Sistema Contabilidad

Sistemas:

Es un conjunto de elementos que se relacionan entre sí, con la finalidad de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y básicamente incluyen:

• El equipo de cómputos.

• El recurso humano que interactúa con el sistema de información.

• La información que se introduce al sistema.

• Los programas que procesados producen los diferentes tipos de resultados.

El principal objetivo de un sistema es dotar de herramientas a la administración que le permitan conocer, controlar y dirigir las operaciones de un negocio, proporcionándole los cimientos para el control de todos los aspectos importantes de la organización.

Un sistema de contabilidad procesa los datos a través de los pasos del ciclo contable, los cuales son:

• Registrar las operaciones diarias.

• Pase de los datos según las operaciones a las cuentas del mayor.

• Preparar una balanza de comprobación.

• Preparar un Estado de Ganancias o Pérdidas.

• Cierre de las cuentas del mayor.

• Determinar los saldos y cortes de las cuentas.

• Preparar una balanza Post cierre.

Clasificación y Tipos:

Dos clases de Sistemas de Contabilidad: Los Manuales y Los Computarizados.

Sistemas De Contabilidad Manual

Un Sistema de Contabilidad Manual es el que se desarrolla trabajando manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas sumadoras o calculadoras; la mayoría de los trabajos son realizados en forma manual.

Sistema Computarizado.

Un sistema de contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales.

Importancia de los Sistemas.

En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y como su uso, redunda en beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras.

DacEasy

es un sistema de contabilidad que cumple con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). El sistema por defecto para manejar los ingresos y los gastos es el de lo Devengado. O sea al momento de hacer una factura, el ingreso queda registrado en el periodo en que esta se realiza y el costo de venta es también llevado al mismo periodo.

En detalle, dentro de las principales tareas que se pueden desarrollar en DacEasy se encuentran:

• Crear varias compañías

• Multiusuario: varias personas pueden trabajar al mismo tiempo con la misma empresa o diferentes compañías

• Tener dos a;os fiscales abiertos

• Crear su propio catalogo de cuentas

• Entradas de diario

• Manejo de cuentas por cobrar: Facturación, nota de debito o crédito, devoluciones, estados de cuentas

• Cuentas por pagar: Orden de compras, mercancías recibidas, devoluciones, notas de debito o crédito, estados de cuentas, entre otros.

• Cuentas Bancarias: Emisión de Cheques, registro de depósitos, conciliación bancaria, balance en línea, otros.

• Inventarios: Tabla de precios, lista de conteo, inventario físico otros

• Activos fijos: Veneración automática de la depreciación y alimentación del mayor general con entrada de diario, listados, otros.

• Recurrentes: las entradas de diarios, cheques o facturas que se repiten mensualmente, pueden ser generadas automáticamente por DacEasy

• ITBIS: Calculo y acumulación al comprar o vender

• Query: Generador de reportes opcionales de cualesquiera de los módulos

• Cierre fiscal, presupuesto, estadísticas, otros

Las funciones más comunes en DacEasy son:

• F1: Ayuda

• F2: Otras funciones que no ven en ese momento

• F3: para cuadrar provisionalmente o para activar o desactivar

• F4: cambiar fecha del sistema

• F5: Buscar

• F6: Borrar

• F7: Para entrar balance inicial

• F8: Agrupar

• F9: Editar

• F10: Procesar o grabar

• Esc: Salir

Pasos para crear una empresa:

1. Se elige la opción OPEN en el menú principal

2. Presionar la tecla F8

3. Entrar el nombre de la empresa

4. Entrar el nombre del directorio donde van a estar los archivos de la empresa, preferiblemente de 8 letras o menos

5. Presionar enter

6. Elegir crear su propio catalogo de cuenta

7. Elegir el método de cómo va a departamentalizar los ingresos, devoluciones y costos: a) Nada si solo tiene un tipo de ingresos, b) Clientes si sus ingresos se clasifican por tener varios clientes o, c) inventario si sus ingresos se clasifican por vender varios tipos de productos o servicios

8. Presionar F10 para procesar

Luego de haber creado la empresa se procede a introducir las informaciones de la misma. Las informaciones que se entren aquí aparecerán en los reportes que genera el sistema, tales como: Estados Financieros, Diarios, Facturas, entre otros; además aparecerá el nombre de la empresa al pie de la pantalla como una especie de membrete.

Para la creación de una compañía en un sistema computarizado, se sigue el procedimiento siguiente:

- Agregar datos básicos de la empresa (nombre, ubicación, teléfono, RNC, fax, entre otros).

- Creación de un catálogo de cuentas para la empresa, el cual muestra todas las cuentas utilizadas en la misma: Todas las transacciones que se hagan en la empresa serán resumidas y pasadas al catálogo de cuentas. Dependiendo de la estructura que se le de al catálogo, en ese mismo orden se generarán sus Estados Financieros.

Pasos para crear una cuenta en DacEasy:

1. Elegir la opción Cuenta en el menú principal (EDIT/CUENTA)

2. Llenar los siguientes campos:

- Número: Entre el número de la cuenta

- Nombre: Digite el nombre de la cuenta

- Tipo: Elegir el tipo de cuenta, Control (General) o Detalle (Auxiliar)

- Nivel: Entre un número del 1 al 9. Las cuentas de nivel 1 representan grupos de cuentas (Activos, Pasivos, Capital, Ingresos….) y no tienen cuenta control. Las de nivel 2 son las que tienen como control o madre una cuenta de nivel 1. Las de nivel 3 son las que tienen como control o madre una cuenta de nivel 2, y así sucesivamente.

- Madre: Entrar el número de la cuenta control a la que pertenece la cuenta que esté creando.

-Grupo: Elegir el grupo al que pertenece la cuenta (Activo, Pasivo, Capital…..). Esta elección solo se hace cuando se está creando una cuenta de nivel 1, en los demás casos el sistema lo hace automáticamente.

3. Si la cuenta es de Banco, elija Yes, donde dice cuenta de Caja/Banco.

4. Presionar F10.

- Determinación del ciclo contable

- Determinación de las cuentas de interfaz: En DacEasy se hace de la manera siguiente:

1. Para accesar a la tabla de interfaces seleccione SETUP en Edit del menú principal y elija cuentas Interface (EDIT/SETUP/CUENTAS INTERFACE).

2. Elegir como va a ser la distribución de los ingresos, devoluciones y costos: a) Nada b) Cliente c) Inventario

Nada: Con esta opción le dice al sistema que sólo tiene una cuenta de ingresos para ser alimentada al momento de facturar.

Clientes: Elija esta opción cuando sus ingresos se clasifiquen debido al tipo de clientes a los que les venda sus productos o servicios. Por ejemplo ventas al por mayor (4101) y ventas al detalle (4102).

Inventario: Se selecciona esta opción cuando en la empresa existen diferentes departamentos. Por ejemplo departamento de damas (4101), Depto. De caballeros (4102), depto. De niños (4103), entre otros. Estos surgen debido a la clasificación del producto que se vende y el interés de saber cuál es la rentabilidad de cada uno.

3. Digitar o buscar con F5 el número de cuenta donde se van a resumir las transacciones de cada módulo. Por ejemplo donde dice Cuenta de Caja/Banco, entrar el número de la 1ra cuenta del banco….

Nota: Todas las cuentas que se entren en esta parte deben ser auxiliares, excepto cuando se clasifica por cliente/inventario. Cuando esto ultimo ocurre, las cuentas de costos, ventas y devoluciones deben ser de Control y las demás auxiliares.

-Configuración de los términos de compra y de venta: Esta parte se refiere a bajo que términos se comprará o venderá. si la empresa comprará facturas con descuentos y si esta venderá otorgando descuentos a sus clientes sobre las facturas a crédito. Los términos se crean para controlar el vencimiento, mora y descuentos de las facturas por cobrar o por pagar.

-Configuración del ITBIS: En los diferentes sistemas computarizados se crea una tabla de impuestos para llevar el ITBIS. Al momento de facturar, si el producto está gravado con impuesto, ‘este se calcula y retiene automáticamente. Lo mismo sucede al registrar una compra.

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