ENTREGA DOCUMENTACION CONTABLE

(ANEXO1) P R O C E D I M I E N T O S

PARA LA ENTREGA DE INFORMACION AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Objetivo:

Establecer Procedimientos Contables para determinar la forma, tiempo y contenido en la entrega de pólizas, documentación y reportes que se generan en los diferentes departamentos de la empresa.

Acción:

Obtener en forma oportuna la documentación soporte para la elaboración y presentación de los Estado Financieros y de las Declaraciones a que esta sujeto el contribuyente y estar en la posibilidad de detectar anticipadamente errores y omisiones contenidos en la información que recibe el Departamento de Contabilidad.

Resultado:

Contar con Estados Financieros al día con un mínimo de pendientes y de errores posibles ya que se aclararan todas las dudas, y contar en tiempo y forma con la documentación soporte de la información presentada en dichos Estados Financieros.

Estar en posibilidad de tener un banco de información para atender las diversas declaraciones a que esta obligada a presentar la empresa.

Para el logro del objetivo anterior se establecen los siguientes procedimientos dentro del Proceso de recepción de documentación por parte de el contribuyente:

Departamento de Tesoreria:

Registro de Ingresos:

Entregar al Contador del contribuyente el saldo por facturar quincenalmente ya sea de los honorarios o ingresos por servicios de autotransporte con su respectiva documentación soporte que sirva de base para el registro contable de las ingresos, la cual deberá estar clasificada de acuerdo a la base y a los porcentajes correspondientes de los diferentes impuestos causados en dichos documentos, además deberá de cumplir con el siguiente control interno:

• La relación y soporte de la factura deberá de ser firmadas por la persona que elaboro:

• La relación deberá de ser firmadas por el contribuyente.

La relación y factura se recibirán por el Contador en forma quincenal para su revisión , en el caso de cierre del mes dos días antes del termino del mismo. No se recibirán relaciones de días con fecha posteriores al cierre del mes.

El tercer día hábil de cada mes se deberá tener el Cierre Contable del mes anterior, por lo cual a partir de esa fecha no se afectara por ningún motivo la información que resulto en dicho cierre por el departamento contabilidad, solo con previa Autorización por escrito del Contribuyente, para lo cual se deberá de enviar copia al contralor de las empresas.

Con el cierre se entregará un Reporte Mensual de la Totalidad de Ingresos Facturados y descuentos otorgados, lo cual deberá clasificarse por cliente, producto y/o concepto y, describiendo los impuestos causados por cada una de las operaciones relacionadas (Entregar impreso, en archivoe o mediante envió por correo electrónico).

Departamento de Tesorería:

Documentación Original Soporte:

Efectuar la entrega mediante Relación dirigida al Contador de la totalidad de Documentación Original recibida y generada por contribuyente en el transcurso de la semana.

Para efectos de Préstamos y Operaciones sin soporte documental, se deberá informar mediante escrito el motivo de la operación y el taratmiento que se le quiera dar, el cual será firmado de autorizado por contribuyente e informado el contralor de la empresa.

La documentación original soporte que se entregue deberá de identificar:

• La empresa que efectuara el pago de la operación

• Consignar

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