Documentos Archivisticos

SEMANA 3

ACTIVIDAD #5

Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes elementos en un proceso archivístico: EL DATO, LA INFORMACIÓN Y EL DOCUMENTO.

• DATO: El dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc.) de un atributo o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades.

Se considera como una unidad pequeña, elemental y de gran importancia, ya que con la ausencia de uno sólo, puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisión de la información.

• INFORMACION: Se puede definir como un conjunto de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicación en una actividad, una investigación o estableciendo de Manera comparativa una situación o un fenómeno. La información cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje, que va a permitir tomar una decisión, tanto a nivel personal como empresarial que conllevará a un punto de dificultad, pero a su vez a una solución.

• DOCUMENTO: es un instrumento que contiene la información necesaria para realizar la transmisión del conocimiento humano, y que de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situación facilitando el acceso a temas específicos.

1. ¿Piense a nivel general, cuáles podrían ser las posibles fallas que existen en el proceso general del documento archivístico?

Las posibles fallas en el proceso general del documento archivístico suelen ser:

• Documentos Incompletos

• Desorganización

• Perdida de datos

• Ingreso a la información de Personal no Autorizado

• Sitio Inadecuado de archivo de los documentos

•Además de la falta de capacitación de la persona encargada de los documentos. Ya que es muy importante llevar una excelente recepción, clasificación, organización y almacenamiento de estos, y debemos saber en qué momento un documento pierde su valor para irlo desechando y no permitir que se acumulen cantidades innecesarias de papeles.

2. En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos, fotografías, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificación adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo. Teniendo en cuenta lo anterior, determine:

¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte? Considero que para una mejor búsqueda a la hora de encontrar cualquier documento de estos debería estar organizado de la siguiente manera :

- TEXTUALES: Notas, borradores y apuntes rápidos.

- IMAGEN: Fotografías, cuadros.

- GRAFICOS: Mapas, dibujos, planos.

- CINTAS: Videos, cintas magnéticas.

- OTROS SOPORTES: Discos duros.

3. Responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas :

a. Observe la imagen que se presenta a continuación y explique con sus palabras cuál es el procedimiento que se evidencia en la misma.

Aquí podemos observar de forma clara como los datos pasan a ser información útil, ya que los datos por sí solo no nos dicen nada, por eso el primer paso es la recolección que es cuando ya tenemos los datos reunimos (en desorden y no tienen sentido), para pasar al segundo paso que es el procesamiento aquí es cuando se organizan y/o se clasifican los datos (ya tienen un cierto orden) y por último la transformación que es cuando ya esos datos pasan a ser información y se pueden utilizar para tomar decisiones y/o llevar a cabo una actividad.

b. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso

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