Descripcion De Archivo
Enviado por sahoja • 10 de Septiembre de 2012 • 345 Palabras (2 Páginas) • 295 Visitas
La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
Cada comunicado debe ir unido a su respuesta.
Las comunicaciones tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente de acuerdo a las series.
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documentos con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de la forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subseries, número de expediente y fechas extremas, número de carpeta.
La documentación generada por las dependencias deberá guardarse dentro de los archivadores dispuestos para ello. Estos muebles no deberán utilizarse para guardar.
Con el fin de dar cumplimiento al acuerdo No.038 de Septiembre 20 de 2002 del Archivo General de la Nación, todos los servidores públicos al ser vinculados, trasladados o desvinculados de sus cargos, recibirán o entregarán según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública. La entrega y recibo de los documentos y archivos se hará de conformidad con la tabla de retención documental, para lo cual se dispondrá del “Formato único de inventario documental”.
Los servidores de las dependencias deberán entregar al administrador de archivo respectivo, los documentos debidamente relacionados y no entregarán copias o fotocopias del mismo documento o borradores que no deban ser archivados.
Toda consulta de documentos solicitada por un servidor deberá ser atendida
por el administrador de archivo de la dependencia respectiva, quien se encargará de registrar el préstamo en el formato respectivo y de controlar la entrega de los documentos prestados.
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