Ensayo Archivos Electrónicos

Ensayo archivos electrónicos

El avance en los desarrollos tecnológicos ha traído consigo el progreso en la manera como las personas y las entidades administran su información, crean y conservan sus archivos, los cuales también han cambiado en cuanto a su formato y sus características básicas, lo que ofrece nuevos retos a los profesionales en archivística quienes tienen la obligación de revaluar sus conocimientos y ponerlos al día con estos avances en la tecnología y las comunicaciones.

Los archivos electrónicos son un claro ejemplo de la forma en que la tecnología se ha incorporado a la cotidianidad de las personas y las empresas, brindando grandes beneficios como la facilidad de adquisición y acceso a la información, la notable disminución en los costos que genera el manejo de la información desde el punto de vista del espacio físico que ocupan los archivos como también el ahorro en papel y recursos naturales así como la posible disminución de personal e infraestructura dentro de la organización.

Por otro lado, los archivos digitales le permiten a la organización tener un mayor control y de la información y aumentan la posibilidad de transferencia de la información de una manera más ágil y efectiva.

Sin embargo, el manejo de archivos y de información en formato electrónico ofrece un nuevo reto para las organizaciones que consiste en la posibilidad siempre presente de una pérdida accidental de la información ocasionada por problemas técnicos que se pueden presentar en los dispositivos electrónicos que la mantienen. Para solucionar esta situación, las organizaciones deben tener siempre la información más importante soportada en archivos de reserva que se actualicen periódicamente y que se encuentren alojados en dispositivos que permitan acceder a ella en caso presentarse una falla en los dispositivos principales. Además, en los últimos años vemos como las organizaciones han comenzado a volcar su información a la denominada “nube” que permite acceder a ella desde cualquier dispositivo con conexión a internet y sirven como soporte de la información que se encuentra en el interior de los servidores y archivos de la organización.

Otro reto para las organizaciones es mantener su información privada de forma segura sin que la competencia u otras personas mal intencionadas puedan acceder a ella y causar daños irreparables. Con el uso de archivos tradicionales esto se lograba teniendo un espacio dentro de la empresa con la seguridad adecuada para evitar que las personas no pudiesen ingresar sin autorización, pero con la información electrónica la seguridad tiene que redoblarse ya que cualquier persona que tenga acceso a la información puede sacarla de la organización en cualquier momento con la ayuda de un dispositivo móvil de almacenamiento

Hoy en día las organizaciones reconocen que la información constituye un recurso fundamental para la gestión y la toma de decisiones dentro de las ellas. La aparición de técnicas modernas de reproducción, tratamiento y transmisión de datos multiplican constantemente el volumen de información en las organizaciones por ello el desarrollo y la implementación de sistemas que apoyen la gestión y tratamiento de documentos, soportados en las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TICs), contribuyen a mejorar los procesos de creación, clasificación, tratamiento, reconocimiento y conservación selectiva de la información generada por las organizaciones.

Dada la situación descrita anteriormente, vemos como las organizaciones se enfrentan a un nuevo reto que consiste en que ellas deben ser cada día más selectivas y cuidadosas con la información que necesitan conservar y sistematizar para fortalecer los procesos administrativos y conservar su memoria histórica; en una organización se generan diariamente grandes

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