuando, en un asiento, intervienen como cuenta deudora una de orden y como acreedora una de balance o de resultados; y en otro
asiento, una cuenta de orden como acreedora y otra cuenta de balance o de
resultados como deudora; manteniéndose de esta forma las cuentas de orden con
saldos iguales.
Por ejemplo:
1
Partiendo de las siguientes cuentas
Acciones emitidas 10,000
Emisión de acciones 10,000Se realiza la colocación de las acciones
2
Emisión de acciones 10,000
Capital social 10,000
3
Accionistas 10,000
Acciones emitidas 10,000
Como podrás observar se afectaron cuentas de orden y de balance.
2.4. Operaciones que dan origen a su uso
ß Las garantías mercantiles, con el otorgamiento de avales.
ß El descuento y el endoso de documentos.
ß Los juicios mercantiles y laborales.
ß Las ventas de mercancías a comisión.
ß La cobertura de seguros contratados.
ß Las depreciaciones fiscales cuando el porcentaje es diferente a la contable.
2.4.1. Avales otorgados
Al otorgar avales para la realización de actos de comercio, por lo general créditos
bancarios, representa para el otorgante la necesidad de llevar a cabo el registro
del importe monetario que se encuentra sujeto a esta contingencia ya que como
en el caso del descuento de documentos, si el obligado no cumple con su
responsabilidad, el aval deberá hacerlo ante la institución de crédito o el particularafectado, por lo que podemos decir que al otorgar un aval la entidad se convierte
en responsable solidario.
Las cuentas que se afectan al otorgar el aval son:
Avales otorgados 5,000 Otorgamiento de avales 5000
Cuando el responsable realiza el pago es necesario reconocerlo, supongamos que ha pagado el 50%, el registro queda de la siguiente manera:
Otorgamiento de avales 2,500
Avales otorgados 2,500
2.4.2. Documentos descontados y endosados
La existencia del crédito comercial se debe, en gran medida al descuento de
títulos de crédito como son: letras de cambio y pagarés, ya que las entidades para
financiarse acuden al descuento de documentos en instituciones de crédito o
algún particular, para no tener que esperar hasta el vencimiento de los mismos
para cobrarlos; a cambio recibe efectivo que se determina con el valor nominal del
documento menos un porcentaje de descuento por la operación. En el descuento de documentos intervienen tres valores:
¸ Valor nominal. El que tiene impreso el propio documento para ser pagado a
su vencimiento.
¸ Valor del descuento. Son el interés y la comisión que el banco cobra, más el
IVA de ambos, que las instituciones de crédito disminuyen del valor nominal
del documento no vencido del cual se transmite la propiedad.¸ Valor actual o real. Es el valor del documento en la fecha en que se
descuenta.
2.4.2.1. Con cuentas de orden
Al descontar un documento, se firma el endoso que es la cesión de los derechos.
El endosante, en este caso la entidad se convierte en responsable solidario del
pago del documento hasta el momento en que éste, es pagado por el tercero
(deudor) a la institución de crédito.
El endosante, en este caso la entidad, contrae una obligación contingente, pues es
probable que el principal obligado (deudor) no cumpla con su responsabilidad y el
tenedor (institución bancaria) exija el cumplimiento del pago; por tal motivo el
endosante que es la entidad debe registrar su obligación mediante cuentas de
orden o como pasivo de contingencia.
A continuación se mostrará el procedimiento que se sigue cuando se establecen
cuentas de orden.
Las cuentas que se usan cuando se descuentan los documentos son:
Documentos descontados 8,000 Descuento de documentos 8,000
Cuando el banco avisa haber cobrado el 50% de los documentos:
Descuento de documentos 4,000 Documentos descontados 4,000
Nota: Es importante considerar que se puede usar indistintamente documentos
endosados o descontados.2.4.2.2. Con cuentas complementarias de activo
Se establece una cuenta de pasivo de contingencia “documentos descontados o
endosados”, su naturaleza es acreedora y se emplea para registrar los
documentos que se endosan con descuento o sin él.
Se abona con el valor nominal de los documentos endosados y se carga con el
valor nominal de los documentos endosados que han sido pagados, así como con
los que le sean devueltos a la entidad por no haber sido liquidados.
El saldo de la cuenta es acreedor y representa los documentos que aún no han
sido pagados por los deudores (terceros responsables), es decir, la
responsabilidad contingente que tiene el endosante o cedente; en este caso la
entidad.
Cuando se establece la cuenta de pasivo de contingencia “documentos
descontados o endosados” se presenta en el balance como una cuenta
complementaria de activo, su saldo se resta del saldo que tenga la cuenta
“documentos por cobrar”, para determinar el saldo real de dicha cuenta.
Por ejemplo:
Se descuentan documentos por $10,000 a un mes del vencimiento, nos cobra el
banco de comisión $100 y un interés del 5% mensual.
1 Bancos 9,310 Gastos Financieros 600
Intereses pagados 500
Comisión bancaria 100
IVA acreditable 90
Documentos descontados 10,000El banco nos avisa haber cobrado un documento de 5000 pesos, por lo que se
registra de la siguiente manera:
2
Documentos descontados 5,000 Documentos por cobrar 5,000
Lo anterior significa que ha disminuido la contingencia en $ 5, 000 y se abona la
cuenta de documentos por cobrar hasta que el documento ha sido cobrado.
Después el banco nos regresa un documento de 5,000 pesos y nos cobra por protesto $100, por que no le fue pagado y lo descuenta de la cuenta de cheques
de la entidad, lo anterior se registra de la siguiente manera:
1
Documentos descontados 5,000 Deudores diversos 100
IVA acreditable 15 Bancos 5,115
Como ya se protesto el documento por incumplimiento en el pago, es necesario
que la entidad lo reconozca contablemente disminuyéndolo de los documentos por
cobrar, y queda de la siguiente manera:
2
Documentos protestados 5,000 Documentos por cobrar 5,000El responsable del documento anterior liquida su deuda un mes después, por lo
que se le cobran intereses moratorios del 10% mensual más los gastos de
protesto. 3
Bancos 5,675 Documentos protestados 5,000 Deudores diversos 100
Productos financieros 500
IVA por pagar 75
2.4.3. Juicios pendientes
En ocasiones, cuando un empleado es despedido de la entidad donde ha venido prestando sus servicios y siente que se ha cometido injusticia contra él, promueve
un juicio laboral para obtener su reincorporación a sus actividades laborales o la
liquidación legal que le corresponde. Mientras se resuelve el caso a favor del
empleado o de la empresa, se lleva una cuenta de juicios pendientes en tanto se
dicta la sentencia, en ella se registra la cantidad por la que se ha demandado a la
entidad.
Juicios pendientes 20,000
Responsabilidad por juicios pendientes 20,000
2.4.4. Mercancías en comisión
La comisión mercantil es el mandato o encargo de actos de comercio; en el que el
comisionista cobra al comitente una cuota denominada comisión por la venta demercancías, cuyo porcentaje se calcula en función de la venta de las mismas y es
necesario que se establezca en un documento escrito (contrato). El comisionista debe entregar un informe periódico de las ventas que ha realizado
por parte del comitente, con lo cual se calcula la comisión. El importe de las ventas al contado o a crédito y los cobros de las mercancías no
son propiedad del comisionista sino del comitente por lo tanto se deben establecer
cuentas de orden del tipo de valores ajenos.
Para registrar las mercancías recibidas, se emplean las siguientes cuentas:
mercancías en comisión 30,000
comitente cuenta de mercancías 30,000
Para registrar entradas y salidas de efectivo de las operaciones realizadas por
cuenta del comitente se usan:
caja del comitente 10,000
comitente cuenta de caja 10,000
Para asentar las ventas a crédito se emplean las cuentas:
Clientes del comitente 20,000
Comitente, cuenta de clientes 20,000
2.4.5. Pólizas de seguro
Son contratos que hace la entidad con instituciones aseguradoras para proteger
sus bienes o negocios contra incendios, robos, accidentes, etcétera. Las primas
de seguros son los pagos para obtener el derecho al resguardo, y la parte
devengada corresponde al tiempo disfrutado de esa protección y se aplica a
resultados; la parte no devengada se considera un pago anticipado por lo que
forma parte del activo circulante.En la actualidad crece día a día la cultura del seguro como una forma de
protección para los activos, pues los bienes que se aseguran, por lo general, son
los más valiosos de la entidad o los que pueden tener un impacto mayor en caso de sufrir un siniestro. La cobertura que señala la póliza del seguro contratado es la
que se contabiliza en cuentas de orden como valores contingentes y son:
Seguros contratados 500,000 Contrato de seguros 500,000
Recuerda que la prima de seguros difiere de la cobertura.
2.4.6. Depreciaciones fiscales
Es muy frecuente que las tasas de depreciación que usan para registrar
contablemente difieran de los porcentajes autorizados fiscalmente en la Ley del
Impuesto Sobre la Renta; por tal motivo, es necesario llevar cuentas de orden de
control, para registrar las diferencias; hasta que el bien se deprecie totalmente.
Se registra el valor total del bien a depreciar fiscalmente de la siguiente manera:
Activo depreciable fiscalmente 800,000 Depreciación fiscal del activo 800,000
Cuando es necesario reconocer la depreciación mensual o anual se carga a la
cuenta acreedora con abono a la cuenta deudora:
Depreciación fiscal del activo 80,000
Activo depreciable fiscalmente 80,0002.5. Presentación en los estados financieros
Las cuentas de orden regularmente, se presentan al calce del balance general
indicándose solo las cuentas de saldo deudor; se agrupan de acuerdo a su
clasificación en valores ajenos, contingentes y cuentas de registro.
2.5.1. Principio de entidad económica
Establece que la actividad económica es realizada por unidades identificables,
constituidas por recursos humanos, materiales y financieros, que tienen un centro
de control que toma decisiones, y con personalidad jurídica propia distinta de la
de sus dueños, socios o accionistas, por lo que permite delimitar las transacciones
que debe captar el sistema contable (sin incluir o revolver bienes, derechos o
capital de la empresa con los de los dueños de la misma u otras entidades).
2.5.2. Principio de devengación contable
Este principio fue sustituido por el postulado de devengación contable que dice
“Los efectos derivados de las transacciones que lleva a cabo una entidad
económica con otras entidades, de las transformaciones internas y de otros
eventos, que la han afectado económicamente, deben reconocerse
contablemente en su totalidad, en el momento en el que ocurren,
independientemente de la fecha en que se consideren realizados para fines
contables”. NIF A2 Párrafo 27.
La realización se considera en el momento de la materialización del pago o cobro
de efectivo o su equivalente o al intercambiar una partida por derechos u
obligaciones.
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