El Análisis

EL ANALISIS

Consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace. El análisis no es trabajo de una sola persona, cuanto más críticas se hagan y más ideas se aporten, no se incluirán cosas que no sirvan.

Para analizar la información recabada es conveniente reponer a las preguntas: qué, quién, cómo, cuándo, dónde, y por qué se realiza el trabajo.

¿Qué trabajo se hace? Se cuestiona sobre la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que de éstas se obtienen. En el caso de un procedimiento, se trata de saber qué operaciones se efectúan para lograr el cometido o propósito del mismo.

¿Quién lo hace? Se refiere a las unidades que intervienen en el procedimiento y al factor humano ya sea como individuos o como grupos, y a sus aptitudes para la realización de un trabajo específico; también se cuestionan las actitudes del personal hacia el trabajo y las relaciones laborales entre las personas y grupos.

¿Cómo se hace? Se refiere a los métodos y técnicas aplicados para realizar el trabajo y la forma en que han sido adoptados y adaptados en la Institución. Así también interroga acerca de los equipos e instrumentos que se utilizan en el desarrollo de las labores.

¿Cuándo se hace? Se refiere a la información sobre la fase y secuencia del trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una operación.

¿Dónde se hace? Se refiere a la ubicación geográfica y domicilio de las oficinas, funcionalidad de los locales y distribución interna del espacio con relación a las operaciones y tareas del personal.

¿Por qué se hace? Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento. Con esta pregunta también se pretende conocer los objetivos de las acciones que integran el procedimiento, para así saber si alguno o algunos de éstos no tiene objeto que se sigan desarrollando.

El análisis y crítica de la información, debe realizarse desde diversos puntos de vista.

- ¿Las operaciones que lo integran siguen un orden lógico y constante?

- ¿Es lo más sencillo y claro?

- ¿Pueden mejorarse las operaciones?

- ¿Es posible eliminar las demoras?

- ¿Existen cuellos de botella que deban eliminarse?

- ¿Tienen flexibilidad necesaria?

- ¿La información que proporciona, es la necesaria y se obtiene con oportunidad?

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