DEFINICION Y CONCEPTOS DE BITCORA DE OBRA

BITÁCORA DE OBRA

1.- CONSIDERACIONES GENERALES.

1.1.- Bitácora de obra.

La bitácora de obra es, entre otros, uno de los elementos más importantes que forman parte del sistema de control para el buen desarrollo de las obras, por su carácter legal que, para efectos técnicos, tiene la misma legalidad que el contrato de obra.

Así, el uso de este instrumento debe llevarse a cabo, con la mayor responsabilidad, pulcritud, veracidad y objetividad tomando en consideración todos los programas relacionados con la obra, las especificaciones del proyecto ejecutivo, las observaciones de calidad de la obra tanto en materiales como en mano de obra, la fuerza de trabajo que se está desplegando para el cumplimiento oportuno de los objetivos previstos, y los agentes internos y externos de diversa índole que en forma directa o indirecta pueden afectar el total cumplimiento de las diversas etapas constructivas.

Es responsabilidad del supervisor y/o DRO, según corresponda, valerse de la bitácora para ordenar la obra, regular su desarrollo y ejercer el control de la misma, mediante el uso adecuado de la autoridad que se le confiere en su relación con el constructor encargado de ejecutar físicamente los trabajos.

Por esto, el correcto uso y manejo de la bitácora es fundamental para obtener resultados óptimos en la construcción de obras civiles.

Los registros en bitácora serán para oficializar o documentar indicaciones, solicitudes y/o recepción de autorizaciones; de solicitud, entrega, comprobación y/o seguimiento a resultados de pruebas de laboratorios de control de calidad, dictámenes y otros; de cumplimiento o no a la ejecución de la obra y/o de información relativa a su desarrollo o procesos de obra, para emitir medidas preventivas, correctivas o restrictivas que se requieran para el desarrollo de los trabajos.

En atención a lo asentado en párrafos anteriores, es necesario seguir las reglas que se detallan a continuación y que rigen el oportuno y correcto uso de la bitácora de obra.

1.2.- Definición de bitácora de obra.

En construcción la bitácora de obra es una libreta que forma parte del contrato, se anota en ella cualquier situación que sea trascendente (incluso de carácter imprevisto) y que afecte el marco de calidad de la misma y/o los tiempos de ejecución de las diferentes etapas constructivas.

Hemos señalado que la bitácora es parte integrante del contrato, por tanto, es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes responsables de la verificación y construcción de la obra, esta comunicación se da mediante el asiento por ambas partes de las diferentes notas, sean estas informativas, preventivas, correctivas, y/o de seguimiento de instrucción o réplica debidamente fundada. Deberá contar con un resumen concentrado del control de las notas se llevará en el formato de Seguimiento a notas de bitácora.

     La bitácora tendrá vigencia durante todo el tiempo que dure la obra y su objetivo final será el de oficializar todos los elementos que integran el finiquito y el acta de recepción y entrega de las obras.

1.3.- Formato de la bitácora.

Es una libreta de pasta rígida de tamaño carta, cuyas hojas deben ser foliadas (con foliador) en orden progresivo y consecutivo, con columnas para consignar fechas y números de notas en orden cronológico y numeración progresiva, cada hoja deberá contar al menos con tres tantos igualmente foliadas, de las cuales una corresponde al verificador, una al constructor y el original se conservará durante el periodo definido en el contrato o normatividad vigente, las copias deberán ser desprendibles, no así la hoja original.

2.- REGLAS PARA EL USO CORRECTO DE LA BITÁCORA DE OBRA.

2.1.- Apertura.

En el lugar destinado para las oficinas de campo de la supervisión, con la asistencia de los representantes de las partes que intervienen en la obra, se hará el llenado de la primera hoja con la comparecencia de los responsables de la ejecución de las obras por parte de la empresa constructora y de los encargados de llevar a cabo la supervisión de las mismas, se consignará todos los datos que identifican a la obra en cuestión, como son, nombre de la obra, número de contrato de la contratista y de la supervisión (en su caso, objeto de los trabajos a realizar, razón social de la constructora y la supervisora.

Se acreditarán los nombres y firmas de los representantes de las partes que intervienen en dichas obras así como la del representante de la dependencia o del cliente en la entidad.

Para el caso de servicios de verificación, la apertura se realizará en las oficinas del residente en la obra.

La información mínima de la nota de apertura será: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, información particular de la obra objeto del servicio: tal como plazo de ejecución, metas, laboratorio de control de calidad de materiales y características del sitio  donde se desarrollarán; nombre, firma y cédula profesional de personal autorizado para la utilización de la bitácora, domicilios y teléfonos, así como el tipo y número de documento que los identifique oficialmente.

En obras que requieran más de un residente y/o supervisor, se indicará la sección de la obra responsabilidad de cada profesional.

Cualquier cambio de plantilla y/o de las personas autorizadas para su uso estará registrado mediante una nota de bitácora.

2.2.- Seriado de notas.

Todas las notas sin excepción alguna, deberán seriarse consecutivamente y bajo ninguna circunstancia deberá alterarse este orden.

2.3.- Fechado.

Todas las notas sin excepción alguna, deberán estar fechadas en secuencia cronológica conforme al día en que se efectuó la anotación.

2.4.- Escritura.

Las anotaciones deberán efectuarse a mano con letra de molde legible, sin abreviaturas y con tinta indeleble, bajo ninguna circunstancia se harán con tinta susceptible de borrarse.

2.5.- Errores.

Cuando se cometa un error de redacción, de ortografía o de interpretación, la nota deberá anularse con una leyenda que diga “Ésta nota se anula por tener error” se hará la anotación correcta en el número consecutivo siguiente.

2.6.- Tachaduras o enmendaduras.

Una nota con tachaduras o enmendaduras automáticamente es legalmente nula con todas las consecuencias técnicas y legales que puede acarrear el hecho. Debe procederse de acuerdo a lo indicado en 2.5.

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