Procesos De Ordenación Documental

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

PROCESO DE ORDENACION DOCUMENTAL

TÉCNICOS EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

PROCESO DE ORDENACIÓN DOCUMETAL

ELABORADO POR:

SAN JOSE DEL GUAVIARE

30 DE MAYO DE 2013

INTRODUCCION

Estas reglas tienen como objetivo ser una herramienta de fácil acceso que oriente las labores en los archivos tanto a nivel teórico como metodológico, en instituciones y entidades de carácter públicas o privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, interesados en el tema, que les permita establecer los sistemas de ordenación documental más adecuados de acuerdo con las características propias de las series documentales.

CONTENIDO

CUBIERTA-------------------------------------------------------------------------------------1

PORTADA -------------------------------------------------------------------------------------2

INTRODUCCION ----------------------------------------------------------------------------3

CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------4

4. SISTEMA DE ORDENACIÓN-----------------------------------------------------------5

4.1. PRIMERA REGLA ---------------------------------------------------------------------6

4.2. SEGUNDA REGLA --------------------------------------------------------------------7

4.3. TERCERA REGLA ---------------------------------------------------------------------8

4.4 CUARTA REGLA ------------------------------------------------------------------------8

4.5 QUINTA REGLA -------------------------------------------------------------------------9

4.6 SEXTA REGLA ---------------------------------------------------------------------------10

4.6 SEXTA REGLA ---------------------------------------------------------------------------11

5. REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE RAZONES SOCIALES O FIRMAS

----------------------------------------------------------------------------------------------------12

5.1. PRIMERA REGLA------------------------------------------------------------------------12

5.2. SEGUNDA REGLA ---------------------------------------------------------------------13

5.3. TERCERA REGLA ---------------------------------------------------------------------14

5.4. CUARTA REGLA -----------------------------------------------------------------------14

6 DISPOSICION FISICAS DE LOS DOCUMENTOS ---------------------------------15

GLOSARIO ------------------------------------------------------------------------------------16

4 SISTEMA DE ORDENACIÓN

Existen 3 sistemas de ordenación

- Onomástico Para tratar nombre de personas naturales

1 ALFABETICO - Toponímico Para nombres de lugares.

- Temático Para denominar temas.

-Ordinal números

2 NUMERICO - Cronológico tiempo

-Ordinal

3 MIXTO - Cronológicos

-Alfanumérico

4.1 PRIMERA REGLA

Nombres de personas que están compuestas por dos unidades.

UNIDAD UNO UNIDAD DOS

Apellidos nombres

Pérez Gómez maría

Separar la primera unidad mediante una coma (,)

María José Pérez Gómez

María José Pérez Acosta

Ejemplo:

Pérez Acosta, maría José

Pérez Acosta, maría José

Ejercicio

Carlos Mario Vásquez Lozano 2010

Jesica María Castro López 2011

Jessica maría castro López 2012

Jessica María Castro López 2011

Xiomara Alexa Castro López 2009

Ziomara Alexa Castro López 2007

Solución

2007: Castro López, Ziomara Alexa

2009: Castro López, Xiomara Alexa

2010: Vásquez Lozano, Carlos Mario

2011: Castro López, Jessica María

2011: Castro López, Jessica María

2012: Castro López, Jessica María

4.2. SEGUNDA REGLA

Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda unidad 2009

Ejercicio

Lía Rúa Gil

Andrés Rúa Gil

Sara Rúa Gil

Roberto Rúa Gil

Ana María Rúa Gil

María Rúa Gil

Luz María Rúa Gil

León Mario Rúa Gil

Solución

2009

Rúa Gil, Ana María

Rúa Gil, Andrés

Rúa Gil, León Mario

Rúa Gil, Lía María

Rúa Gil, Luz María

Rúa Gil, Roberto

Rua Gil, Sara

4.3 TERCERA REGLA

Si los nombres de los individuos son iguales se considera el documento de identidad este dato no representa una unidad.

Elemento para realizar la ordenación CEDULA

Ana María Gil Henao 43.287.390

Ana María Gil Henao 42.895.066

Ana María Gil Henao 43.695.071

Ana María Gil Henao 42.657.876

Solución:

42.657.876 Gil Henao, Ana María

42.895.066 Gil Henao, Ana María

43.287.390 Gil Henao, Ana María

43.695.071 Gil Henao, Ana María

4.4 CUARTA REGLA

Apellidos con prefijos y apellidos compuestos las preposiciones, artículo, contrataciones, y otras voces que hacen parte del apellido no se considera otro elemento dentro de la cada unidad.

Leopoldo De La Ossa Pardo

Carlos Díaz Granados Pérez

Carlota Cuesta Duque

Rafael Gracia Herrero Gil

Abelino Del Corral Rojo

Leopoldo De La Ossa Pardo

Alonso De La Barrera Cano

Belinda De Bedout Bedoya

Reina De Los Reyes Rey

Dalia De La Rosa

Solución

Cuesta-Duque, Carlota

De Ángelo Ángel, Angélica

De Bedout Bedoya, Belinda

De León Bravo, Leonera

De León Leonili, Leonel

De La Barrera Cano, Aloso

De La Ossa Pardo, Leopoldo

De La Pava Colorado, Abel

De La Rosa, Dalia

Díaz-Granados Pérez, Carlos

García Herrero Gil, Rafael

4.5 QUINTA REGLA

TITULOS ACADEMICOS, RELIGIOSOS, MILITARES

Cuando las personas son solicitadas por su titulo, este se escribe al final (titulo) el cargo se considera elemento de ordenación, esta se escribe al final entre paréntesis.

Mayor -Carlos Gonzales.

Monseñor – Ángel Trujillo.

Arquitecto –Alfonso Casas.

Coronel -Alfonso Restrepo.

General –José Landazábal

Mayor -Alfonso Casas.

Sor. Alba Abadía

La primera unidad está compuesta por apellidos y nombres

Abadía, Alba (Sor)

Casas, Alfonso (Arquitecto)

Casa, Alfonso (Mayor)

Gonzales, Carlos (Mayor)

Landazábal, José (General)

Restrepo, Alberto (Coronel)

Trujillo, Ángel (Monseñor)

4.6 SEXTA REGLA

Nombre de mujeres casadas existen dos criterios.

1 para el hispano

2 para los americanos

En los países de habla hispano el apellido paterno no desaparece, para efectos legales o comerciales.

Se toma como primer apellido el paterno

HISPANO

Alba Rojas De Calvo

Sara Luz Luna De Mora

Nora Usugas De Ramírez

Gretta Pérez De Pérez

Teresa Melo De Melo

Martha De Castro De López

Lula Lujan De Lugo

Rosa rojo de rojas

Solución – hispano

De castro de López, marta

Lujan de Lugo, lola

Luna de mora, Sara luz

Melo de Melo, teresa

Pérez de Pérez, gretta

Rojas de calvo, alba

Rojo de rojas, rosa

Usugas de Ramírez, Nora

Americano

Toma como primer apellido el del esposo.

Alba Rojas De Calvo

Sara Luz Luna De Mora

Nora Usugas De Ramírez

Gretta Pérez De Pérez

Teresa Melo De Melo

Marta De Castro De López

Lola Lujan De Lugo

Rosa Rojo De Rojas

Solución

Calvo, Alba Rojas De

López, Marta De Castro De

Lugo, Lola Lujan De

Melo, Teresa Melo De

Mora, Sara Luz Luna De

Pérez, Gretta Pérez De

Ramírez, Nora Usuga De

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