Daniel Maccarrone

Las Técnicas de Levantamiento de Información se utilizan para llevar estrategias a cualquier ámbito de la vida diaria puede ser a nivel personal o empresarial, ya que mediante esta práctica el cual el analista recopila datos e información de la situación actual de un sistema, con el propósito de identificar problemas y oportunidades de mejora. En un procedimiento operacional, el levantamiento de la Información es la primera etapa y comienza con la obtención de información detallada respecto a las características del estudio. Esta etapa, se caracteriza por el hecho de que se investiga exclusivamente las características de un sistema mediante investigaciones con todo el personal involucrado, desde el más alto ejecutivo hasta el último de los ayudantes. Por ello, antes de elaborar un instrumento de levantamiento de información es necesario tener una idea clara o un esquema de lo que se pretende buscar, con la finalidad de recopilar la información que sea útil para el estudio a realizar, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Del mismo modo, debe aplicarse un criterio de discriminación, basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación. La información obtenida debe ser guardada en un medio material de manera que los datos puedan ser recuperados, procesados, analizados e interpretados posteriormente.

Basado en esto, el levantamiento de la información requiere mantener una relación constante con las fuentes internas emisoras de la información, así como con las áreas u organizaciones con otra ubicación física.

Para recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de las siguientes técnicas ó metodología para el levantamiento de la información:

 Investigación documental: Esta técnica permite la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con el estudio. Para ello se estudian documentos tales como bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio.

 Entrevistas: En la realización de entrevistas o aplicación de cuestionarios, debe considerarse todas aquellas personas involucradas con y dentro de las unidades administrativas responsables de la elaboración del manual, ya que dichas personas poseen la información sobre la organización, funciones y actividades que desempeñan, por lo tanto, se recomienda que el Enlace organice reuniones de trabajo con el personal implicado en el procedimiento, con el fin de identificar las actividades, evitar duplicidad de funciones y vacíos funcionales.

 Observación directa: La presencia en el lugar donde se realizan las funciones y actividades, es sumamente importante por la cercanía y certeza con que se adquiere la información respecto a los trámites administrativos y la ejecución de los procedimientos, de tal manera que permite verificar que se lleven a cabo por la persona indicada. Una vez obtenida la información, se procede a su análisis para determinar el contenido que integrará el estudio realizado.

En los procesos de investigación que emplean las ciencias sociales se suelen aplicar técnicas que están dirigidas a sistematizar la información recogida de la realidad para investigar un problema y tratar de obtener conocimiento científico, que intente explicar dicho problema a través del método de investigación científica. Entre las técnicas más usuales en las ciencias administrativas podemos ubicar:

 Tormenta de ideas (Brainstorming): Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado.

La lluvias de ideas (Brainstorming), es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. Se caracteriza por ser un proceso interactivo de grupo no estructurado, que busca la proliferación de mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de forma independiente; dando oportunidad de hacer sugerencias sobre un determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes.

Esta técnica intenta canalizar y dirigir la gran cantidad de ideas que

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