Departamento De Telefonos

DEPARTAMENTO DE TELÉFONOS

Función Departamental

Realizar el enlace con otros países, estados, empresas, departamentos y habitaciones de huéspedes para una comunicación eficiente y mantener integrado el hotel en sus diferentes operaciones diarias.

Organigrama

Generalmente el Departamento de Teléfonos está constituido internamente por:

 Jefe (a) de Teléfonos

 Supervisor (a) de turno

 Telefonista

Y asesoría externa:

 Técnico para el conmutador

 Técnico en línea telefónica (TELMEX)

Descripción de Funciones

Jefe (a) del Departamento

 Asiste a juntas informativas

 Supervisa que el personal cumpla con normatividad, políticas y estándares del Hotel.

 Elabora presupuesto departamental

 Programa tarifas en tarifador

 Supervisa trabajos realizados por asesores externos

 Realiza recorridos de supervisión de líneas y aparatos telefónicos en habitación

 Capacitación específica al puesto

 Toma decisiones sobre incidencias del área

 Supervisa que el personal conozca procedimiento de emergencia y seguridad.

Supervisor de Turno

 Cuando la operación así lo requiere:

 Asiste en funciones al jefe departamental

 Elabora el rol de trabajo de cada operador y registra incidencias en el control de sistencia.

 Mantiene actualizado el tablero de comunicación con la ocupación del día, llegada de Vip’s, BEO’S o memorándums de grupos.

 Verifica fraseología en los diferentes departamentos del hotel.

 Apoya en el tráfico de llamadas

Telefonista u Operador de Teléfonos

 Atiende y canaliza las llamadas telefónicas al destino final

 Realiza llamadas directas, por cobrar o previa autorización.

 Registra y realiza llamadas de servicio despertador

 Elabora y canaliza los mensajes telefónicos

 Verifica el buen funcionamiento del conmutador, tarificador y demás equipo

 Elabora recibos telefónicos, reportes y control de archivos

Características del operador de teléfonos:

 Poseer una voz agradable y bien timbrada

 Dominio del idioma ingles

 Destreza manual

 Cultura general

 Impecable modales en todo momento

El conmutador

Es un tablero telefónico que consta de troncales y extensiones, a través del cual se realizan llamadas internas o externas.

Pueden ser manuales que requieren la intervención de un operador telefónico o bien automáticos, estos son programados para canalizar directamente las llamadas.

Procedimientos

 Fraseología y trámite de llamadas al exterior.

 Fraseología y tramite de llamadas internas

 Llamadas de larga distancia directas y por cobrar.

 Servicio de llamadas despertador.

 Servicios médicos

 Servicios de emergencias

 Bitácora, entrega y recepción de turno

Tipos de llamadas:

 Internas:

Aquí la participación de la telefonista es poca a menos que el huésped (o departamento del hotel) desconozca la extensión o marcación del área o habitación que desea comunicarse.

 Externas:

Para Huésped:

 Llamada local (algunas veces sin costo).

 Llamada Nacional o Internacional Directa

Paga el huésped el total de la llamada en el hotel

 Llamada Nacional o Internacional Por Cobrar.

El huésped paga el servicio de operadora de hotel y en el lugar destino el total de la llamada

NOTA: Implican cargo en las cuentas

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