Ensayo Documento Electronico

LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Inicialmente, los términos de archivo electrónico y archivo digital están tomando fuerza día a día, en nuestras labores cotidianas, son términos similares que son entendidas de varias maneras, un archivo electrónico y un archivo digital es lo mismo, es decir que tienen un mismo propósito o fin.

El archivo de documentos electrónicos son “el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos de manera involuntaria y espontánea por una persona física o jurídica como apoyo y testimonio de su actividad” posee características importantes y nuevos retos en la responsabilidad y manejo de la gestión de los documentos electrónicos.

Como primera característica se presenta la autentificación del documento electrónico donde se pueda identificar el contenido comprobando la integridad (que sea completó, fiable, autentico no pueda variar su contenido y estructura original y los datos necesarios para su lectura tiene dos finalidades mantener su autenticidad a lo largo del tiempo, sin embargo hay que establecer políticas y medidas de seguridad o protección del documento ya que cuando hay manipulación de los documentos se puede ver afectada su autenticidad e integridad y no solo eso también hay que ver la “obsolescencia de los instrumentos de hardware y de software que eso conlleva a la corta de vida de los soportes magnéticos y ópticos exigen realizar periódicas migraciones de los documentos a nuevos medios y soportes”

Por otra parte está la preservación la cual tiene retos muy grandes en cuanto a la protección, medidas de seguridad y manipulación y depósito de conservación para esto lo primero que se debe hace es una conservación preventiva canalizar problemáticas que se estén viendo y tomar acciones de mejora ya que “lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.” .

Crear o mejor depósitos seguros con la medidas ambientales pertinentes, se debe también definir políticas que garantice la lectura de manera que no estén sujetos a la evolución del software con el que se produjo para su posteriores accesos a los documento.

En cuanto a la organización se plantea el método tradicional que se han venido manejando en la organización, con la ayuda que nos ofrecen las tecnologías de la información. Para la mejora en la eficiencia y eficacia sin olvidar “la necesidad de contar con una aplicación informática que ayude a la gestión de los documentos electrónicos”

Por ultimo está el acceso, es una de las partes más importantes en cuanto al porque conservar y reservar los documentos electrónicos de lo que se manejaba tradicionalmente y de la optimización de procesos en la organización y el tramite largo para los usuarios que tiene como finalidad realizar una consulta de fácil recuperación de la información,

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