El sistema de contabilidad

El sistema de contabilidad por partida doble es la base del sistema estándar usado por negocios y otras organizaciones para llevar la cuenta de las transacciones financieras. Su premisa es que las condiciones financieras y los resultados de las operaciones de un negocio (u otra organización) se representan cabalmente por variables, llamadas cuentas, cada una de las cuales refleja un aspecto particular del negocio como valor monetario.

Cada transacción se registra por entradas en al menos dos cuentas. El total de los valores de débito deben ser iguales al valor total de los valores de crédito. La premisa para esto es que cualquier transacción monetaria debe afectar lógicamente a dos aspectos de una compañía. Por ejemplo, si se compra un elemento (Inventario de Débito), también debe ser pagado (Cuenta de Banco de Crédito). De la misma forma, si se vende un elemento (Inventario de Crédito), entonces también se le debe pagar por él a la compañía (Cuenta de Banco de Crédito). La mayoría de las transacciones consisten en dos entradas, pero pueden tener tres o más entradas (ej.: Total de Facturas de Suministro = Valor Neto + Impuestos). Este sistema se llama de doble partida porque todas las transacciones deben estar "equilibradas" - los lados de débito y crédito deben equivaler el mismo monto.

Históricamente, las entradas de débito han sido registradas al lado izquierdo y los valores de crédito al derecho de una cuenta general de legajo. Las cuentas del legajo se establecen como cuentas T, así llamadas porque recuerdan la letra T cuando la cuenta está vacía o llena, y cuando esto sucede hay que anular la cuenta.

Es general entre los contadores, y así es enseñado en las facultades de contaduría, que la contabilidad por partida doble debe usarse, so pensa de sanción, por los negocios y "otras organizaciones". Nada más lejos de la verdad; la contabilidad por partida doble es exigida fundamentalmente con fines tributarios y además busca uniformar la contabilidad con fines estadísticos y para tener elementos comunes al momento de negociar las empresas. Pero el Estado y la Nación no llevan su contabilidad por partida doble, sino presupuestos por el sistema de caja. Las entidades sin ánimo de lucro que deben preservar su patrimonio tienen como eje de su contabilidad los presupuestos de ingresos, de gastos y la ejecución presupuestal llevada por el sistema de caja.

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