CÓMO SE CLASIFICA LA DOCUMENTACIÓN PARA HACER LOS PROCESOS DE ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

JOSE RODOLFO MELO PINZON

Tutor Virtual

GUSTAVO ADOLFO ARIZA CHARRIS

Organización Documental en el Entorno Laboral

SERVICIO NACIONAL APRENDIZAJE SENA

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL

Tunja

2015

INTRODUCCION

El presente trabajo tiene como objetivo exponer como se clasifica la documentación en  los procesos de ordenación y descripción documental en entidades tanto públicas como privadas, partiendo del entendido que el proceso se sustenta en la normatividad NTC 4095, norma internacional general de descripción archivística ISAD (G).

Esta norma establece criterios y reglas para dicha ordenación partiendo del entendido de que se da una descripción a los documentos de lo general a lo particular que en consecuencia resulta ser nada menos que el principio de orden original, de esto se debe establecer que las descripciones sean coherentes con la pertinencia y la explicación necesaria, con el fin de que se preparare una recuperación eh intercambio de la información de los documentos de archivo. Llegando con esto a que sea posible que se integren todas las descripciones que se elaboren en diferentes lugares.

Para la descripción archivística existen 26 elementos que pueden ser aplicados en su totalidad o parcialmente según el fondo documental que se desee describir ya que para todos los fondos documentales no es necesario su completa aplicación, según la teoría archivística descriptiva es necesario saber en qué estado se tienen los documentos donde se tienen y cuantos son.

En este orden de ideas se crea claridad en que la correcta descripción archivística es primordial en la gestion documental de lo que se desarrolla la consecución de las actividades técnicas y administrativas de las entidades. Para esto se hace necesario tener claridad en lo que es ciclo vital de los documentos partiendo de sus diferentes fases que se serian desde su elaboración y/o creación hasta donde cumple su finalidad otra de las fases es la conservación según sus valores primarios y secundarios desprendiendo de hay una tercera fase que sería la determinación si es un documento de carácter histórico.

MAPA MENTAL CLASIFICACION DE DOCUMENTOS PARA PROCESOS DE ORDENACION DOCUMENTAL

[pic 1][pic 2][pic 3][pic 4][pic 5][pic 6][pic 7][pic 8][pic 9][pic 10][pic 11][pic 12][pic 13][pic 14][pic 15][pic 16][pic 17]

...